Cloud CRM voor MKB

Cloud CRM voor MKB is specifiek ontwikkeld voor de kleine en middenbedrijven en is ingericht om mee te groeien met het bedrijf.

Voor kleine en middelgrote bedrijven is lange tijd de vraag gerezen of een CRM-systeem de grootte van het bedrijf waard zou zijn. In de afgelopen jaren zijn er echter steeds meer gestroomlijnde oplossingen op de markt verschenen die het in aantrekkelijk te maken. In dit artikel willen we laten zien welke voordelen kmo's kunnen halen uit een CRM-systeem en waarom een implementatie in de Cloud voor hen zinvol kan zijn. Maar eerst willen we ons wijden aan de meest essentiële terminologie.

Wat is een CRM-systeem?

Om te begrijpen waarom MKB-bedrijven noodzakelijkerwijs op een CRM-systeem moeten vertrouwen, moet eerst duidelijk zijn wat op dit punt wordt bedoeld. Een zogenaamd Customer Relationship Management System (CRM) is een softwaretoepassing die bedrijven helpt hun klantcontacten te beheren, organiseren en uiteindelijk te gebruiken. Een dergelijk systeem heeft een veelvoud van verschillende functies die uiteindelijk gericht zijn op het verbeteren van klantrelatiebeheer. Op een centrale locatie wordt alle relevante informatie over een klant opgeslagen en samengevat. Op deze manier worden klantbestanden opgeslagen waarin alle informatie, dus elk contactpunt met de klant wordt vastgelegd en opgeslagen. Door deze klantrecords te delen, kan iedereen met toegangsrechten toegang krijgen tot deze geldige gegevens, die naast een betere klantenservice ook de interne communicatie verbeteren.

Tegenwoordig doen CRM-systemen veel meer dan alleen gecentraliseerd archiveren, maar de verschillende functies zorgen voor verhoogde productiviteit en betere verkoopactiviteiten. Maar daarover later meer. Een CRM-systeem kan lokaal of in een Cloud worden geïnstalleerd. Beide soorten hebben hun eigen voor- en nadelen. In dit artikel zullen we ons concentreren op de CRM-systemen die in de Cloud zijn geïmplementeerd. Maar wat is de Cloud eigenlijk?

Definitie - Wat is Cloud CRM?

In een Cloud gebaseerd CRM-systeem wordt de software geleverd via een webtoegang van de respectieve provider. De klant huurt de software en daarnaast het geheugen en de rekenkracht van de servers van de Cloudservice. Het eigenlijke CRM-systeem wordt niet op uw eigen servers of pc's opgeslagen en geïnstalleerd, dit gebeurt volledig via de provider. Gebruikers verkrijgen alleen licenties en krijgen vervolgens toegang tot het geboekte systeem. Dit levert een groot aantal voordelen op.

Ten eerste is er geen behoefte aan een brede IT-infrastructuur in uw eigen bedrijf. Omdat het systeem en alle bestanden en documenten die hierin zijn opgenomen, worden opgeslagen op de servers van de respectieve provider, waardoor de noodzaak van een eigen server wordt geëlimineerd. Ook hoeft de software niet duur te worden gekocht, waardoor hoge initiële kosten worden vermeden. Over de voordelen van een Cloud CRM-systeem, echter iets later. Laten we beginnen met de belangrijkste functies van een CRM-systeem en de concrete voordelen voor het MKB benadrukken.

Functies van een CRM-systeem

Op dit moment willen we de belangrijkste functies van een CRM-systeem in de Cloud bekijken. Het doel is om te laten zien welke voordelen zij hebben voor kleine en middelgrote ondernemingen. We hebben al een essentiële functie genoemd, maar laten we deze nader bekijken.

Contact management

Het starten van een zakelijk contactbeheer is nog steeds vrij eenvoudig en duidelijk, maar na verloop van tijd worden er steeds meer klanten en contacten toegevoegd, zodat het snel kan worden verspreid. Het is echter raadzaam om voor de volgorde hiervan niets te gebruiken om een storing te voorkomen. Dit is het basisidee en tot vandaag de kern van elk CRM-systeem. In speciaal aangemaakte klantbestanden worden alle contactpunten met de betreffende klant centraal opgeslagen. Dit geeft geautoriseerde werknemers gedeelde toegang en een uniforme informatiebasis. Bovendien kan elke medewerker begrijpen wie op welk tijdstip contact heeft gehad met welke klant en wat er precies is besproken. Uiteindelijk zorgt dit ook voor een soepel verkoopproces. Bovendien helpen moderne CRM-systemen ook bij het invoeren en automatiseren van de gegevens op veel plaatsen, zodat de gebruiker vaak de vervelende handmatige invoer wordt bespaard.

