Gratis CRM-systeem

Waarom zou je betalen voor een CRM-systeem als er ook gratis CRM-systemen zijn?

Het klinkt heel verleidelijk - een gratis CRM-systeem. Waarom betalen voor iets dat elders gratis is? Maar wat kunnen deze open source-oplossingen doen? En zijn deze CRM-systemen echt gratis? In dit artikel willen we deze problemen onderzoeken en verduidelijken of gratis CRM-systemen echt een optie voor een bedrijf kunnen zijn.

Om u de illusie te geven van een volwaardig gratis CRM-systeem voor uw hele bedrijf wordt er geen geld gevraagd voor de aanschaf van het product. De kosten ontstaan meestal elders, zelfs als het werkelijke systeem inderdaad gratis is. Maar er zijn er ook een paar - communities die gezamenlijk een open source-oplossing promoten en die constant updates bedenken.

Definitie: Wat is een Open Source CRM-systeem?

Laten we, om te begrijpen wat we hieronder gaan bespreken, kijken naar de ruwe definities van de term. Een software wordt Open Source genoemd als de broncode openbaar en door derden kan worden bekeken, gewijzigd en gebruikt. In dit geval is een dergelijke oplossing meestal gratis beschikbaar.
De economische voordelen van deze oplossingen vloeien meestal voort uit de aanvullende diensten die door een bedrijf worden aangeboden rond de open source-software, of als extra commerciële functies die worden aangeboden als uitbreiding op de open source-oplossing.

Toch bestaan ze. De volledig gratis software-oplossingen aangeboden zonder winstoogmerk en wordt verder ontwikkeld door een gemeenschap van gebruikers. Deze oplossingen zijn echter niet echt wijdverbreid op het gebied van CRM-systemen. In de meeste gevallen worden open source-oplossingen aangeboden door leveranciers, die vervolgens hun geld verdienen via services en aanvullende pakketten.

Definitie: Wat is een CRM-systeem?

CRM-systemen helpen organisaties bij het organiseren, onderhouden en beheren van klantgegevens en helpen bij het afstemmen van de organisatie en haar klantrelatieprocessen. In een centrale database worden alle relevante gegevens van een klant en alle communicatie daarmee opgeslagen in speciale klantbestanden en beschikbaar gesteld aan elke geautoriseerde medewerker.

Dit heeft verschillende voordelen. Aan de ene kant kan de klantenservice elke klantaanvraag direct verwerken, wat de klanttevredenheid verhoogt en ook de interne processen versnelt. Ook is de communicatie in het bedrijf aanzienlijk verbeterd, omdat alle werken met dezelfde geldige gegevens. Anderzijds bieden de gegevens in de analyse belangrijke inzichten in het eigen klantenbestand van de klant en kunnen ze zowel de marketing als de verkoop enorm verbeteren.

Wat kunnen open source-oplossingen doen?

Zoals in het begin al vermeld, zijn er inmiddels enkele Open Source CRM-oplossingen van verschillende providers op de markt. De broncode is meestal vrij toegankelijk zonder enige betaling, maar de meeste bedrijven kunnen niet veel doen met deze code. Zodra een aanpassing moet worden aangebracht, moet de expertise van derden opnieuw worden gebruikt bij die van de aanbieder.

Cloud- of hostservicekosten

Om te begrijpen wat open source CRM-systemen kunnen doen, is het belangrijk om te bepalen wanneer ze daadwerkelijk gratis zijn. Voor het grootste deel, of eigenlijk bijna altijd, zijn de oplossingen alleen gratis als ze worden gehost of als ze web gebaseerd zijn. In de Cloud is het met het gratis alternatief dan snel voorbij. De hosting moet worden betaald. Dit betekent dat dedicated servers beschikbaar moeten zijn voor een bijbehorend open-source CRM-systeem, wat met name voor kleinere bedrijven vaak moeilijk is.

Knowhow kosten

In de verschillende Open Source CRM-oplossingen zal snel blijken dat men afhankelijk is van de expertise van derden. Het systeem downloaden en installeren op uw eigen servers is misschien nog steeds mogelijk voor de een of de ander, maar als u specifieke aanpassingen aanbrengt in uw eigen bedrijf, zullen de meeste van hen hun limieten bereiken. Hoewel forums en veel gestelde vragen over de bijbehorende systemen gedeeltelijk helpen, maar ze hebben ook niet alle antwoorden op individuele vragen direct bij de hand.

Trainingskosten

Ervan uitgaande dat u het Open Source CRM-systeem volledig op uw eigen servers hebt geïnstalleerd en zelf verschillende aanpassingen hebt kunnen maken, moet u uw eigen medewerkers nog steeds opleiden om het systeem te gebruiken. Als ze het systeem niet of onvoldoende begrijpen of de processen niet kunnen begrijpen, moeten ze worden getraind. Nogmaals, er kunnen kosten ontstaan als u een beroep moet doen op derden.

Functies kosten

Hoewel open source CRM-systemen een veelvoud van verschillende functies bieden, bieden deze meestal alleen de essentie. Als u echter het volledige potentieel van een specifieke functionaliteit in kaart wilt brengen, moeten extra functies worden gekocht bij de fabrikant. Een systeem bevat bijvoorbeeld veel functies voor contactbeheer, maar biedt geen mogelijkheden voor aanbiedingsbeheer in de open source-oplossing. Dit moet dan eerst worden gekocht.

Interfaces kosten

Als u het CRM-systeem wilt verbinden met andere, reeds bestaande softwaresystemen, dan vereist dit op zijn beurt de expertise van de fabrikant. Dit moet dan ook worden gekocht, omdat de eigen IT-afdeling meestal met deze taak wordt overweldigd.

Toch een goed alternatief

Een open source-oplossing van een CRM-systeem is meestal alleen gratis als u voldoende expertise hebt om het volledig zelf te hosten, onderhouden, installeren en aanpassen. En zelfs dan moet u de tijd niet vergeten die dit werk kost. Dit kost de facto geld en moet worden opgenomen in de beslissing voor of tegen een open source-variant.

Maar open source-oplossingen zijn absoluut niet iets om te ontmoedigen. Vooral voor kleinere bedrijven zijn er flexibelere betalingsmodellen en kunt u uw CRM-project starten met weinig geld en een kleine oplossing. Geleidelijk kunnen extra functies flexibel worden toegevoegd, zodat de kosten altijd beheersbaar zijn en uw eigen personeel langzaam aan het systeem kan wennen.