Hoe kiest u het beste CRM-systeem voor uw bedrijf?

Aan het kijken naar een CRM-systeem, maar weet u niet waar u op moet letten? Dat hebben wij voor u hier op een rij gezet.

Als u een CRM-systeem wilt voor uw bedrijf, moet u goed kijken naar uw eigen situatie. Hoeveel gebruikers gaat u instellen voor het systeem? Hoe groot moet het systeem worden? Zijn er systemen die specifiek gemaakt zijn voor bepaalde branches? En zo zijn er nog meer zaken waar u rekening mee moet houden. Wij willen een aantal belangrijke algemene zaken uitlichten die belangrijk zijn tijdens de oriëntatiefase.

Inhoudsopgave

• De oriëntatiefase
• Bedrijfssector
• Bedrijfsgrootte
• Specificaties
• Leverancier

Oriëntatiefase

In de oriëntatiefase begint u bij uw eigen bedrijf. Er zijn aantal punten waar u rekening mee moet houden die hieronder verder in detail zijn uitgelicht:

Bedrijfssector

De sector bepalen waarin uw bedrijf zich bevindt is een goede eerste stap. In de hedendaagse CRM-softwaremarkt zijn er veel softwaresystemen die ontwikkeld zijn voor specifieke branches. Het is zonde als u een CRM-systeem afneemt wat niet is ingesteld voor uw specifieke sector. Dit zou betekenen dat u tijdens de implementatie veel aanpassingen door zou moeten voeren voordat het systeem geschikt zou zijn. Als het al zover komt. Dit kost enorm veel tijd, moeite en geld. Daarom adviseren wij goed te kijken naar uw sector, maar ook naar de sector waar een CRM-systeem voor bedoeld is.

Bedrijfsgrootte

Er zijn veel CRM-systemen die gericht zijn op grote bedrijven met veel werknemers en verschillende soorten bedrijven. Hierdoor zouden er in een systeem veel functionaliteiten zijn die u wellicht niet nodig heeft, terwijl u er wel voor zou moeten betalen. Dit is een belangrijk punt om niet uit het oog te verliezen.

Daarnaast moet kijken naar het aantal gebruikers van het systeem. Hoeveel mederwerkers gaan gebruik maken van het systeem? Dit is een must om te bepalen, want veel leveranciers kijken hiernaar om de prijs te bepalen.

Specificaties en functionaliteiten

Zoals hierboven beschreven zijn er veel systemen die veel functionaliteiten geïntegreerd hebben. Welke heeft u precies nodig? U kunt bijvoorbeeld kijken naar het volgende om te bepalen wat u nodig heeft:

1. Wisselen de afdelingen van mijn bedrijven makkelijk informatie met elkaar uit? Zo niet, dan is een DMS handig.
2. Functioneert de klantenservice goed? Wellicht moeten hiervoor speciale functionaliteiten komen.
3. Zijn er prestatierapporten nodig om rendement te berekenen binnen afdelingen en teams?

En zo zijn er nog veel meer punten waar u over na kan denken. Het verschilt ook veel per sector waar u rekening mee moet houden.

Leverancier

Een CRM-systeem krijgt u niet zonder een leverancier. Hierbij zijn er punten waarbij u op moet letten en dat zijn de volgende:

• In welke sector is de leverancier in gespecialiseerd?
• Is het systeem geschikt voor uw bedrijfsgrootte?
• Beschikt het systeem over de gewenste functionaliteiten?
• Kan het systeem later worden uitgebreid?
• Is het systeem in de cloud of moet het in-house gehost worden?

Het zijn vragen die zeker belangrijk zijn voorafgaand de implementatie van een CRM-systeem. Er pas later achterkomen dat het systeem en hoe het is ingericht niet (volledig) werkt is een kostbare zaak. Het later aanpassen kost zoals eerder aangegeven veel tijd en geld.

Een belangrijk punt is dat u ook moet kiezen of u een systeem in de cloud wilt hebben of dat u het systeem in-house wilt hosten. Bij beide opties zitten er voordelen en nadelen aan verbonden. Echter wordt cloudhosting een steeds betere optie qua kosten, beveiliging en het updaten van software.

Conclusie: Eerst kijken naar uw eigen situatie voordat u kijkt naar CRM

Om te voorkomen dat u veel (onnodig) werk moet verrichten tijdens en na de implementatie, is het dus verstandig om te kijken naar uw eigen situatie en wat u precies nodig heeft. U kunt uiteindelijk de specificaties opstellen in een specificatiedocument. Hiermee kunt u gaan naar leveranciers een sneller de juiste leverancier eruit filteren.