Papierloos kantoor of paperless office met CRM-software

Een CRM-software met een geïntegreerd DMS maakt het papierloze kantoor of paperless office werkelijkheid. Meer informatie over digitaal werken met CRM en DMS.

Een doel van veel bedrijven is het "papierloze kantoor". Hoewel de digitale transformatie in volle gang is, staan veel bedrijven nog aan het begin van hun inspanningen. Veel processen worden nog steeds analoog en handmatig afgehandeld. Maar in het tijdperk van digitalisering is een kantoor op papier geen staat die op de lange termijn kan worden gehandhaafd. Toch zitten veel bedrijven te vast of is er simpelweg een gebrek aan expertise of middelen om binnen afzienbare tijd afscheid te kunnen nemen van papier.

Document management systemen (DMS) kunnen snel en efficiënt een uitweg bieden. In het volgende willen we daarom het papierloze kantoor- of .dem papierloos werken met het DMS onder de loep nemen en laten zien hoe bedrijven de digitale transformatie in hun eigen bedrijf brengen door CRM en DMS te koppelen.

Inhoudsopgave

• Wat is een papierloos kantoor?
• Papierloos kantoor met CRM
• Functies
• Implementatie

Wat is een papierloze kantoor?

Kortom, papierloos werken of het papierloze kantoor beschrijft het vermijden van het maken van documenten in papieren vorm in operationele processen. Om dit te realiseren worden gegevens of informatie uitsluitend in elektronische vorm bewaard. Enerzijds betekent dit dat elektronisch geproduceerde gegevens ook in elektronische formaten worden opgeslagen en verwerkt. Aan de andere kant moeten gegevens die oorspronkelijk beschikbaar waren in analoog ontwerp ook later worden gedigitaliseerd en overgebracht naar een elektronisch systeem.

Redenen voor papierloos werken

Er zijn tal van argumenten om over te stappen naar een paperless office. Aan de ene kant kan de digitalisering van analoge processen werk besparen en de efficiëntie verhogen. Medewerkers worden flink ontlast, waardoor extra personele middelen vrijkomen voor meer gerichte activiteiten. Daarnaast kan een papierloos kantoor ook bijdragen aan de bescherming van het milieu. Zowel papier als inktcartridges vervuilen het milieu. Daarnaast zorgen beide functies voor extra kosten voor het bedrijf.

Daarnaast is het papierloze kantoor ruimtebesparend. Analoge archieven nemen meestal veel ruimte in beslag. In de loop van de ombouw naar een papierloos kantoor kunnen oude stoffige archiefkasten worden gedemonteerd en ontstaat er ruimte voor nieuwe dingen. Last but not least wordt ook de vindbaarheid van documenten verbeterd door papierloos werken. Digitale zoekfuncties zoals full-text search stellen medewerkers in staat om binnen enkele klikken en seconden toegang te krijgen tot belangrijke documenten. Tegelijkertijd zorgt de afdelingsoverstijgende, digitale uitwisseling van documenten via het DMS voor procesoverstijgende transparantie.

Voordelen van een paperless office

Er zijn veel argumenten voor de introductie van DMS-software en de overstap naar een papierloos kantoor. Alleen de introductie zelf levert bedrijven vaak problemen op.

•    Besparing op arbeid
•    Efficiëntie
•    Milieubescherming
•    Financiële besparingen
•    Ruimtebesparend en
•    Gemakkelijker vindbaarheid van documenten.

Verandermanagement tijdens de omschakeling

De overgang van een analoog naar een paperless office betekent immers ook een drastische verandering voor werknemers. Om deze omschakeling zo soepel mogelijk te laten verlopen, is strategisch verandermanagement nodig. Het is essentieel dat medewerkers zo vroeg mogelijk in het project worden ingewijd en een actieve rol spelen in de omschakeling. Zo erkennen ze de meerwaarde van papierloze kantoren voor hun eigen werk en ervaren ze het niet als een opgelegde dwangmaatregel. Strikte top-down benaderingen daarentegen verhogen het risico op afwijzing door het personeel.

