Data back-up

Een goede back-up van de CRM-gegevens is voor elke onderneming essentieel. Maar waarom is zo’n back-up van CRM-gegevens zo belangrijk?

In een CRM-systeem worden tal van verschillende gegevens opgeslagen. Deze zijn elementair voor de dagdagelijkse arbeid en moeten zo consistent mogelijk zijn. Mochten een deel van deze gegevens, of zelfs alle gegevens, verloren gaan, wordt men zonder een goede back-up geconfronteerd met een economische catastrofe.

Daarom zijn back-ups van CRM-gegevens essentieel. Nu kan men gaan discussiëren dat een compleet verlies van alle gegevens vrij onrealistisch is, maar door een brand in de serverruimte kan men reeds alle data voor altijd verliezen. Daarom wordt het aangeraden om steeds een back-up te voorzien op een andere locatie. Maar daarover later meer. We verdiepen ons eerst even in enkele definities.

Definitie: wat is een CRM-systeem?

Met een Customer Relationship Management systeem (CRM-systeem) proberen ondernemingen de relaties met hun klanten te organiseren, met als doel hen langdurig aan de onderneming te binden. Daarom worden alle relevante gegevens over klanten in een centrale databank opgeslagen en voor alle gerechtigde medewerkers beschikbaar gesteld. Dat breng meteen heel wat voordelen met zich mee. Ten eerste kunnen zo alle medewerkers met dezelfde informatie werken, wat het aantal misverstanden en fouten aanzienlijk doet afnemen. Ten tweede kan men processen hierdoor duidelijk inkorten.

In een onderneming komen dagelijks tal van nieuwe gegevens binnen, die in het CRM-systeem verwerkt worden. Voortaan zijn deze steeds beschikbaar. Mocht men iets per ongeluk verwijderen, zijn deze gegevens definitief weg. Daarom moet men regelmatig back-ups maken, zodat men data die van groot belang zijn voor de onderneming steeds kan terughalen.

Definitie: wat is een back-up?

Het Engelse begrip Back-up, in het Nederlands reservekopie, slaat op het kopiëren van data, met als doel deze veilig te stellen in het geval van verlies, en deze uiteindelijk te kunnen terughalen. Het vormt één van de voornaamste maatregels op vlak van gegevensbescherming. 
De data worden als reservekopie opgeslagen op een extern opslagmedium en kunnen bij verlies teruggehaald worden. Deze back-up wordt meestal geografisch verwijderd van het eigen IT-systeem en opgeslagen in een beveiligde omgeving.

Ondernemingen grijpen meestal naar verschillende strategieën. Vele kleine bedrijven slaan hun externe opslagmedium met de back-up op in een kluis. Dat heeft als nadeel dat men niet ten alle tijden kan teruggrijpen naar de gegevens wanneer nodig. Daarom is er het alternatief om de gegevens online te bewaren. De gegevens worden opgeslagen in datacenters buiten het bedrijf, zodat men steeds kan terugvallen op deze back-ups. 

Grotere ondernemingen verdelen hun back-ups vaak over meerdere verschillende datacenters of bewaren de externe schijven in hun eigen beveiligde kluizen of ruimtes met het juiste beveiligingsniveau. 

Ondernemingen hebben de plicht hun data te beveiligen. Dit vloeit onder meer voort uit de wettelijke eis voor audits van de boekhouding, zoals geschreven in het Wetboek van Koophandel. Daarnaast zijn er verschillende wetten die de duur van gegevensopslag bepalen. Van een dag tot drie à zes maanden, of data die zelfs meerdere jaren moeten bewaard worden. 

Documentatie van back-ups

Bij een gegevensback-up is het van groot belang om deze toereikend te documenteren. De documentatie van een back-up omvat het exacte proces van de gegevensback-up, de opbouw van de archivering en de te nemen maatregels, evenals de competenties van medewerkers en dienstverleners, net zoals de prioriteiten voor bijzondere kritische data en systemen. Daarnaast raden we aan om gescheiden documentatie te voorzien voor de back-up en de restauratie. 

CRM-systemen helpen bij de documentatie

CRM-systemen kunnen helpen bij die documentatie. Door eigen functies in de standaardversies, of door Add-Ons, die louter tot doel hebben back-ups te verzorgen. Hier worden ook alle documentaties opgemaakt en kan men, indien nodig, aan de juiste instanties presenteren. CRM-systemen en hun bijhorende Add-Ons blijken uitermate nuttig te zijn, niet alleen voor de wettelijkheid van de back-ups vast te stellen, maar ook op de opslagtijd en de daarmee verbonden verwijderperiodes te kunnen bewijzen. 

Verschillende soorten back-ups

In principe kan men drie verschillende soorten back-ups onderscheiden. De eerste is de complete back-up van alle beschikbare gegevens, waarbij de gegevens volledig worden overgedragen naar een opslagmedium. Technisch gezien is deze vorm van back-up heel eenvoudig uit te voeren, maar men heeft enorm veel opslagcapaciteit nodig voor deze methode.

Bij de differentiële opslag wordt ofwel de volledige gegevensdrager ofwel slechts een deel ervan door een 1-op-1 kopie beveiligd. Naast de pure gebruikersgegevens kan het gehele bestandssysteem opgeslagen worden, inclusief het besturingssysteem en de gebruikersinstellingen.

Tot slot is er nog de incrementele opslag van gegevens, waarbij men enkel de gegevens opslaat die sinds de laatste back-up gewijzigd of toegevoegd zijn. Dit is technisch gezien beduidend intensiever, maar neemt minder opslagruimte in dan de complete gegevensback-up. 

Verschillende back-up strategieën

Over de jaren heen hebben zich tal van verschillende back-up strategieën ontwikkeld. Één van de bekendste, en ook de eenvoudigste strategie, is de ‘First in, First out’. Zodra de opslagcapaciteit van een medium volledig opgebruikt is, worden de oudste gegevens verwijderd om plaats te maken voor de nieuwe.
Meestal wordt het zogenaamde generatieprincipe gebruikt. Daarbij worden back-ups genomen op verschillende opslagmedia met verschillende tijdsintervallen. Op de ene worden dagelijks back-ups opgeslagen, terwijl men op de andere slechts wekelijks een back-up opslaat, en op nog een ander medium pas aan het einde van de maand.

Daarnaast hebben zich nog vele andere strategieën ontwikkeld, die er vooral op gericht zijn om het opslagvolume zo klein mogelijk te houden en tegelijkertijd steeds de laatste stand van zaken af te beelden.

Back-ups zijn elementair voor ondernemingen

We kunnen het erover eens zijn dat back-ups geen last vormen voor de IT. Ze zijn veeleer een garantie voor de onderneming op vlak van de dagdagelijkse arbeid. Wanneer men bijvoorbeeld een datacrash ervaart, kan een back-up de onderneming redden. Daarnaast zijn back-ups wettelijk vereist. Daarom moeten ondernemingen bij de keuze van een CRM-systeem ook steeds nadenken over hun back-up strategie en hierop letten.

Wordt dit afgedekt door de provider of moet men deze zelf doorvoeren? Hoe zit het met de noodzakelijke vakkennis en technische vereisten binnen de onderneming? Al deze vragen zijn minstens even belangrijk dan de effectieve functies en werking van het CRM-systeem.