Gegevensbescherming mobiele data

Gegevens worden ook in CRM-systemen met een mobiele verbinding beschermd.

Steeds meer ondernemingen kiezen voor allesomvattende CRM-systemen om hun klantengegevens centraal te verwerken. En terecht: moderne CRM-systemen beschikken over diverse functies waardoor ondernemingen door gestandaardiseerde processen bijvoorbeeld ressources kunnen besparen.
CRM-systemen op mobiele toestellen – een verrijking voor de buitendienst

Mobiele toestellen zijn alomtegenwoordig. In 2018 werd 52,2% van het websiteverkeerd geregistreerd op mobiele apparaten. Maar het gebruik van mobiele toestellen neemt niet enkel privé toe. Ondernemingen met een buitendienst gaan steeds vaker op zoek naar mobiele CRM-oplossingen, om efficiënter te werken en de klanten optimaal ter plaatse te kunnen helpen.

Zo kan de buitendienst onmiddellijk ter plaatse klantspecifieke gegevens oproepen en indien nodig actualiseren wanneer men tot bepaalde akkoorden komt. Dankzij het centrale systeem zijn alle andere medewerkers, die ook werken op de specifieke klant, meteen op de hoogte van de actualisatie. Zo ontstaat er geen onnodige vertraging op de informatiestroom, en de binnendienst kan onafhankelijk van de aanwezigheid van de buitendienst verder werken.

Toenemende verwachtingen 

Steeds meer klanten verwachten dezelfde procedures bij het mobiele gebruik. Dit resulteert vanzelfsprekend in bepaalde verwachtingen tegenover het CRM-systeem, dat op tal van mobiele apparaten beschikbaar moet zijn. Zo moeten onder andere alle klassieke functies, die ook op desktop-PC’s beschikbaar zijn, kunnen opgeroepen worden via de smartphone of tablet. Het is ook mogelijk om een speciale CRM-app beschikbaar te stellen. Deze vormen een meerwaarde voor een succesvol Customer Relationship Management omdat klanten zelf via hun mobiele toestellen aanpassingen en aanvragen kunnen doorsturen. Zo reduceert men de immense vloed aan klantene-mails, wat resulteert in een geringere administratie. Aangezien gebruikers via een CRM-systeem in real time toegang hebben, kunnen aanvragen sneller beantwoord worden. Zo bekomen klanten steeds de snelste en best mogelijke service.

De veiligheidseisen van mobiele CRM-systemen in de 21ste eeuw

Wanneer CRM-systemen ook op mobiele eindapparaten gebruikt worden, zijn de veiligheidsvereisten bijzonder groot. het is aan de buitendienst om te garanderen dat zij onbevoegden geen toegang geven tot het systeem. Aangezien diefstal of verlies, vooral bij mobiele toepassingen, niet uit te sluiten is, zijn er verschillende veiligheidsfeatures geïmplementeerd die ook in dergelijke gevallen de gevoelige klantengegevens kunnen beschermen.

Meerstaps identificatie in het CRM-systeem

Zo beschikken sommige CRM-systemen bijvoorbeeld over een meerstaps identificatie. Dit bestaat uit een combinatie van een username en wachtwoord, en een extra identificatiestap via een andere methode. Denk maar aan identificatie via de mobiele telefoon. Om deze methode te kunnen gebruiken, moet de medewerker zijn telefoonnummer toevoegen. Wanneer de medewerker zijn wachtwoord invoert, genereert het systeem een code en verstuurt het deze naar de mobiele telefoon. Pas wanneer de gebruiker deze invoert in het apparaat waar men toegang wil tot het CRM-systeem, zal hij/zij toegang krijgen. Via deze meerstaps identificatie wordt het voor onbevoegden moeilijker om toegang te krijgen tot het CRM-systeem, zelfs wanneer ze één toestel konden kraken.

CRM-toegang via VPN

Ook een Virtual Private Network (afgekort VPN) verzekert een veilige toegang van medewerkers van de buitendienst of andere mobiele gebruikers van het CRM-systeem. VPN is een overkoepelende term voor diverse technieken, waarbij enkel communicatiepartners die deel uitmaken van het netwerk gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Dit wordt mogelijk gemaakt via 3 gangbare principes.

End-to-Site-VPN

De zogenaamde End-to-site VPN wordt door zijn werkwijze als een Remote Access VPN beschouwd. De VPN verbindt de buitendienst en medewerkers die van thuis uit werken met het ondernemingsnetwerk. Hiervoor moet men op voorhand een VPN-Client installeren op de toestellen. Er wordt een verbinding gemaakt met het externe lokale netwerk via een openbaar netwerk.

End-to-End-VPN

Voor velen zijn Remote Desktop VPN’s met applicaties zoals TeamViewer bekend. De bijzonderheid aan een End-to-End VPN is dat een directe verbinding van host naar host niet mogelijk is. Een Gateway, waarmee beide hosts eerst afzonderlijk een verbinding maken, schakelt beide verbindingen naar elkaar door, zodat er een veilige gegevensuitwisseling kan plaatsvinden. Hou er rekening mee dat men aan beide zijdes eerst VPN-software dient te installeren.

Site-to-Site-VPN

Site-to-Site VPN, of ook Branch Office VPN’s genaamd, verbindt meerdere lokale netwerken (zoals bijvoorbeeld die van verschillende filialen) met een virtueel netwerk. Aan de hand van Extranet-VPN, een variant van Site-to-Site VPN, kunnen ook netwerken van externe firma’s met elkaar verbonden worden. Dit biedt een groot voordeel wanneer men bijvoorbeeld diensten wil aanbieden aan andere ondernemingen. Daarbij krijgt de externe partner toegang tot een deel van het eigen netwerk en beperkt men die toegang met een Firewall.

De keuze van een geschikt CRM-systeem

Zelfs wanneer het mobiele gebruik van een CRM-systeem tal van voordelen meebrengt voor zowel de klanten als de medewerkers, moet de implementatie ervan een weloverwogen keuze zijn. Bij de keuze van een systeem gaat het erom om op voorhand goed te bepalen welke concrete doelen men met het CRM-systeem wil realiseren. Of met andere woorden: welke functies het CRM-systeem moet vervullen.