Papierloos kantoor met CRM-software

Om het papierloze kantoor in uw eigen bedrijf werkelijkheid te laten worden, is een IT-landschap nodig dat digitale communicatie op alle niveaus ondersteunt. Een CRM-software met geïntegreerd document management systeem (DMS) is hierbij een goed uitgangspunt. Door bijvoorbeeld DMS en CRM te koppelen, kunnen facturen binnen enkele klikken worden aangemaakt en via een e-mailinterface naar de klant worden verzonden.

ERP en DMS

Kortom, het volledige potentieel van een bedrijfssoftware ontvouwt zich alleen wanneer deze volledig is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. Hiervoor zijn interfaces en verbindingen nodig. Naast het CRM moet er ook een interface tussen ERP en DMS tot stand worden gebracht. Als hart van de eigen IT is de ERP-software van bijzonder belang.

5 functies voor papierloos werken

Op dit punt willen we graag een kijkje nemen naar enkele belangrijke functies van CRM-software waarmee bedrijven papierloos kunnen werken of hen kunnen ondersteunen. Speciale aandacht zal worden besteed aan de relevantie van het koppelen van CRM, ERP en DMS.

1. Mappenstructuur en zoekfuncties
Door de introductie en het gebruik van een document management systeem kunnen alle documenten worden opgeslagen in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur op een centrale locatie. Met behulp van zoekfuncties die in het systeem zijn geïntegreerd, kunnen individuele documenten vervolgens veel sneller worden gevonden. Voor dit doel wordt elk afzonderlijk document door het systeem voorzien van bijbehorende metagegevens. Werknemers hebben ook de mogelijkheid om het systeem te gebruiken om te filteren op inhoud met behulp van een zoekopdracht in volledige tekst.

2. Audit-proof opslag

Daarnaast helpt het DMS bedrijven om te voldoen aan wettelijke eisen. Met name opslag- en verwijderingsperioden staan hier op de voorgrond. Passende automatiseringen kunnen te allen tijde worden gebruikt om ervoor te zorgen dat alle gegevens en documenten die in het systeem worden beheerd, wettelijk worden nageleefd. Als een klant via het CRM-systeem verzoekt om verwijdering van bepaalde gegevens, kan dit binnen enkele klikken via een interface.

3. Versiebeheer

Softwareversiebeheer zorgt ervoor dat slechts één geldige versie van een document beschikbaar is en wordt verwerkt door werknemers. Tegelijkertijd blijft elke wijziging van andere collega's begrijpelijk voor alle medewerkers. Hierdoor is op het eerste gezicht duidelijk welke medewerker welke wijzigingen in een document heeft aangebracht en wanneer.

4. Optische tekenherkenning (OCR)

Analoge documenten kunnen volledig worden gedigitaliseerd met behulp van zogenaamde tekstherkenningssoftware. In tegenstelling tot een eenvoudige scan, creëert dit niet alleen een afbeelding van het document. In plaats daarvan wordt tijdens het digitaliseringsproces ook de inhoud van het document uitgelezen, zodat in het systeem een volwaardig, digitaal document ontstaat, dat op zijn beurt kan worden voorzien van metadata, geïndexeerd en gevonden via een full-text zoekopdracht.

5. Overdracht van rechten

Last but not least heeft niet elke medewerker toegang nodig tot alle documenten. Dit alles kan binnen het systeem worden gecontroleerd door rollen en rechten toe te wijzen. Werknemers met gasttoegang hebben bijvoorbeeld aanzienlijk meer beperkende rechten dan beheerders. Op deze pagina zorgt de software ervoor dat de voorschriften inzake gegevensbescherming worden nageleefd. Tegelijkertijd creëren de bijbehorende beperkingen ook een voordeel op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, omdat alleen de vereiste functies beschikbaar zijn op de interface.

