Is een on-premises CRM-systeem geschikt voor zelfstandigen?

Lees hier wat zelfstandigen aan een CRM-systeem hebben en wanneer er een on-premises oplossing interessant is.

Freelancers of jonge startups gaan er vaak ten onrechte vanuit dat een CRM-systeem niets voor hen is. Het is te klein om een CRM-systeem te begrijpen. Maar deze veronderstelling is zo verkeerd als het zou kunnen zijn.

Vanaf het begin met de CRM

Het is belangrijk om klanten vanaf het begin te betrekken en een CRM-systeem kan daarbij uitstekend helpen. Het is belangrijk om je te onderscheiden van de concurrentie om op de lange termijn op de markt te kunnen blijven bestaan. Dit geldt ook voor freelancers en vooral startups.

In dit artikel laten we u de specifieke voordelen zien die freelancers en startups kunnen halen uit een CRM-systeem. We willen ook af van het vooroordeel dat er zeker een CRM-systeem voor freelancers en startups in de cloud te vinden is.

Definitie: Wat is een CRM-systeem?

CRM staat voor klantrelatiebeheer. In wezen gaat het om de administratie, organisatie, evenals de controle en uitbreiding van de relaties van een bedrijf met zijn klanten. Het centrale doel is langdurige klantenbinding met uw eigen bedrijf.

Voor dit doel vertrouwen bedrijven op CRM-systemen, softwareprogramma's die het beheer van alle klantgegevens en interacties met klanten ondersteunen. Alle klant- en contactgegevens worden samengebracht in een centrale database in speciale klantendossiers.

Verhoog de kwaliteit van de klantenservice

Op deze manier worden alle interacties voor een specifieke klant automatisch toegevoegd aan de bijbehorende bestanden, wat op zich leidt tot een aanzienlijk beter beheer van het klantenbestand. Op het gebied van klantenservice is er toegevoegde waarde. Als een klant met een specifiek verzoek komt, hoeft het niet lang zoeken naar zijn gegevens te zijn.

Zijn zorg kan direct en snel worden aangepakt, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid. Maar CRM-systemen kunnen veel meer dan dat, ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om doelgroepen te identificeren en samen te vatten. Op deze manier kunnen reclamemaatregelen veel individueler en dus succesvoller worden uitgevoerd.

Definitie: wat is on-premise?

On-premise betekent zoiets als "op locatie" of "in uw eigen gebouwen". In het kader van CRM-systemen beschrijft dit het onderliggende licentiemodel. Een bedrijf koopt een bijbehorend CRM-systeem van een provider en installeert het op zijn eigen servers.

Verschil tussen cloud en on-premises

Alle gegevens die in het CRM-systeem worden ingevoerd, blijven dus in uw eigen bedrijf. Dit in tegenstelling tot cloudapplicaties. Hier wordt CRM-software via internet beschikbaar gemaakt. Het bedrijf verwerft licenties van een provider naar eigen behoefte en kan hiervoor het systeem gebruiken. Daarnaast worden de opslagcapaciteit en de rekenkracht verkregen bij de desbetreffende aanbieder.

Privacykwesties

Het grote nadeel komt voort uit het opslaan van de data op een externe server. Dit is vaak moeilijk onder de wetgeving inzake gegevensbescherming en kan soms twijfelachtig zijn met bijzonder gevoelige gegevens. Tegelijkertijd zijn applicaties in de cloud een goed alternatief voor kleine bedrijven en freelancers, omdat hun eigen inspanningen erg laag zijn.
We willen hieronder echter wat meer in detail verduidelijken waarom lokale CRM-systemen ook aantrekkelijk kunnen zijn voor freelancers en startups.

3 redenen voor on-premises CRM

Freelancers zijn een speciale professionele groep. U werkt voor eigen rekening zonder directe leidinggevenden en kunt vaak vrijelijk de werktijden en locaties regelen. Ze kunnen ook voor meerdere klanten tegelijk werken, wat betekent dat ze een vorm van eigen administratie moeten verwerven.

Gegevensbeheer cruciaal

Facturen moeten worden geschreven en toegewezen, dus het is belangrijk om nieuwe klanten te winnen om niet inactief te zijn. Ook nazorg vraagt vaak veel tijd en dit terwijl lopende projecten lopen. Zeker niet alleen of met een klein team, dit is geen gemakkelijke opgave.

Een CRM-systeem kan ook startups en freelancers helpen zichzelf beter te managen en nieuwe projecten aan te trekken. Het is belangrijk om een klantenbestand op te bouwen en ervoor te zorgen dat de bestaande klanten niet verloren gaan.

1. Modulaire CRM-systemen voor starters

Als je relatief vroeg met een CRM-systeem gaat werken, vermijd je de moeite van een latere introductie. Voor dit doel bieden veel CRM-providers gratis versies van hun CRM-systemen die de belangrijkste functies dekken.
In deze systemen vindt u bijvoorbeeld professioneel klantenbeheer of marketingfuncties. Sommige providers gaan zelfs nog een stap verder en bieden hun oplossingen gratis aan voor maximaal drie gebruikers.

