CRM consultant inhuren

Is het inhuren van een CRM-consultant wel een goed idee?

Een CRM consultant inhuren is een van de manieren om te zoeken naar CRM software. Maar is dit wel de beste oplossing?

De zoektocht naar geschikte CRM-software kan soms lastig zijn, daarom vragen veel bedrijven externe consultants om ze daarbij te ondersteunen.

Hier leggen we uit waarom het zo moeilijk kan zijn om de juiste oplossing voor uw bedrijf te vinden en waarom externe adviesdiensten niet altijd de sleutel tot succes zijn.

We willen duidelijk maken wanneer externe adviesdiensten echte waarde kunnen toevoegen en wanneer ze zelfs misleidend en schadelijk voor het bedrijf kunnen zijn. Daarvoor willen we echter kijken naar de algemene functionaliteit van CRM-software om beter te begrijpen waarom het ene CRM-systeem niet hetzelfde is als het andere.

Wat is CRM?

CRM is het zogenaamde klantrelatiebeheer. Zoals de naam al doet vermoeden, gaat het om de strategische afstemming van de ondernemersinspanningen om de klant aan zijn eigen bedrijf te binden. Dit moet worden bereikt door een uitstekende klantenservice en een langdurige goede relatie met klanten.

Klanten nu wereldwijd verdeeld

Aangezien bijna geen enkel bedrijf zijn klanten volledig persoonlijk kent, moeten bedrijven de gegevens over hun klanten nauwkeurig vastleggen. De concurrentie is niet langer in de volgende stad, maar over de hele wereld. Hetzelfde geldt voor het klantenbestand.

Gegevens evalueren voor slimme beslissingen

Gestructureerde evaluaties van de gegevens zijn nodig om zijn klanten en vooral hun behoeften zo goed mogelijk te kennen. Deze zijn mogelijk gemaakt met CRM-software. Deze softwaretoepassingen verzamelen alle klantgegevens in een centrale database en slaan deze op in speciale klantbestanden.

Snellere en betere processen

Op deze manier hebben servicemedewerkers bij specifieke vragen direct toegang tot alle actuele en historische contacten met de klant en kunnen ze deze sneller en beter ondersteunen. CRM-oplossingen bestaan meestal uit verschillende modules die een specifiek gebied in klantrelatiebeheer bestrijken. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Callcenter
  • Contactbeheer
  • Klantenservice
  • Marketing
  • Rapporten
  • Project management

Al deze modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en gedeeltelijk in elkaar grijpend. Dit betekent dat de gegevens van het contactbeheer door alle gebruikers kunnen worden bekeken. Marketing en verkoop kunnen ook toegang krijgen tot deze gegevens en deze gebruiken voor hun doeleinden. Door de gegevens in een gemeenschappelijke database te centraliseren, worden in het hele bedrijf snellere processen gecreëerd.
De CRM-software kan op verschillende manieren worden geïnstalleerd en gebruikt. De volgende modellen komen bijzonder vaak voor:

  • Cloud CRM
  • on-premises CRM

Vooral cloud computing is de laatste jaren steeds populairder geworden. Hier wordt de software op de servers van de provider beheerd en van daaruit via licenties verkregen. Het bedrijf betaalt maandelijkse licentiekosten aan de provider en gebruikt zowel het systeem als de reken- en opslagcapaciteit.

Lokale CRM oplossingen

Traditioneel koopt u CRM-software en installeert u deze op uw eigen servers. De gegevens blijven in uw eigen bedrijf en niet op externe servers. Uiteindelijk hangt de beslissing voor of tegen een lokale oplossing sterk af van de omstandigheden in het bedrijf.

Tallonze CRM oplossingen

Er zijn talloze oplossingen op de CRM markt, waarvan sommige gespecialiseerd zijn in de cloud en andere in lokale implementatie. De verschillende systemen verschilden ook enorm qua individuele functionaliteiten. Dit kan het soms zo moeilijk maken om geschikte CRM software te vinden.

Een CRM consultant inhuren voor de zoekopdracht

Daarom maken veel bedrijven graag gebruik van externe adviesbureaus bij het zoeken naar een passende oplossing. Hier bespaart u uzelf de zoektocht en kunt u zich concentreren op uw core business.

