Hoe kan CRM accountantbureaus ondersteunen?

Het goed onderhouden van het contact met klanten is voor accountants van hoog belang. Zonder goed contact lopen de opdrachten niet goed. CRM helpt voor een goed proces. Wij leggen uit hoe.

In de financiële dienstverlening werken veel bedrijven met cliënten en bedrijven hebben veel te maken met het documenteren van data en gegevens. Of dat nu gaat om financiële gegevens of andere vormen klantgegevens, het wordt opgeslagen en verwerkt. Volgens sommige wetten moet dit ook op een bepaalde wijze uitgevoerd worden. Daarnaast worden documenten vaak gedeeld tussen meerdere afdelingen. Dit kost allemaal veel tijd. Daarom is er CRM-software in het leven geroepen. Wij leggen graag uit hoe een CRM-systeem u kan helpen met het optimaliseren en automatiseren van klantrelatieprocessen en het bewaren van gegevens.

Inhoudsopgave

• Wat is CRM?
• Verbinding met softwaresystemen
• Conclusie

Wat is CRM?

Klantrelatiebeheer, oftewel ‘Customer Relationship Management’, dat is waar CRM voor staat. Het onderhouden van het contact met de huidige klanten en potentiële klanten. Dit is voor elke organisatie uiterst belangrijk, want zonder klanten wordt er geen omzet en dus geen geld binnengehaald. CRM wordt ook daarom vaak gezien als strategie, vanwege de hoge relevantie voor een bedrijf.

Bij klantrelatiebeheer (CRM) wordt ook veel gesproken over CRM-systemen. Deze systemen optimaliseren klantrelatieprocessen. Een CRM-systeem vervult de functie om alle processen digitaal in kaart te brengen. Deze kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en geoptimaliseerd. Het systeem functioneert als centrale database voor alle belangrijke klantgegevens en informatie. Elke bedrijf krijgt hierdoor bedrijven meer inzicht in hun eigen klanten.

In de CRM-softwaremarkt zijn er veel leveranciers met allemaal verschillende CRM-systemen. Veel van deze CRM-systemen hebben verschillende functionaliteiten die allemaal verschillende relavantie hebben afhankelijk van de sector waar een bedrijf in zich bevindt. Daarom is ons advies om een leverancier te vinden met sectorspecifieke kennis voor accountants. Daarnaast is er een hoge mate van concurrentie en dat vereist talrijke innovaties en een constante doorontwikkeling van de systemen, wat uiteindelijk vooral de klant ten goede komt. Door het grote aanbod op de markt vinden veel bedrijven het echter steeds moeilijker om een keuze te maken voor een CRM-systeem.

Voordelen van CRM-software

CRM brengt ook enkele voordelen mee waarvan accountants gebruik kunnen maken. Dat zijn de volgende voordelen:

• Het beheren van al het klantencontact met bijbehorende gegevens wordt overzichtelijk
• Persoonlijke marketingcampagnes zijn makkelijker uit te voeren
• Automatisch werken volgens de wet via een CRM-systeem

Door de centrale oriëntatie van een CRM-systeem zijn alle klantgegevens bij elkaar, waardoor er een ovezicht onstaat en beter contact kan worden onderhouden met klanten. Daarnaast kan vanwege de centrale opslag van gegevens persoonlijkere campagnes worden opgezet en veel makkelijker automatisch contact worden ingeregeld. Een CRM-systeem heeft bijna altijd een functionaliteit wat het automatisch verzenden van e-mails toestaat, ook naar een grote groep mensen.

Verbinding met ERP en andere modules

Het is belangrijk dat een CRM-systeem een goede verbinding heeft met andere softwaresystemen. ERP-software zorgt als een overkoepeld systeem voor deze verbinding, want onder ERP kunnen meerdere modules of systemen worden gehangen. Één daarvan is CRM, maar ook DMS, een module die wij voor accountants later verder willen uitlichten. Eerst willen wij toelichten wat de betekenis van ERP is.

Wat is de betekenis van Enterprise Resource Planning?

Enterprise resource planning (ERP) staat voor een softwareprogramma dat wordt gebruikt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.

Waarbij voorheen veel organisaties gebruikmaakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (van verschillende afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en mogelijk kostenreductie. 

Verbinding met DMS

Een Document Management Systeem (DMS) geeft grip op data zelfs als de hoeveelheid informatie verdubbelt. DMS kan onder een ERP-systeem worden geïmplementeerd. Een document management systeem, ook wel DMS genoemd, wordt steeds populairder bij bedrijven. De hoeveelheid informatie en documentatie binnen bedrijven groeit elke dag, vooral in tijden van ‘big data’. Om deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, maken steeds meer bedrijven gebruik van een DMS systeem. En dat is vaak nodig, bijvoorbeeld wanneer het al moeilijk is met het terugvinden van de juiste dossiers, laat staan wanneer de data verdubbelt. DMS houdt de data overzichtelijk voor iedereen.

Een algemeen geaccepteerde definitie van DMS is: “Een documentmanagementsysteem (DMS) is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.”

Een Document Management Systeem vormt één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie in de organisatie. Of het nu gaat om de documenten zelf, of de specificaties van de documenten: door middel van de metadata in het DMS systeem heb je de opgeslagen documenten in no-time bij de hand.

Wat zijn de voordelen van DMS?

Een DMS brengt gezamelijk met een CRM-systeem meerdere voordelen met zich mee. Omdat accountants veel met documenten werken, lichten wij de meest relevante voordelen voor u uit.

• Digitaliseren van documenten: Een Document Management Systeem vereist een nieuwe manier van werken. De fysieke documenten worden namelijk gedigitalisseerd en worden samen met reeds bestaande digitale documenten gemigreerd naar het nieuwe DMS. Vanuit het centrale systeem worden documenten voortaan digitaal opgeslagen, gezocht en gewerkt; En natuurlijk ook gearchiveerd. Dit zorgt uiteindelijk voor een vermindering van archiefkosten, denk bijvoorbeeld aan minder printen. Daarnaast worden tags en beschrijvingen meegegeven aan document, zoals auteur, documentnaam, publicatiedatum en status. Hierdoor is de vindbaarheid van documenten verbeterd.
• Het delen van documenten: Het is niet meer nodig met een DMS om binnen adelingen om documenten te sturen via de e-mail of met een USB-stick, omdat de documenten in een centraal plek staan opgeslagen. Via het internet zijn de documenten toegankelijk voor geauthoriseerde medewerkers, zodat de juiste documenten altijd beschikbaar zijn.
• Samenwerken in documenten: Medewerkers kunnen met behulp van het DMS real-time samenwerken in hetzelfde documenten. Hierdoor hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten. Dit is handig als er projectmatig wordt gewerkt. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Zo staat informatie niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.
• Versiebeheer: Wanneer een document op regelmatige basis wordt aangepast, is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en wie deze aanpassingen heeft gedaan. Daarbij kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

Conclusie: CRM-software met de juiste koppelingen zorgt voor beter klantenrelaties

De financiële dienstverlening kan met CRM-software veel tijd besparen met veel administratieve werkzaamheden en beter contact onderhouden met hun klanten. Met de juiste software toegespitst op accountancy wordt er veel winst bereikt.