Hoe lang kan ik mijn CRM-software gebruiken?

Zo zorgt u ervoor dat u zo lang mogelijk gebruik kunt maken van uw CRM-software.

In tijden van digitale transformatie is het gebruik van adequate bedrijfssoftware uitgegroeid tot een aanzienlijk concurrentievoordeel. Niet voor niets wordt data ook wel 21ste-eeuwse olie genoemd. Een concurrentievoordeel komt echter niet voort uit het simpelweg verzamelen van gegevens. Het gaat eerder om het extraheren van de meeste informatie uit de verzamelde gegevens. Om deze reden gebruiken steeds meer bedrijven CRM-software.

Wat is de levensduur van een CRM?

Maar hoe lang gaat dergelijke software eigenlijk mee? Uiteindelijk is de aanschaf van bedrijfssoftware een investering die bedrijven niet lichtvaardig moeten nemen. Naast de directe kosten voor het systeem zelf, investeren bedrijven ook veel tijd in het overstappen op een (nieuwe) CRM-software en zijn daarom ook geïnteresseerd in de verwachte levensduur van hun nieuwe CRM-software.

Daarom willen we dit onderwerp nader bekijken en laten zien welke proactieve maatregelen bedrijven kunnen nemen om de verwachte levensduur van hun CRM-software te verlengen.

Inhoudsopgave

• Wat is CRM-software?
• Levensduur van CRM-software
• Zo gaat uw CRM-software zo lang mogelijk mee
• Conclusie: bedrijven bepalen de levensduur

Wat is CRM-software?

Het acroniem "CRM" staat voor klantrelatiebeheer. Dit is de gerichte afstemming van een bedrijf op zijn klanten en het strategisch ontwerp van klantrelatieprocessen.

Focus op de klant

De bewuste oriëntatie van een bedrijf is meestal diep geworteld in de cultuur van het betreffende bedrijf. In tijden gekenmerkt door competitieve markten en gestaag groeiende klantverwachtingen, wordt een gerichte focus steeds meer een concurrentievoordeel. Het bijbehorende strategische ontwerp van klantrelatieprocessen wordt nu steeds vaker gerealiseerd met behulp van CRM-software.

CRM-software: de oorsprong

CRM-software was oorspronkelijk bijna uitsluitend bedoeld voor het beheer van klantcontacten. Moderne CRM-software gaat echter veel verder dan dit dienstenaanbod. In plaats daarvan treedt het bij bedrijven steeds vaker op als een krachtig analyse-instrument, waardoor bedrijven een beter beeld van hun klanten kunnen krijgen.

CRM-software levert echter niet alleen een belangrijke bijdrage aan een beter begrip van klanten, maar kan bedrijven ook voorzien van gedegen leadmanagementondersteuning bij de acquisitie van nieuwe klantgroepen.

Het wordt duidelijk dat moderne CRM-software veel meer vervult dan de oorspronkelijke rol als tool voor contactbeheer en dat het gebruik van geschikte CRM-software zich snel kan ontwikkelen tot een concurrentievoordeel. Als u om die reden CRM-software implementeert, heeft u zich waarschijnlijk de een of andere vraag gesteld: hoe lang gaat CRM-software mee?

Levensduur van CRM-software

Het korte antwoord op deze vraag is dat het gebruik of de levensduur van CRM-software niet algemeen kan worden bepaald. Hoe lang een CRM-software meegaat, hangt af van vele factoren, die hieronder in meer detail zullen worden besproken.

CRM-software: een investering in de toekomst

In principe is bedrijfssoftware ontworpen voor langdurig gebruik. De doorslaggevende voordelen van CRM-software komen pas tot stand als deze regelmatig in de dagelijkse praktijk wordt gebruikt.

Dit wordt bijvoorbeeld gedaan door automatiseringen, wat de administratieve rompslomp aanzienlijk kan verminderen. Op deze manier hebben werknemers extra capaciteiten om meer gerichte taken uit te voeren.

Aangezien aanzienlijke voordelen van CRM-software alleen voordelen op lange termijn opleveren, is de aankoop van nieuwe CRM-software een belangrijke investering in de toekomst van het bedrijf. Daarom moeten bedrijven er ook belang bij hebben de software zo lang mogelijk te bewaren.

Zo gaat uw CRM-software zo lang mogelijk mee

Hieronder willen we daarom essentiële maatregelen nemen die bedrijven kunnen nemen om de levensduur van hun CRM-software te verlengen.

Onderhoud en service van de hardware

Allereerst speelt de hardware - met andere woorden alle fysieke componenten die nodig zijn voor de werking van software - een belangrijke rol in de levensduur van een CRM-systeem. Hoeveel tijd en middelen bedrijven moeten investeren in het onderhoud en de reparatie van de CRM-hardware hangt grotendeels af van het respectieve gebruik en licentiemodel van de CRM-software.

