CRM software voor ledenadministratie

Met ledenadministratie software voor uw vereniging beheert u eenvoudig de clubadministratie, public relations, documentbeheer en nog veel meer.

Hieronder willen we enkele belangrijke functies en toepassingsgebieden van CRM-software voor ledenbeheer nader onder de loep nemen en laten zien waar u op moet letten bij het zoeken naar een geschikt systeem. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat de ledenadministratie eigenlijk is.

inhoudsopgave

• Wat is ledenadministratie?
• Ledencategorisatie
• Clubbeheer
• Documentbeheer
• Public relations
• Evenementen management
• Abonnementenbeheer
• Nieuwsbrief

Wat is ledenadministratie?

De ledenadministratie is evenzeer relevant voor corporaties als verenigingen, clubs, vakbonden, kamers en partijen. In veel gevallen moet het de taken van een klassiek CRM vervullen. Hoewel er enkele belangrijke verschillen zijn tussen klanten en leden, is de aanpak nog steeds vergelijkbaar. Verenigingen zijn in principe net zo bereid om nieuwe leden voor de lange termijn te winnen en te behouden als bedrijven om nieuwe klanten te winnen.

Gebruik CRM-software voor ledenbeheer

Om deze reden is het ook aan te raden om CRM-software te gebruiken voor de ledenadministratie; de toepassingsgebieden zijn grotendeels congruent. Ook op operationeel en bestuurlijk niveau, zoals in de boekhouding, zijn er meer overeenkomsten dan verschillen. Kortom, er zijn tal van parallellen tussen contributiebeheer in bedrijven zoals clubs en verenigingen en facturering in organisaties met winstoogmerk.

Ledencategorisatie

Leden kunnen ook worden gecategoriseerd, net zoals klanten kunnen worden gesegmenteerd, bijvoorbeeld. In sommige systemen is dit mogelijk met behulp van bijvoorbeeld trefwoorden. In de praktijk kunnen bijvoorbeeld alle donateurs van het afgelopen jaar uit een bepaald postcodegebied worden weergegeven.

CRM-software voor clubadministratie

De CRM-markt is even divers als gedifferentieerd. Voor facilitaire zaken in elke branche zijn in de markt passende oplossingen te vinden. Dit geldt in principe ook voor clubs. In zekere zin is dit gewoon een speciale vorm van organisatie. Of de club een goed doel dient of een sportclub is, doet in eerste instantie niet ter zake. Er is in ieder geval een softwareoplossing nodig waarmee clubs de huidige leden kunnen bijhouden.

Holistisch clubbeheer met de CRM

Het systeem kan dan gebruikt worden om bijvoorbeeld contributies te factureren of nieuwsbrieven te versturen. Het systeem kan ook worden gebruikt om nieuwe leden te werven. Clubs zijn natuurlijk maar één mogelijke vorm van corporatie die profiteert van software-ondersteund lidmaatschapsbeheer. Natuurlijk hebben clubs ook andere vereisten die verder gaan dan de software voor lidmaatschapsbeheer. In het volgende willen we echter expliciet ingaan op de ledenadministratie en laten zien welke toepassingsgebieden en functies het kan bestrijken. Sommige van deze functies en toepassingsgebieden spelen ook een belangrijke rol in generieke CRM-systemen of in oplossingen voor andere industrieën. Daarnaast wordt geen aanspraak gemaakt op volledigheid.

Automatisch inloggen in de ledenadministratie

In het tijdperk van digitale transformatie zijn data van onschatbare waarde. Zij helpen clubs, verenigingen en andere instanties om een beter beeld te krijgen van hun eigen leden en hun eisen en wensen. Daarom moet op elk contactpunt (touchpoint) tussen de club en leden informatie worden verzameld, die op een later moment kan worden geëvalueerd met behulp van het CRM-systeem.

Automatisering zorgt voor efficiëntie

Met behulp van een modern CRM-systeem kan deze gegevensverzameling geautomatiseerd worden. Bij elk nieuw contactmoment wordt alle belangrijke informatie van de uitwisseling in het systeem opgeslagen in het respectievelijke bestand van het corresponderende lid en is daar centraal toegankelijk voor alle deelnemers. Zo ontstaat er een 360° beeld van de eigen leden en wordt in de loop van de tijd een solide database opgebouwd die een gefundeerde besluitvorming ondersteunt.

