5 punten die op geen enkele CRM checklist mogen ontbreken

Met de CRM checklist begint u goed voorbereidt aan uw zoektocht naar CRM software.

Het strategische ontwerp van interne bedrijfsprocessen vereist technische ondersteuning. Dit is de enige manier om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te maximaliseren en uiteindelijk de winstgevendheid van uw eigen bedrijf te vergroten. Dit geldt ook voor klantrelatiebeheerprocessen die kunnen worden geoptimaliseerd met behulp van CRM-software.

Het volledige potentieel van dergelijke software ontwikkelt zich echter pas wanneer het systeem de processen van het betreffende bedrijf volledig in kaart kan brengen en aan alle andere operationele vereisten voldoet.

Lees hieronder hoe u een checklist voor CRM-softwareselectie kunt gebruiken om het juiste systeem voor uw bedrijf te vinden en zo te profiteren van de vele voordelen van softwaregericht klantrelatiebeheer.

Inhoudsopgave

• CRM software - een overzicht
• Waarom het maken van een CRM checklist de moeite waard is
• De onderdelen van de CRM-checklist
• 1 - Wat zijn de (technische) randvoorwaarden?
• 2 - Wat is belangrijk voor mijn bedrijf?
• 3 - Aan welke functionele eisen moet de CRM software voldoen?
• 4 - Aan welke eisen moet de CRM leverancier voldoen?
• 5 - Het CRM-implementatieproces
• Conclusie: de softwareselectie is succesvol met een complete CRM checklist

CRM software - een overzicht

"CRM" is de afkorting voor klantrelatiebeheer. In het Duits betekent dit meestal klantrelatiebeheer of klantenservice.
Dit betekent twee zaken:
Enerzijds gaat het erom een bedrijf op zijn klanten te richten. Aan de andere kant duidt CRM op het strategische ontwerp van alle klantrelatieprocessen.

De rol van adequate CRM-software

In het tijdperk van digitale transformatie vertrouwen veel bedrijven op software-ondersteuning voor de laatste. CRM-software kan alle klantrelatieprocessen digitaal in kaart brengen. Deze processen kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en aangestuurd.

De CRM-software als centraal aanspreekpunt

Dankzij de centrale oriëntatie van de CRM-software worden alle belangrijke klantgegevens op één plek beheerd. Alle medewerkers met de juiste toegangsrechten kunnen alle relevante informatie uit één bron halen. Als de CRM-software volledig wordt geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur, worden media-onderbrekingen vermeden, worden processen geoptimaliseerd en transparanter gemaakt.

CRM-software - een krachtige analyse-tool

Omdat alle belangrijke klantgegevens op één plek beschikbaar zijn, is het gebruik van CRM-software als analysetool gewoon een goed idee. Op deze manier kunnen bedrijven belangrijke inzichten verwerven in het gedrag en de voorkeuren van hun klanten. In tijden van constant groeiende klantkenmerken kan dit een doorslaggevend concurrentievoordeel worden.

Waarom het maken van een CRM checklist de moeite waard is

Het maken van checklists wordt aanbevolen op verschillende gebieden van een softwareproject. Een toepassingsgebied kan worden geclassificeerd in een meer geavanceerde fase van het CRM-project. Na een beslissing over een specifiek systeem, moet een gedetailleerde checklist voor het implementatieproces van de CRM-software worden opgesteld om latere problemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat het proces zo soepel mogelijk verloopt.

CRM-checklist - wat heeft uw bedrijf nodig?

Een ander toepassingsgebied bevindt zich aan het begin van het CRM-project. Op dit punt moeten bedrijven specifiek omgaan met de vereisten die ze hebben voor geschikte CRM-software en de doelen die ze willen bereiken door de implementatie.

Vereisten voor geschikte CRM-software variëren

Uiteindelijk kunnen de vereisten voor bedrijfssoftware sterk verschillen van bedrijf tot bedrijf. Factoren zoals:

• Bedrijfsomvang
• Bedrijfsstructuur
• Aansluiting bij de industrie
• Afzetmarkten
• Professionele specialisaties

Kan een sterke impact hebben op het eisenprofiel van een bedrijf. Dit betekent dat aan de eisen van veel bedrijven niet kan worden voldaan met standaardsoftware. Om het best mogelijke systeem voor uw eigen doeleinden te selecteren, is het essentieel om een CRM-checklist te maken.

De onderdelen van de CRM-checklist

In wezen is het aan het bedrijf zelf om de belangrijkste criteria te identificeren en deze op te nemen in een checklist voor interne doeleinden. Desalniettemin kan een dergelijke checklist ook worden gebruikt als basis voor het later maken van een specificatie, die wordt gepresenteerd aan potentiële CRM-providers.