Als het betreffende bedrijf bijvoorbeeld CRM-software uit de cloud gebruikt, is de inspanning relatief laag. Dit komt doordat dit een zogenaamde SaaS-oplossing (Software-a-a-Service) is. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud en reparatie van het systeem ligt dus bij de cloud-operator en niet bij het bedrijf. Als daarentegen lokale CRM-software wordt gebruikt, moeten bedrijven zelf het onderhoud en de reparatie van de hardware doen. Dit omvat bijvoorbeeld het regelmatig controleren van de opslagcapaciteit van de server. Als het zijn limieten bereikt, kan dit niet alleen de prestaties van het systeem verminderen, maar ook tijdelijk verder gebruik belemmeren. De airconditioning van het datacenter moet ook regelmatig worden gecontroleerd. Met name de stijgende temperaturen in de zomermaanden als gevolg van de voortschrijdende klimaatverandering kunnen een serieuze bedreiging vormen voor servers.
Als ze oververhit raken, is verder gebruik van de CRM-software in eerste instantie niet mogelijk. In dit geval moeten bedrijven geld inzamelen om een nieuwe server te kopen. Zeker als er meerdere servers in gebruik zijn, kan dit een zeer kostbare en vooral vermijdbare investering zijn.

Onderhoud van de CRM-software: updates en upgrades

De software van het CRM-systeem moet ook regelmatig worden onderhouden om een zo lang mogelijke levensduur te garanderen.
CRM-softwareleveranciers publiceren regelmatig updates en upgrades om aan de steeds veranderende eisen te voldoen. Bedrijven mogen het belang van deze publicaties nooit onderschatten. Deze bevatten vaak niet alleen enkele verbeteringen en bugfixes, maar dienen ook om potentiële beveiligingslekken in oudere versies te dichten.

In het geval van cloudgebaseerde CRM-software, werkt de provider deze regelmatig bij. Aan de andere kant, als een lokaal CRM-systeem in gebruik is, ligt de verantwoordelijkheid ook bij het bedrijf op dit gebied. Daarom moeten bedrijven die besluiten een systeem op locatie te gebruiken, zichzelf regelmatig informeren over aankomende updates en upgrades. Zo zorgt u ervoor dat uw CRM-software up-to-date is en dus voorbereid op de eisen van morgen.

Prestatieoptimalisatie van CRM-software

Uiteindelijk speelt ook regelmatige controle en optimalisatie van prestaties een grote rol. Dit omvat in wezen alle maatregelen, die tot doel hebben de prestaties van de CRM-software te behouden of te verbeteren.

Lange laadtijden zijn vaak een indicatie dat prestatie-optimalisatie noodzakelijk is. Naarmate een bedrijf groeit, worden er extra systeemgebruikers toegevoegd. Op een gegeven moment kan de CRM-software echter vaak niet meer voldoen aan de groeiende eisen, wat zich dan manifesteert in langere laadtijden.

Deze belemmeren de dagelijkse werknemers bij het efficiënt afhandelen van taken en moeten daarom snel worden verholpen. Een extra wachttijd van vijf seconden kan in individuele gevallen onproblematisch lijken, maar wanneer deze over een langere periode wordt toegevoegd, wordt de efficiëntie van bedrijfsprocessen drastisch verminderd.

Gegevensonderhoud in de CRM-software

Het onderhouden van (master) data wordt in de hectische dagelijkse gang van zaken vaak verwaarloosd. Niettemin is continu onderhoud en verbetering van de datakwaliteit een belangrijk criterium voor het succesvolle gebruik van CRM-software. Dit kan alleen inzichtelijke analyseresultaten opleveren en daarmee bedrijven uiteindelijk een concurrentievoordeel opleveren als de voor de analyse gebruikte data ook betrouwbaar en correct zijn. Gegevensonderhoud moet onafhankelijk worden uitgevoerd, ongeacht het respectievelijke gebruik en licentiemodel.

Conclusie: bedrijven bepalen de levensduur

Samenvattend kan worden gesteld dat de verwachte levensduur van CRM-software niet algemeen vast te stellen is. Bedrijfssoftware is in principe echter ontworpen voor langdurig gebruik.

Aangezien de voordelen van adequate CRM-software pas ontstaan na langdurig, continu gebruik, moeten bedrijven een overeenkomstige interesse tonen in het verlengen van hun levensduur.

Verleng proactief de gebruiksduur

Dit gaat hand in hand met het regelmatig uitvoeren van onderhouds- en herstelmaatregelen. Hoe de respectievelijke inspanning hier is, houdt rechtstreeks verband met het respectieve gebruik en licentiemodel van de CRM-software.

Als bedrijven regelmatig passende onderhouds- en reparatiemaatregelen nemen, leggen ze een solide basis voor de lange levensduur van hun CRM-software. Uiteindelijk beslist het betreffende bedrijf ook over de gebruiksduur van een CRM-systeem.

Uiteindelijk is echter niets in deze wereld gemaakt om lang mee te gaan. Om deze reden zal, ondanks het juiste systeemonderhoud, vroeg of laat de tijd komen dat de aanschaf van nieuwe, up-to-date CRM-software onvermijdelijk is. Tot nu toe hebben de initiële investeringen in het systeem echter meestal lange tijd hun vruchten afgeworpen.