Wat is de toegevoegde waarde van een Data Flow Diagram?

Eén van de meest voorkomende oorzaken achter het falen van een CRM-project is het ontbreken van een goede voorbereiding. Wij leggen u graag uit hoe een DFD (Data Flow Diagram) u hierbij kan helpen.

Het implementeren van een nieuw CRM-systeem is vaak erg intensief en tijdrovend. Wie dus niet van tevoren goed in kaart brengt waar dit systeem precies bij moet ondersteunen, gaat het alleen maar moeilijker krijgen. De praktijk heeft geleerd dat een Data Flow Diagram (DFD) heel goed ondersteuning kan bieden tijdens deze voorbereidende fase. Het helpt u uw data- en informatiestromen in kaart te brengen, zodat u precies weet aan welke vereisten het nieuwe systeem moet gaan voldoen.

Inhoudsopgave

• Data Flow Diagram
  • De opzet van een DFD
  • Soorten en levels
• Business Process Management Systeem (BPM)
• DFD en CRM
• Conclusie: breng uw informatiestromen in kaart met een DFD

Data Flow Diagram

Een DFD is de grafische representatie van een dataflow, ook wel gegevensstroom genoemd. Het is een populaire techniek om de alledaagse processen binnen een organisatie te analyseren om het zodoende geheel overzichtelijk in kaart te brengen.

De opzet van een DFD

Gegevensstroomschema's bestaan doorgaans uit vier onderdelen/symbolen (Lucidchart.com, 2023):

• Gegevensstromen

De gegevensstromen worden weergegeven door pijlen die componenten met elkaar verbinden. Het is de route die de data aflegt tussen alle externe entiteiten (organisaties, systemen, klanten) die met uw organisatie interacteren.

• Externe entiteiten

Zoals eerder vermeld zijn dit de bedrijven, systemen, klanten en allerlei andere actoren waarmee uw bedrijf te maken heeft. Het zijn degenen die niet direct gebruik maken van uw eigen systeem, maar wel dagelijks met de overige onderdelen van het diagram communiceren.

• Processen

Processen zorgen ervoor dat input output wordt. Hierbij kan u dus denken aan het invoeren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen. Het is het proces waarbij de data van plek A naar plek B gaat.

• Gegevensverzamelingen

De opslagplaatsen van uw data. Hierbij kan u dus denken aan de plek waar uw organisatie de klantorders binnenkrijgt. De data wordt uiteraard niet op één grote hoop gegooid, dus het is belangrijk om in kaart te brengen waar u deze gegevens opslaat.

Afbeelding 1: Een voorbeeld van de manier waarop een DFD vormgegeven zou kunnen worden.

Soorten en levels

Er zijn twee verschillende manieren waarop u een Data Flow Diagram kan opstellen. Allereerst kan u kiezen voor een 'logisch' gegevensstroomschema. Deze focust zich op hetgeen dat nodig is om uw processen soepel te laten verlopen, ook wel de 'wat'-vraag genoemd. Het 'fysieke' schema focust zich op de manier waarop het logische schema daadwerkelijk uitgevoerd moet worden, de 'hoe'-vraag. Het logische schema zal dus altijd als eerst opgesteld moeten worden, daarna kan pas gekeken worden naar het fysieke.

U kan het als volgt interpreteren:

Logisch gegevensstroomschema: Welk systeem hebben we nodig om onze facturatie te kunnen doen? Wat zijn de functionaliteiten die wij van het systeem vereisen?

Fysiek gegevensstroomschema: Het systeem is gekozen, hoe gaan we dit implementeren? Kiezen we voor on-premise, of in de cloud? Stel, we kiezen voor lokale opslag, hebben we de middelen om dit zelf allemaal te installeren en onderhouden, of moeten we dit uitbesteden?

Tot slot zijn er ook verschillende niveaus (ook wel levels genoemd) in een Data Flow Diagram. Des te hoger het level, des te gedetailleerder het schema moet zijn. Het is dus aan u om te bepalen hoe complex u het diagram wil hebben, dit gaat hand in hand met de omvang van uw organisatie. Een grote organisatie heeft veel meer processen die in kaart gebracht moeten worden. De meeste organisaties kunnen doorgaans goed uit de voeten met levels 0 tot en met 3 (ICT Portal, 29.03.2022).

Business Process Management Systeem (BPM)

Een Business Process Management Systeem, ofwel BPM, richt zich op alle processen binnen een organisatie. Hierdoor is het een interessant systeem als u op zoek bent om al uw data overzichtelijk in kaart te brengen. De meeste BPM-systemen hebben namelijk ook de functionaliteit om DFD's uit te draaien.

DFD en CRM

Het is dus duidelijk dat een Data Flow Diagram zeer nuttig kan zijn om processen te analyseren en deze in kaart te brengen. Dit brengt ons bij de volgende fase: we weten waar we staan, waarin we eventueel kunnen verbeteren en gaan nu kijken hoe we dit gaan implementeren. Zodoende zou een DFD dus aan de basis moeten staan van uw zoektocht naar een nieuw CRM-systeem, of wanneer u de huidige software wil updaten of bijwerken. Zonder gedegen voorbereiding is de kans groot dat het niet naar wens zal verlopen.

De meest gemaakte fout is dan ook dat men bij de aanschaf van een CRM-systeem niet goed voorbereid is. Bewust zijn van uw sterktes en zwaktes en uw processen duidelijk in beeld hebben, pas dan weet u waarbij het CRM-systeem ondersteuning moet gaan bieden.

Conclusie: breng uw informatiestromen in kaart met een DFD

Een Data Flow Diagram is een belangrijke tool om data, processen, entiteiten en systemen goed in kaart te kunnen brengen. Zo weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat voordat u begint aan een (grote) digitale transitie. U kent dan uw sterktes/zwaktes en weet precies waarbij het systeem ondersteuning moet bieden. Wel is het belangrijk om te vermelden dat u niet overboord moet gaan met details in uw DFD, het risico hiervan is namelijk dat u dan het overzicht kwijt kan raken. Als u hier rekening mee houdt, dan kan een gegevensstroomschema van cruciale waarde zijn in de zoektocht naar nieuwe (CRM-)software.