CRM integraties

Een CRM systeem moet met al uw andere software kunnen koppelen en zo soepel mogelijk samenwerken. Lees hier alles over de mogelijkheden van de verschillende CRM integraties.

Een CRM-systeem in de Cloud heeft een tal van functies die enorm helpen bij verkoop, marketing en vooral klantenservice. Maar alleen door de integratie in ERP-systemen of via een verbinding met overeenkomstige andere programma's zoals het documentbeheersysteem of administratie haal je het maximale uit de software. 

In dit artikel willen we de meest essentiële integraties van een CRM-systeem in de Cloud met andere programma's bekijken en de waarde en voordelen van deze verbindingen benadrukken. Onder een software-integratie wordt in het algemeen logische koppelingen met een ander softwaresysteem verstaan. Hiermee wordt de uitwisseling van opdrachten en gegevens tussen verschillende processen mogelijk gemaakt en geregeld. Een CRM-systeem bevat overeenkomstige integraties voor veel verschillende applicaties. Laten we nu eens kijken naar de essentie.

Integraties met ERP

Door een Cloud CRM-systeem en een ERP-systeem te combineren, worden de vele functies van een ERP-systeem aangevuld met de speciale functies van het CRM-systeem, die zich richten op marketing, klantenservice en verkoopactiviteiten. Aan beide kanten profiteren de systemen van de gemeenschappelijke database, of het nu gaat om contacten, taken of aanbiedingen. 

De combinatie van beide systemen legt de basis voor consistente gegevens. De gegevens worden grotendeels automatisch gesynchroniseerd, zodat er geen extra werk voor de gebruiker is. Debiteuren of productcatalogi van ERP worden bijvoorbeeld overgebracht naar het CRM-systeem. Op dezelfde manier kunnen facturen en credits, inclusief alle items, worden overgedragen vanuit de ERP zodat alle evaluaties vervolgens in het CRM-systeem kunnen worden uitgevoerd. Verkoopkansen in CRM worden bijvoorbeeld berekend en daarin worden aanbiedingen gecreëerd. De daadwerkelijke bestelling wordt vervolgens gedaan via het ERP-systeem, waarnaar de bijbehorende gegevens worden doorgestuurd. Overeenkomstige functies voor tijdregistratie voor projecten in CRM kunnen de gegevens ook naar de ERP overbrengen voor facturering. De mogelijkheden op dit punt zijn nog uitgebreider en variëren vaak sterk van systeem tot systeem.

Interface voor financiële boekhouding

De markt heeft verschillende financiële boekhoudsystemen die een interface met het CRM-systeem vereisen. Omdat een naadloze samenwerking tussen beide systemen veel voordelen biedt. Als u bijvoorbeeld een factuur maakt met behulp van het CRM-systeem, kan deze automatisch worden overgedragen naar het financiële boekhoudsysteem. Met de overdracht worden bijvoorbeeld documentnummer, datum, factuurbedrag of belastingtarieven gegenereerd en verzonden. De adresgegevens van de klant worden ook overgedragen en mogelijk gemaakt of bijgewerkt. In principe kan dit het boeken van uitgaande facturen van CRM naar administratie-software automatiseren. Het systeem werkt ook automatisch vanaf debiteurgegevens en de overdracht van factuurgegevens.

Interface voor nieuwsbriefprogramma's

In een CRM-systeem kunnen verschillende e-mailcampagnes worden gepland en gevolgd. Als er al een bijbehorend nieuwsbriefprogramma wordt gebruikt, kunnen individuele selecties voor het ontvangen van de nieuwsbrief in het CRM-systeem worden gemaakt en eenvoudig met een klik naar het nieuwsbriefprogramma worden verzonden. Nadien kunt u analyses van de bezorging van de nieuwsbrief genereren, die informatie geven over de openingskoers, de CTR, de retourkoers en de meest populaire links.

Interface voor webshops

Een van de belangrijkste integraties, vooral voor retailers, is die voor webshops. Hiermee kunnen alle artikelen rechtstreeks vanuit het CRM-systeem in de betreffende winkel worden geïmporteerd. Naast de winkelartikelen worden adressen en bestellingen uitgewisseld. Als een klant via de webshop koopt, worden zijn klantgegevens automatisch in het CRM-systeem ingevoerd. 

Bovendien wordt informatie over de respectieve status van de klant overgedragen naar het CRM-systeem en het bijbehorende klantenbestand. Dit automatiseert fundamenteel een groot aantal processen, zoals het creëren van een klantrecord van een nieuwe klant of de verandering van zijn status, en bespaart de gebruiker veel tijd.

Interface voor e-mailprogramma's

Om de voordelen van CRM-software volledig te benutten, is het integreren of verbinden van e-mailprogramma's essentieel. Met een CRM-systeem kunnen alle e-mails, persoonlijke contacten, afspraken, taken en afwezigheden rechtstreeks vanuit een e-mailprogramma worden overgedragen. Dit zorgt uiteindelijk voor bedrijfsbrede documentatie van klantcontacten. 

Alle werknemers die het CRM-systeem gebruiken, beschikken dus over de nodige informatie over de klant. E-mails en de informatie daarin zijn niet langer exclusief en het hoeft niet omslachtig te zijn om elke e-mail door te sturen. Alle relevante informatie kan eenvoudig en automatisch worden toegewezen aan de juiste plaats. Dit zorgt voor aanzienlijk snellere processen en processen binnen het bedrijf en een aanzienlijk grotere transparantie.

Andere integraties

Kortom, talloze andere integratieopties zijn denkbaar en soms zelfs standaard. Wat logisch is voor een bedrijf is uiteindelijk zeer individueel en hangt af van de specifieke werkwijze van het bedrijf zelf. Naast Outlook is het vanzelfsprekend dat overeenkomstige integraties met de Microsoft-applicaties Word en Excel ook kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld standaardbrieven te maken en te verzenden. Telefonische integratie voor het callcenter belooft ook veel toegevoegde waarde.