De nadelen van een CRM systeem

De nadelen van een CRM systeem zijn de veiligheid van gegevens, de kosten en het vinden van het gebruik van een enkele database.

De nadelen van een CRM-systeem zijn misschien niet altijd meteen duidelijk met alle voordelen, maar het is de moeite waard om te kijken naar mogelijke obstakels in de implementatie of knelpunten in het systeem zelf. Want als je deze obstakels kent, kun je je er van tevoren op voorbereiden en veel ervan vermijden.

Inhoudsopgave

De kosten van een CRM systeem

Natuurlijk kosten CRM-systemen geld en kunnen ze een echte investering zijn voor een bedrijf, gezien de omvang van de functies die u wilt. Hoewel er gratis open source-oplossingen op de markt zijn, kunnen ze vaak maar een fractie van wat CRM-systemen op de markt kunnen. Ook deze systemen zijn niet aangepast aan uw bedrijf en kunnen hooguit enkele gestandaardiseerde taken op zich nemen, die echter lang niet voldoende zijn om de voordelen van een CRM-systeem echt te kunnen benutten.

Maar daarnaast moet er meer dan alleen geld geïnvesteerd worden. Ook hier spelen tijd en energie een grote rol. Het is mogelijk dat personeel moet worden uitgeschakeld, dat er groepsbijeenkomsten moeten worden gehouden of dat er vergaderingen met leveranciers moeten worden gepland. Dit alles kost natuurlijk tijd en kan voorkomen dat medewerkers andere taken gaan doen. Een CRM-systeem is weliswaar een niet te onderschatten investering, maar betaalt zich snel terug als het systeem uiteindelijk goed draait.

Weerstand van medewerkers

Mensen zijn gewoontedieren en zelfs bij het overschakelen naar een nieuw softwaresysteem hebben velen verschillende problemen. Waarom het bekende veranderen als het werkt, is een veelgehoord bezwaar vanuit onze eigen gelederen. Het fundamenteel veranderen van vertrouwde werkprocessen kan een niet te onderschatten stap zijn en kan weerstand oproepen bij de medewerkers. Daarom is het des te belangrijker om medewerkers vanaf het begin bij het project te betrekken. Dit begint met de evaluatie van problemen in het oude systeem.

Als de wens voor een nieuw CRM systeem voortkomt uit degenen die het elke dag gebruiken, is de kans op het adopteren van een nieuw systeem veel groter. Ook kan iedereen zich gedurende het hele proces aanpassen aan de nieuwe oplossing, zodat er uiteindelijk in plaats van weerstand zelfs verlangen ontstaat. Ook uw medewerkers dienen vooraf getraind te zijn en op testbasis met het systeem te kunnen werken om de functies en de gebruikersinterface voldoende te leren kennen.

Eén database

Het grote voordeel van bedrijfsbrede CRM is dat alle gegevens op een centrale plek in een database worden opgeslagen en dat alle geautoriseerde personen er toegang toe hebben. Het grote nadeel is echter dat alle data op één centrale plek wordt opgeslagen. Als het systeem niet goed wordt onderhouden, kan het grootste voordeel direct het grootste nadeel worden. Het is daarom meer dan raadzaam om te wennen aan een uniform gebruik van het systeem en regels te stellen voor het gebruik ervan. Als er verschillende methoden worden gebruikt, kan dit tot enorme problemen leiden en is het voordeel dat men van het CRM-systeem verwacht, weggevallen.

Het juiste systeem vinden

Voordat u een provider kiest en een CRM-systeem daadwerkelijk implementeert, is het belangrijk om specifieke doelen te stellen en een vereistenprofiel voor de nieuwe software op te stellen. Vaak is er kritiek dat een CRM-systeem in een bedrijf niet het gewenste effect heeft bereikt, vooral als er vooraf geen doelen zijn gesteld. De aanschaf van een CRM-systeem wordt vaak lichtvaardig opgevat, maar CRM-software is niet iets dat u zomaar van de plank haalt, aan de kassa betaalt en vervolgens installeert en aan de slag gaat.

Met een beetje geluk vind je relatief snel de juiste provider voor je CRM-project, maar het zoeken kan soms een marteling zijn. Een gedetailleerde en niet overhaaste zoektocht loont echter meestal wanneer het systeem correct is geïmplementeerd en de functies dekt die echt nodig zijn.

De voordelen van een CRM systeem

Naast de nadelen zijn er ook voordelen aan een CRM systeem zoals het verbeteren van de sales, het automatiseren van werkzaamheden en voldoen aan de AVG regelgevingen. 

Lees meer over:
Casestudy

Casestudy: Mauritshuis - Xapti

Waarom het Maurishuis, het museum met wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer, kiest voor CRM software van Xapti.

Lees verder
Casestudy

Casestudy: Jaga - Scapta

Waarom Jaga, wereldspeler in de ontwikkeling en productie van radiatoren, kiest voor Microsoft Dynamics 365 van Scapta.

Lees verder