Cloud-CRM voor zzp’ers: dit moet je weten

CRM-software voor zzp’ers is vaak eenvoudig te implementeren en al verkrijgbaar vanaf enkele euro’s per maand.

Digitalisering is alom aanwezig. Vrijwel elk bedrijf vertrouwt in zekere mate op bedrijfssoftware. Maar hoe zit het met zzp’ers? Is een systeem als een CRM wel rendabel als jij de enige gebruiker bent? 

In dit blog laten we zien waarom ook zzp’ers baat hebben bij een cloud-CRM. Maar laten we beginnen met een aantal definities. 

Inhoudsopgave

• Wanneer is iemand zzp’er?
• Wat is een CRM-systeem?
  • Wat hebben zzp’ers aan een CRM?
• Wat is ‘de cloud’?
  • En wat kost dat dan?
  • Waarom zouden zzp’ers voor de cloud moeten kiezen?
• De 5 belangrijkste functies van CRM voor zzp
  • 1 | Contactmanagement
  • 2 | Leadmanagement
  • 3 | Analyses en rapporten
  • 4 | Taak- en agendabeheer
  • 5 | Overige integraties
• Samenvattend

Wanneer is iemand zzp’er?

Eigenlijk heeft dit begrip weinig introductie nodig, maar laten we het voor de volledigheid wel doen. Zzp’ers, die soms ook wel freelancers worden genoemd, zijn zelfstandige ondernemers zonder personeel. Zzp’ers zijn actief in vrijwel elke sector en zijn vaak gespecialiseerde professionals.

Wat is een CRM-systeem?

Voor we ingaan op de rol van CRM voor zzp’ers, lichten we eerst het begrip toe. Klantrelatiebeheer is namelijk van cruciaal belang voor zelfstandige ondernemers; geen klanten betekent geen werk. 

CRM-software ondersteunt gebruikers bij de optimalisatie van alle processen die met de klant te maken hebben. Dat uit zich in principe in de volgende twee manieren:

• Een centrale database. Als jij een opdracht voor een klant uitvoert, dan wil je alle relevante informatie met zo min mogelijk gedoe op kunnen slaan, maar ook terug kunnen vinden. Daar helpt het CRM-systeem bij. Het fungeert als centrale database waarin je per klant een profiel met belangrijke gegevens kunt aanmaken. Denk hierbij aan e-mails, telefoongesprekken, klantgegevens en contracten.
• Automatisering van processen. Vroeger moest je alles met de hand doen. Tegenwoordig doet het CRM-systeem een groot deel van dit werk. Zoals het verwerken van een contract of het bijhouden van afspraken.

Wat hebben zzp’ers aan een CRM?

Als zzp’er ben je continu bezig met het binnenhalen en uitvoeren van opdrachten. Is de ene klus geklaard, dan ga je op zoek naar de volgende. Het is namelijk je enige bron van inkomsten; je bent dus zelf volledig verantwoordelijk voor je bestaansrecht. Dat vraagt om een flinke dosis zelfmanagement en organisatie. Het CRM-systeem helpt je dit in goede banen te leiden. 

In het CRM-systeem leg je namelijk alle afspraken, onderhandelingen en opdrachten vast. Zo zie je per klant wat er is gebeurd, of wat er nog moet gebeuren. Weg met agenda’s en handgeschreven papiertjes; dankzij deze digitale omgeving houd je alle zaken op orde. 

Wat is ‘de cloud’?

In de titel hebben we het specifiek over een CRM-systeem in de cloud. Voor wie niet precies weet wat ‘de cloud’ inhoudt, volgt hier een korte toelichting.

Er zijn verschillende manieren om een softwaresysteem te gebruiken, maar in de praktijk steken twee er met kop en schouders bovenuit. Allereerst heb je een ‘lokaal’ softwaresysteem. Dat wordt geïnstalleerd op de servers van een bedrijf, dat ook zelf het onderhoud verzorgt.

Logischerwijs is dit dus niet voor iedereen een optie, zeker niet voor zelfstandigen. De kans is namelijk klein dat je een serverruimte op zolder hebt staan. Daarom kiezen veel zzp’ers – en ook andere bedrijven – tegenwoordig voor een cloudgebaseerd systeem. Het systeem draait dan via internet, terwijl het onderhoud bij de CRM-leverancier ligt.

En wat kost dat dan?

Er is nog een andere reden dat de cloud zo populair is geworden: het is in veel gevallen namelijk goedkoper dan een lokaal systeem. Een lokaal systeem vereist immers een flinke investering in hardware en installatie. Een systeem in de cloud werkt via een maandelijks bedrag dat je betaalt aan de softwareleverancier. Zij zorgen ervoor dat het systeem blijft draaien, zodat jij je kunt richten op wat écht belangrijk is.