Implementatie van het papierloze kantoor

Maar hoe kunnen bedrijven nu het papierloze kantoor realiseren in hun eigen bedrijfsvoering? Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat papierloos werken wordt geaccepteerd door het personeel en een integraal onderdeel wordt van hun eigen bedrijfscultuur? Dit vraagt om een gestructureerd plan dat uw eigen personeel vanaf het begin bij het proces betrekt. De volgende stappen zijn bedoeld als leidraad voor bedrijven bij de implementatie van een paperless office.

1. Maak een projectplan

Allereerst is het belangrijk om een projectplan te maken. Om dit te doen, moet eerst een as-is-analyse worden uitgevoerd. In het kader hiervan wordt bepaald hoe de eigen processen van het bedrijf er op dit moment voor staan en waar op het moment van de analyse nog analoge werkzaamheden worden uitgevoerd. Op basis van de huidige analyse kunnen vervolgens concrete doelen worden geformuleerd en kan een projectplan worden afgeleid.

2. Krijg het personeel aan boord

Dan is het belangrijk om je eigen personeel mee te krijgen. Dit moet al tijdens de projectplanning gebeuren. Het is belangrijk dat medewerkers in een vroeg stadium begrijpen waarom er behoefte is aan de omschakeling en hoe ook zij baat hebben bij de overgang naar een papierloos kantoor. Dit bevestigt de wens tot verandering in het personeelsbestand en zorgt er uiteindelijk voor dat iedereen in het bedrijf in dezelfde richting trekt.

3. Keuze van hardware en software

Vervolgens kunnen bedrijven zoeken naar geschikte hard- en software. Ieder bedrijf kenmerkt zich uiteindelijk door individuele processen en heeft dus zijn eigen eisen aan geschikte software. Een essentieel onderscheidend kenmerk is de keuze van het licentiemodel. Terwijl veel bedrijven de voorkeur geven aan cloudoplossingen , zweren anderen nog steeds bij on-premises systemen. Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan interfaces als onderdeel van het selectieproces. Tot slot moet de DMS-software ook gekoppeld kunnen worden aan bestaande CRM- en ERP-oplossingen.

4. Definieer de mappenstructuur

Tal van DMS-oplossingen hebben een vooraf gedefinieerde mappenstructuur, die eerst moet worden aangepast aan uw eigen werking. Hiervoor moet eerst een plan worden opgesteld. De implementatie van de nieuwe mappenstructuur moet transparant en logisch begrijpelijk worden gemaakt voor alle betrokken actoren.

5. Regels voor de behandeling van documenten

Ten slotte moeten concrete instructies voor actie worden gedefinieerd met betrekking tot documentverwerking. Deze beginnen met het benoemen van documenten en strekken zich uit tot het wijzigen of doorsturen van documenten. Het is belangrijk dat deze regels op bedrijfsniveau tot een algemene stelregel worden verheven. De naleving ervan moet ook regelmatig worden gecontroleerd.

Conclusie: Papierloos kantoor met CRM en DMS

Het papierloze kantoor heeft tal van voordelen voor bedrijven. Om het in uw eigen bedrijf te realiseren is meer nodig dan alleen een bijbehorende scanner. Het is eerder een grote onderneming die een verregaande invloed heeft op het hele bedrijf met al zijn processen en cultuur. Het is daarom belangrijk dat het managementniveau zowel het goede voorbeeld geeft als het personeel zo vroeg mogelijk bij het veranderingsproces betrekt.

Daarnaast moet ervoor worden gezorgd dat het juiste systeem voor eigen doeleinden wordt gekozen. Het is belangrijk dat het DMS alle interne documentbeheerprocessen aan de softwarekant in kaart kan brengen. Er moet ook aandacht worden besteed aan compatibiliteit met andere systemen, zoals CRM en ERP.