Maak verkoopprognoses

Om de verkoop duurzaam en efficiënt te beheersen, zijn geldige kengetallen vereist om een betrouwbare voorspelling te maken. Met moderne CRM-systemen kunnen gestructureerde pijplijnen worden gemaakt, op basis waarvan alle fasen van een verkoopproces in kaart kunnen worden gebracht. Hierdoor hebben gebruikers een constant overzicht van de status van een proces en kunnen ze in real-time zien welke verkoopactiviteiten vruchten afwerpen en welke niet.

Maak rapporten

CRM-systemen hebben verschillende functies voor de evaluatie van bestaande gegevens. Om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van deze geldige gegevens, moeten verschillende evaluaties en rapporten worden gemaakt. Het CRM-systeem kan dergelijke berekeningen automatisch genereren en uitvoeren in een uniform rapportformulier. Hiermee kunt u langetermijnanalyses of zelfs gedetailleerde verkoopanalyses van individuele activiteiten maken. Gebruikers hoeven niet langer te luisteren naar een onderbuikgevoel of te vertrouwen op een risicomijdende prognose op basis van sleutelfiguren, maar de evaluaties geven de mogelijkheid om alle niveaus in de beslissing te betrekken en zo het best mogelijke resultaat te bereiken.

E-mail integratie

E-mails zijn nog steeds het communicatiemiddel nummer 1. Daarom is het absoluut noodzakelijk om ze in het CRM-systeem te integreren. Dit zorgt er enerzijds voor dat alle contactpunten en contact met de klant worden opgenomen in het klantendossier en anderzijds dat e-mails iedereen bereiken die deze informatie nodig heeft. Bovendien kunnen verschillende e-mailsjablonen worden ingevoerd, zodat klanten niet lang op een antwoord hoeven te wachten. Het systeem kan automatisch reageren op bepaalde problemen en ontlast daarmee het servicepersoneel, dat rechtstreeks kan zorgen voor de verwerking van het specifieke probleem en geen tijd verspilt met het beantwoorden van e-mails.

Automatische gegevensverzameling

Nu kan men zich voorstellen dat een CRM-systeem meer werk zal doen dan nodig is, ervan uitgaande dat alle gegevens handmatig in het systeem moeten worden ingevoerd. Maar dat is vandaag niet meer het geval. Een CRM-systeem vangt een groot aantal verschillende gegevens volledig automatisch op en bewaart deze op de juiste plaatsen. Alle oproepen kunnen ook automatisch worden vastgelegd en in het systeem worden ingevoerd. Zo is niet alleen te zien wanneer de klant het laatst is gecontacteerd, maar ook door wie. Op de lange termijn creëert dit een volledige contacthistorie met de klant, waardoor het mogelijk is om het relatiebeheer met klanten duurzaam te versterken.

Marketing automation

Succesvolle marketing kost soms veel tijd en vereist gedetailleerde kennis van zijn klanten. Dientengevolge wordt marketing vaak verwaarloosd, vooral in het MKB, en ad hoc campagnes zijn nergens. Dan is snel de misvatting dat marketingcampagnes niet absoluut noodzakelijk zijn voor het MKB. Maar het tegenovergestelde is natuurlijk het geval. Als u duurzaam succesvol wilt zijn in de markt, moet strategische marketing deel uitmaken van de bedrijfsfilosofie. CRM-systemen helpen veel marketingstappen te automatiseren door klantgegevens te analyseren en kant-en-klare advertentieplannen te gebruiken. E-mailcampagnes kunnen bijvoorbeeld worden geautomatiseerd en gepersonaliseerd met betrekking tot de inhoud, het persoonlijke adres en het tijdstip waarop ze worden uitgevoerd. Dit zorgt voor een betere respons en bespaart ook tijd en middelen.

Beveiliging in de Cloud

Een CRM-systeem in de Cloud biedt kleine en middelgrote bedrijven de mogelijkheid om veel processen in hun eigen bedrijfsprocessen te automatiseren en als het ware te optimaliseren. Vooral kmo's profiteren van de lage initiële investering en kunnen veel flexibeler werken via het bedrijfsmodel van Cloudoperators dan met een systeem dat lokaal wordt geïmplementeerd. Een essentieel aspect met betrekking tot de Cloud is tot nu toe weggelaten. Hoe zit het met de beveiliging van dergelijke gegevenswolken? 

Welnu, de realiteit is dat Cloud van grote operators een aantrekkelijk doelwit is voor hackers, omdat hier veel gegevens zijn opgeslagen. Maar het is ook het geval dat de providers grote bedragen uitgeven aan de beveiliging van hun systemen. Als gevolg hiervan zijn de gegevens in de Cloud vaak veel beter beveiligd dan een bedrijf zelf zou kunnen. De IT-infrastructuur is gewoon veel beter uitgerust dankzij een brede pool van beveiligingsexperts. Uiteindelijk moet elk bedrijf de voor- en nadelen van de Cloud afwegen en kijken welke implementatie het beste voor hen is.