Gratis CRM-systemen gebruiken

Daarom is er een vrome wens dat gebruikers loyaal blijven aan het systeem als het bedrijf en daarmee de vraag groeit. Freelancers profiteren hier enorm van. U kunt deze systemen gebruiken en meteen alle functies gebruiken.
Maar in het begin is er uitgebreid contactbeheer. Alle gegevens van een specifieke klant worden opgeslagen in speciale klantmappen. Enerzijds hoef je er niet lang naar te zoeken en bespaar je tijd, waardoor je altijd in de gaten houdt wat de huidige file bij een bepaalde klant is.

Klantenbestand groeit snel

Freelancers hebben vaak meer dan één klant. Hoe meer klanten een freelancer bedient, hoe verwarrender het klantenbestand wordt. Om fouten te voorkomen helpen verschillende automatiseringen, zoals geautomatiseerde mailings of verschillende formulieren.

Prioriteer activiteiten

Het CRM-systeem kan ook worden gebruikt om verschillende rapporten te maken over de belangrijkste kengetallen, die helpen om uw eigen processen efficiënter te maken. Als u bijvoorbeeld onnodig veel tijd aan een bepaalde activiteit besteedt, kan het systeem die activiteit controleren op kosteneffectiviteit en bijvoorbeeld andere activiteiten voorstellen om prioriteiten te stellen.
U bouwt eenvoudig uw CRM-systeem stuk voor stuk op en gebruikt geleidelijk andere functies. Op deze manier krijgen zelfs kleine bedrijven en freelancers een intelligente en toekomstgerichte softwaretool die hun positie in de markt versterkt.

2. Hoe eerder hoe beter: wacht niet met het CRM-systeem

We hebben het gewoon kort gehouden. Degenen die al vroeg met de introductie van een CRM-systeem te maken hebben, zullen uiteindelijk tijd, geld en zenuwen besparen. U kunt al vroeg wennen aan het werken met een dergelijk systeem en het integreren in het dagelijkse werk.

Bovendien worden de gegevens vanaf het begin consistent bewaard en onderhouden. Dit is vooral belangrijk als u ze later systematisch wilt evalueren. Omdat alleen degenen die hun klanten en hun behoeften kennen, op de lange termijn op de markt kunnen overleven.

Waarde van data hoog

De waarde van de data is de laatste jaren steeds meer toegenomen doordat daaruit nieuwe kansen ontstaan om kennis op te doen. Hoe beter de gegevens worden bijgehouden en hoe meer ze beschikbaar zijn, hoe beter de kennis die eruit kan worden gehaald.

Nadenken over de toekomst

Ook al speelt de evaluatie op dit moment mogelijk geen grote rol, deze zal in de toekomst ook steeds belangrijker worden bij kleinere bedrijven, bij freelancers en bij startups. Maar er is nog een belangrijke reden waarom het voor freelancers en startups zinvol is om na te denken over een CRM-systeem.

3. Zorgen voor gegevensbescherming met het CRM-systeem

In de loop van de introductie van de GDPR is het onderwerp gegevensbescherming weer in een stroomversnelling geraakt. Veel bedrijven wisten niet precies hoe ze nu met persoonsgegevens moeten omgaan. Er waren veel vragen, maar niet altijd antwoorden.

Boetes worden gevoeliger

Welnu, ruim twee jaar later zijn velen gevoelig voor het onderwerp, maar boetes en administratieve boetes hebben in het recente verleden aangetoond dat niet elk bedrijf passende maatregelen heeft ingevoerd of uitgevoerd.

Auditbestendig en in overeenstemming met de wet

Met een CRM-systeem kunnen de verschillende vereisten voor het verwerken van persoonsgegevens eenvoudig worden gevolgd. Het systeem zelf kan het kader bepalen en bijvoorbeeld gebruikers herinneren aan verwijderingsperiodes, gegevens terugbrengen tot de essentie of ook verwerkingsovereenkomsten sluiten.

Een CRM-systeem kan dus een krachtig hulpmiddel zijn om te voldoen aan de GDPR en andere vereisten, vooral voor kleinere bedrijven en freelancers. Het geeft u de beveiliging die u nodig heeft om uw vele andere taken uit te voeren.

Gegevens blijven in het bedrijf

Een lokaal CRM-systeem heeft ook het voordeel dat er geen aanvullende overeenkomst met een derde partij voor nodig is, aangezien de data altijd op eigen servers staan. Dit zorgt ervoor dat altijd aan alle specificaties wordt voldaan.

Conclusie: CRM-systemen horen thuis in elk bedrijf

Of het nu gaat om een miljardenbedrijf of een eenmansshow, een CRM-systeem hoort thuis in elk bedrijf. Met zijn vele verschillende functies draagt zo'n systeem bij aan een betere communicatie met klanten en uiteindelijk aan klantloyaliteit op lange termijn.
Dit is van belang om op lange termijn op de markt te kunnen vestigen en te bestaan. Daarom moeten freelancers ook de mogelijkheden van dergelijke systemen overwegen en zo snel mogelijk een overeenkomstige oplossing in hun dagelijks leven tot stand brengen. Hoe eerder hoe beter.