Om redenen van efficiëntie is het daarom raadzaam om bij het maken van de checklist rekening te houden met alle essentiële punten. Dit voorkomt ook dat belangrijke criteria eenvoudig worden vergeten. Hieronder worden daarom 5 essentiële onderdelen van een CRM-checklist nader uitgewerkt.

1 - Wat zijn de (technische) randvoorwaarden?

Om specifieke eisen voor CRM-software te kunnen definiëren, moeten bedrijven eerst met hun huidige situatie omgaan. De fundamentele componenten van elke daadwerkelijke analyse zijn de corebusiness en de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf, waarin de toekomstige CRM-software zal worden ingebed.
De volgende vragen, criteria en aspecten spelen een rol:

• Lokale server of cloud?
• B2B / B2C?
• Verkoopkanalen (webshop etc.)
• Bestaand besturingssysteem
• Uw eigen IT-afdeling hebben
• Talen, valuta
• Verbindingen met bestaande applicaties en programma's

2 - Wat is belangrijk voor mijn bedrijf?

Na een eerste definitie van de randvoorwaarden moeten bedrijven zich bezighouden met de vereiste prioriteiten. Uiteindelijk is het doel van elke CRM-software altijd om processen te optimaliseren of nieuwe kennis op te doen om uw eigen winstgevendheid te vergroten. Maar waar een bedrijf precies wil beginnen, kan sterk variëren. Mogelijke aandachtsgebieden zijn:

• Externe communicatie (met zakenpartners en klanten)
• Productiviteitsverhoging
• Snel aanpasbaar aan markt- of bedrijfsveranderingen
• Modernisering en digitalisering (bijv. Mobiel werk)
• Bedrijfsontwikkeling

Afhankelijk van het bedrijf kan prioriteit worden gegeven aan een enkel aspect of een combinatie van meerdere.

3 - Aan welke functionele eisen moet de CRM software voldoen?

Er zijn basisfunctionaliteiten die de meeste gangbare CRM-softwaresystemen hebben gestandaardiseerd. De belangrijkste CRM-functies zijn onder meer:

• Contactbeheer inclusief contactgeschiedenis
• Rapportage en rapportage
• Taak beheer
• Rapportage en rapportage

Daarnaast hebben veel CRM-systemen ook functies voor het maken van prognoses, marketingautomatisering, automatisch contact opnemen en andere functionaliteiten.

Branchespecifieke vereisten

Bedrijven moeten ook controleren welke branchespecifieke vereisten vereist zijn. Veel CRM-providers zijn gespecialiseerd in de eisen van een bepaalde branche en kunnen daardoor veel specifieker inspelen op de behoeften van deze bedrijven.

4 - Aan welke eisen moet de CRM leverancier voldoen?

Naast specifieke vereisten voor de functionaliteit van de CRM-software, mag de CRM-provider niet in zijn geheel worden verwaarloosd. Bedrijfssoftware is meestal ontworpen voor langdurig gebruik. Met de keuze van een aanbieder gaan bedrijven ook een zakelijke relatie aan die langdurig kan zijn.

Daarom moeten bedrijven criteria kiezen zoals

• Kennis van de branche
• flexibiliteit
• Advies & service
• Onderhoud (SLA's, updates & upgrades, etc.)
• Toekomstige levensvatbaarheid

5 - Het CRM implementatieproces

Ten slotte moeten bedrijven ook het implementatieproces van CRM overwegen. Deze omvatten bijvoorbeeld het tijdsbestek dat altijd moet worden besproken in contact met potentiële providers. Dit verkleint de kans op ongewenste vertragingen of bottlenecks aanzienlijk.

De volgende factoren spelen ook een rol bij de implementatie van CRM:

• Technische implementatie
• Test en proefbedrijf
• Persoonlijke training
• Trainings- en overgangsperiode
• Type go-live

Conclusie: de softwareselectie is succesvol met een complete CRM checklist

Samenvattend kan worden gesteld dat een checklist in het CRM-project meerdere functies kan vervullen.
Ongeacht of bedrijven besluiten een checklist voor CRM-softwareselectie te maken, ze moeten op voorhand zeker uitgebreid ingaan op hun eigen behoefteprofiel.

De 'blinde' selectie van CRM-software is sowieso niet aan te raden, aangezien het volledige potentieel van een bedrijfssoftware zich pas ontplooit als het de processen van een bedrijf volledig in kaart kan brengen.