Extern advies steeds populairder

Adviesdiensten met betrekking tot digitaliseringsstrategieën zijn de laatste tijd steeds populairder geworden. Aangezien veel bedrijven hun eigen expertise op het gebied van CRM-software en de bijbehorende CRM-markt missen, maken zij graag gebruik van dergelijke diensten.

Op dit punt willen we de voor- en nadelen van deze externe consultatie aanpakken en wijzen op mogelijke gevaren.

Voordelen van extern CRM advies

Zoals eerder vermeld, kan het inhuren van een externe CRM consultant een echte troef zijn. Zeker als u voor het eerst CRM-software in uw bedrijf wilt integreren en geen eigen expertise heeft.

De ontbrekende kennis inkopen

Dit geldt in het bijzonder voor kleine of middelgrote bedrijven zonder eigen IT-afdeling. Ze kunnen immers profiteren van de expertise van een externe consultant. Hij kent de markt meestal veel beter en kan direct contact leggen met mogelijke aanbieders.

Eigen personeelsmiddelen besparen

Er hoeven ook geen persoonlijke middelen te worden gebruikt voor het zoeken. Eigen medewerkers zouden zich eerst met de zaak vertrouwd moeten maken voordat ze op zoek kunnen gaan. Externe adviseurs kunnen dit proces aanzienlijk verkorten op basis van bestaande expertise.

Vind snel de beste CRM software

Je wisselt dus geld voor tijd. Een goede optie voor bedrijven met krappe schema's. De externe CRM-consultant zoekt naar mogelijke systemen op basis van uw ideeën en wensen en presenteert deze aan u. U bespaart tijd en krijgt een gefundeerde selectie van systemen die perfect bij uw bedrijf passen.

Nadelen van extern CRM advies

Er zijn echter ook nadelen bij het inhuren van een externe serviceprovider voor de CRM-zoekopdracht. Zeker als deze laatste niet onafhankelijk is en probeert bepaalde systemen over te brengen waarvoor hij mogelijk compensatie ontvangt.

Onafhankelijkheid van de adviseur is cruciaal

De objectiviteit en onafhankelijkheid van de adviseur zijn bepalend voor de waarde van de adviesdienst. Hierbij moet de focus altijd liggen op het zoekende bedrijf en niet op de aanbieder van de software. Adviesbureaus zijn onafhankelijk en adviseren naar beste weten maar er zijn ook mensen die deze objectiviteit niet garanderen.

Verkeerde CRM-software schadelijk voor bedrijf

Voorzichtigheid is hier geboden. Als u een CRM systeem kiest dat niet voldoende in uw eigen behoeften voorziet, kan dit schadelijk zijn voor uw bedrijf. Als belangrijke gebieden niet in de software is opgenomen wordt er veel geld geïnvesteerd in een systeem dat niet het gewenste resultaat kan opleveren.

Advies kost geld

Een ander nadeel van extern advies komt zeker altijd tot uiting in de kosten. Extern advies is niet goedkoop en u moet zich ervan bewust zijn dat een adviesdienst altijd een zekere mate van eigen inbreng omvat. De consultant moet weten waar u naar op zoek bent, welke functies u met het CRM moet gaan en hoeveel gebruikers met het systeem moeten werken. De tijd dat u met de consultant om tafel zit valt ook binnen deze te maken kosten.

Conclusie: Wees voorzichtig met extern CRM-advies

Als een bedrijf onvoldoende expertise of tijd heeft om de zoektocht naar geschikte CRM-software uit te voeren, kan er beroep worden gedaan op externe adviesdiensten. De onafhankelijkheid en objectiviteit van de adviseur moet echter in acht worden genomen. Daarnaast hangt er aan iedere dienst een prijskaartje. 

Tegelijkertijd mag niet worden vergeten dat uw eigen betrokkenheid bij de CRM-zoektocht niet volledig kan worden uitbesteed. Bedrijven moeten daarom zorgvuldig overwegen of een externe dienst op dit moment absoluut noodzakelijk is.

Lees meer over:

Verborgen kosten van een CRM-implementatie 

Vaak zijn bedrijven verrast door de uiteindelijke kosten van een CRM-implementatie. Wij laten u zien met welke kosten u werkelijk rekening moet houden.

Lees verder

Hoeveel kost gehoste CRM-software?

Lees alles over de kosten van gehoste CRM-software. 

Lees verder