Waarom zouden zzp’ers voor de cloud moeten kiezen?

Eigenlijk hebben we deze vraag natuurlijk al een beetje beantwoord. Het is vaak voordeliger én je hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden. Daarnaast is een lokaal systeem vaak simpelweg geen optie: je beschikt meestal niet over de benodigde infrastructuur.

Maar er is nog een ander groot voordeel, één waarvan vooral zzp’ers kunnen profiteren. En dat is de mobiliteit die de cloud biedt. Als zzp’er ben je waarschijnlijk vaak onderweg. Daarom werk je waarschijnlijk met een laptop of smartphone, zodat je overal e-mails kunt beantwoorden en opdrachten kunt aannemen.

Dankzij een cloud-CRM heb je overal toegang tot je klantgegevens. Een lokaal systeem zou betekenen dat alle klantgegevens op je eigen server of desktop staan. Niet heel praktisch dus. 

De 5 belangrijkste functies van CRM voor zzp

Een CRM-systeem is in de meeste gevallen modulair ingericht. Dit houdt in dat de software uit verschillende onderdelen bestaat, die allemaal op een ander onderdeel focussen. Wat volgt zijn de vijf belangrijkste functionaliteiten van een Cloud CRM-systeem voor zzp’ers.

1 | Contactmanagement

Een van de belangrijkste functies van elk CRM-systeem is klant- en contactbeheer. Je vindt hier niet alleen klantgegevens zoals adres en telefoonnummer, maar ook alle interacties die je met hen hebt gehad. E-mails, social mediaberichten, telefoongesprekken… je kunt altijd terugzien wat je met de klant hebt besproken.

Als zzp’er heb je waarschijnlijk op één moment contact met meerdere klanten. Bij 15 tot 20 klanten tegelijk raak je al snel het overzicht kwijt. Zeker in dit tijdperk, waarin de klant waarde hecht aan een persoonlijke benadering, is dit van cruciaal belang. Als ze je bellen, willen ze dat je meteen weet wie ze zijn en wat de huidige situatie is.

Het CRM-systeem helpt je om al het contact zo overzichtelijk mogelijk te beheren. Hiermee ben je de klant niet alleen beter van dienst, maar bespaar je ook nog eens kostbare tijd. 

2 | Leadmanagement

Een ander belangrijk onderdeel in het leven van een zzp’er is het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Een functie voor het beheren en opvolgen van leads (potentiële klanten) kan dan ook enorm waardevol zijn. Zo weet je precies in welke fase een lead zich bevindt: moet je nog bellen, of heb je al een offerte gestuurd? Per klant kun je in het CRM-systeem zien wat de status is.

3 | Analyses en rapporten

Hoe meer informatie je in het CRM-systeem stopt, hoe waardevoller de inzichten zijn die je terugkrijgt. De software analyseert gegevens en genereert overzichtelijke rapportages. Wie is bijvoorbeeld je belangrijkste klant? Hoeveel tijd investeer je in de gemiddelde klant en vanaf welk moment is dit winstgevend? Met dashboards maak je de voor jou relevante cijfers in één oogopslag inzichtelijk. Zo blijf je altijd up-to-date. 

Deze evaluatiemiddelen helpen je om in de toekomst betere beslissingen te nemen en je productiviteit verder te verhogen. Je beslissingen zijn niet langer nattevingerwerk, maar gebaseerd op concrete data.

4 | Taak- en agendabeheer

We zeiden het eerder al: als zzp’er ben je vaak met meerdere klanten tegelijkertijd bezig. Het CRM helpt je het overzicht te bewaren, ook als je veel ballen tegelijk in de lucht houdt. Je voegt eenvoudig nieuwe afspraken aan je agenda toe, en weet iedere dag dus precies wat je te wachten staat. 

5 | Overige integraties

Tot slot zijn er nog allerlei andere verbindingen met je CRM-systeem mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van je zakelijke e-mail of social media-accounts. Door het te koppelen aan het CRM-systeem, zorg je ervoor dat alles binnen de centrale database blijft. 

Samenvattend

De moderne zzp’er kan eigenlijk niet meer zonder CRM. Klanten verwachten meer dan ooit, dus is het cruciaal om hen zo goed mogelijk van dienst te zijn. Doe je dat niet, dan stappen ze moeiteloos over naar een ander.

Een CRM-systeem waarin alle klantgegevens en interacties samenkomen, is dus onmisbaar. Kies je dan ook nog voor een cloudoplossing, dan kun je je klanten overal en altijd helpen. En het is deze proactieve houding die juist het verschil kan maken.