Een CRM systeem voor ZZP-ers

Een CRM systeem kan ondersteuning bieden bij de communicatie, de salesactiviteiten en project management van een ZZP-er.

Voor een ZZP’er is er altijd veel werk aan de winkel. Klanten moeten worden binnen gehaald, werk  moet op tijd worden afgeleverd en dan ook nog eens ieders favoriete klus, de administratie. Een zelfstandige zonder personeel kan een klein beetje valsspelen door een assistent aan te nemen die nooit te laat is en altijd over uren werkt zonder daar extra geld voor te vragen. Een CRM systeem kan ondersteuning bieden bij de communicatie, de salesactiviteiten en project management.

Contacten

In de opstartfase zal het mogelijk zijn om de meeste prospecten nog te onthouden. Na enige tijd zal het steeds lastiger worden om ieder gesprek te kunnen herinneren. Dit is waar het CRM systeem inspringt. Met het systeem kan voor ieder contactpersoon een profiel worden aangemaakt. Bij het profiel kan standaard informatie worden toegevoegd. Dit kunnen aantekeningen zijn of een korte transcriptie van een gesprek. Het is mogelijk om te zien wanneer het laatste contact is geweest of wanneer er een terugbel afspraak gepland staat en er kunnen documenten als facturen of offertes worden toegevoegd aan het profiel. 

Het is steeds gebruikelijker dat ook social media wordt toegevoegd aan het profiel. Een Facebook of LinkedIn account levert gegevens ook als je niet bevriend bent met diegene. Daarnaast kunnen mensen uit zijn netwerk met bijvoorbeeld een soortgelijke functie worden getoond wat mogelijk nieuwe prospecten oplevert. 

Klanten werven

Een nieuwsbrief kan een hoop werk zijn maar daar wilt u niet te veel tijd aan kwijt zijn. Functies om deze handelingen te standaardiseren kunnen een hoop werk uit handen nemen. Vaak zijn er ook een aantal rapportage functies die de prestaties meten van de verzonden e-mails. Of het nu om online of offline campagnes gaat, een CRM systeem kan hierbij helpen. De ene klant ontvangt liever een brochure dan een PDF en daarom kan de software ook gebruikt worden voor het opbouwen van een adressenbestand. Deze kunnen handmatig worden gesegmenteerd of automatisch op bepaalde criteria in een lijst worden samengevoegd. 

Als een campagne zijn werk heeft gedaan is het tijd voor de volgende fase. De lijst met prospecten kan eenvoudig worden aangepast. Op basis van interesse kunnen deze worden verwijderd of worden gepromoveerd tot lead. 

Project management

De contracten zijn getekend en de klant is binnen, tijd voor het echte werk. Sommige CRM systemen bevatten een aantal eenvoudige functies voor project management waar een ZZP’er prima mee uit de voeten kan. In welke branche u zich bevindt, het maken van een goede planning staat aan de basis van ieder project. Het begint met het opstellen van een pipeline met daarin de verschillende fases en bijbehorende werkzaamheden. Na het vaststellen van de werkzaamheden kunnen deze worden toegevoegd aan uw agenda. 

Met de juiste software is het ook mogelijk om deze planning inzichtelijk te maken voor de klant. Deze kan meekijken met de voortgang van het project. Op die manier is hij of zij meer betrokken en dat maakt het communiceren over het project een stuk makkelijker maakt. 

Administratie

Na duizend en een dingen te hebben geregeld moeten al deze werkzaamheden ook nog eens worden vastgelegd. Alle inkomsten, uitgave, facturatie, offertes en al het overige economisch jargon zal de boeken in moeten. Het favoriete klusje van iedere zelfstandige, de administratie.
CRM systemen kunnen met een druk op de knop een factuur toevoegen aan een profiel. Gemaakte afspraken zijn dan binnen handbereik en is de betaalgeschiedenis direct inzichtelijk. 

Wanneer alle taken op uw schouders terecht komen bent u het liefst met werk bezig en niet met het nalopen van de administratie. Helaas wil het daardoor weleens voorkomen dat een factuur onbetaald blijft. Er is software die na een zelf in te stellen tijd een automatische herinnering verstuurd wanner een betaling nog niet is voldaan.  

Integratie 

Het CRM systeem is bedoeld om de relaties met klanten overzichtelijk in kaart te brengen. Als u dit op een vlotte manier wilt doen en is het bij het kiezen van een CRM belangrijk om te letten op de integratiemogelijkheden. U wilt een systeem dat direct aansluit bij uw mailprogramma. Wanneer een e-mail van een klant binnenkomt is het handig dat deze bij het profiel van deze klant kan worden opgeslagen. Zo kan eerder contact makkelijk worden opgehaald en bent u altijd op de hoogte van iedere situatie. 

Het maken van een afspraak met een klant kan heel eenvoudig, mits de integratie met uw agenda dit toelaat. Vaak beschikt een CRM ook wel over een eigen agenda maar ligt de keuze bij u om over te stappen naar deze. Om Facebook of LinkedIn te kunnen monitoren is een integratie met social media mogelijk. Zo bent u altijd op de hoogte van de dingen die gebeuren binnen uw vakgebied maar ook van uw potentiele klanten.  

Mobiliteit

Voor een ZZP’er is het lastig om zijn secretaresse bellen om te vragen waar zijn volgende afspraak zich ook alweer bevindt. Overal toegang tot zijn agenda in het systeem is handig wanneer men veel onderweg is. Ook toegang tot het systeem tijdens of na een meeting heeft praktische voordelen. Er kan direct in het systeem aantekeningen worden gemaakt of een nieuwe afspraak worden gepland. Leveranciers reageren op deze vraag waardoor het steeds vaker mogelijk wordt om via een smartphone of tablet toegang te krijgen tot het CRM, zowel online als offline. 

Kosten van een CRM systeem voor ZZP-ers

De aanschaf van zakelijke software kan voor een éénpersoonsonderneming klinken als een investering waarbij het nog maar de vraag is of deze ooit terugverdient gaat worden. Voor al deze welwillende is er goed nieuws. De tijd dat CRM software alleen voor de grotere bedrijven is weggelegd is allang niet meer. 

Dankzij de opkomst van cloud zijn er ook steeds vaker CRM leveranciers die ervoor kiezen om hun diensten via deze manier aan te bieden. Het grootste financiële voordeel is dat er niet meer een groot bedrag vooraf hoeft te worden betaald. De meeste leveranciers bieden hun diensten aan in een abonnement vorm. Er wordt een maandelijkse vergoeding betaald zolang er gebruik wordt gemaakt van het systeem.

Er zijn een aantal CRM systemen die gratis worden aangeboden. Dit zijn de meest eenvoudig versies en kunt u zien als een instapmodel. Het systeem is te gebruiken maar om er optimaal van te profiteren zal een upgrade moeten plaatsvinden. 

Er zijn ook systemen waar u vanaf enkele euro's per maand volledige toegang krijgt tot het CRM systeem. Omdat het hier de voortgang van uw bedrijf betreft wordt aangeraden om hier in ieder geval een klein bedrag in te investeren. De extra functionaliteiten en mogelijkheden die een volledig systeem biedt verdienen dit zich met gemak terug.