Documentbeheer 

Documentbeheer is een van de centrale taken van elke organisatie; ongeacht of het een bedrijf of een vereniging is. In het digitale tijdperk is het papierloze kantoor vaak het doel. Er zijn verschillende redenen waarom het de moeite waard is om het papierverbruik in uw eigen club te verminderen. Enerzijds worden kosten bespaard op het gebied van printerpapier en inkt. Anderzijds kunnen documenten in digitale vorm ook veel efficiënter beheerd worden. Als er naar een specifiek document wordt gezocht, kan dit binnen enkele seconden worden weergegeven met behulp van de volledige tekstzoekfunctie in het systeem.

Interface tussen CRM en DMS

Het is logisch om een technische koppeling te maken tussen DMS en CRM. Dit heeft als voordeel dat documenten direct kunnen worden gekoppeld aan het dossier van het betreffende lid of contactpersoon. Op deze manier zijn alle belangrijke documenten voor een specifieke contactpersoon direct zichtbaar bij het openen van het betreffende bestand.

Ledenadministratie en public relations

Ook voor veel organisaties met leden behoort public relations tot het dagelijkse brood. Vooral bij bedrijven als stichtingen of politieke partijen is public relations (PR) van groot belang. Een CRM-software voor ledenadministratie heeft daarom vaak ook functies voor public relations.

Het belangrijkste doel is om uw eigen faciliteit zo goed mogelijk te presenteren. Veel parallellen met corporate reputatiemanagement zijn hier te zien. Met behulp van geschikte CRM-software voor dit gebied is het mogelijk om te bepalen welke campagnes wanneer en hoe moeten worden uitgevoerd.

Evenementen management met ledenbeheer software

Evenementen zoals persconferenties kunnen met het CRM-systeem worden gepland en beheerd. In het systeem worden modules uit dit toepassingsgebied vaak ook wel eventmanagement genoemd. De CRM-software kan ook worden gebruikt om bijvoorbeeld evenementen te promoten. Uitnodigingen kunnen rechtstreeks vanuit het systeem naar leden en andere contacten in verschillende categorieën worden verzonden.

Evenementenbeheer met de CRM

Clubs, verenigingen & Co. zijn niet de enige instellingen die profiteren van software-ondersteund evenementenbeheer. Om deze reden zijn de keuzes op dit gebied zeer divers; er zijn veel CRM-systemen op de markt met functies voor eventmanagement.

Lidmaatschap en abonnementenbeheer

Aangiftebeheer is een van de centrale administratieve taken van elke vereniging. Ook hier speelt het kerndoel of de oriëntatie van de vereniging geen rol. Met behulp van CRM-software voor ledenbeheer kunnen alle geldstromen centraal op één plek worden beheerd. Dit geldt zowel voor reguliere bijdragen als voor donaties, waarbij deze afzonderlijk kunnen worden weergegeven in een softwarematig donatiebeheersysteem.

Categorisatie en poststatus

De indeling van de leden in het systeem kan ook direct worden gekoppeld aan hun contributiestatus, zodat in één oogopslag duidelijk is welk lid welke contributie moet betalen. Moderne CRM-systemen kunnen bijvoorbeeld ook functies voor aanmaning, facturering of overboekingen bevatten, zodat alle contributiebeheerprocessen centraal vanuit het CRM-systeem kunnen worden aangestuurd.

Nieuwsbrieftool voor ledenbeheer

Last but not least kunnen nieuwsbrieven ook rechtstreeks via het CRM-systeem verstuurd worden. Ook hier is een categorisering van de leden relevant, zodat de juiste nieuwsbrieven op het juiste moment bij de juiste contacten terechtkomen.

Aparte systemen

Vermeldenswaard is dat er aparte softwareoplossingen zijn voor bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven en voor bijvoorbeeld eventmanagement. In principe is het niet mogelijk om te generaliseren in welke gevallen een aparte oplossing nodig is voor deze functies en wanneer een holistische CRM-software deze taken ook in het bedrijf kan vervullen. Als er echter een apart systeem wordt gebruikt, moet ervoor worden gezorgd dat een koppeling met het CRM-systeem kan worden opgezet zodat een uniforme database kan worden gecreëerd.

Ledenbeheer met het CRM-systeem

Samenvattend kan worden gezegd dat moderne CRM-systemen holistisch, digitaal ledenbeheer mogelijk maken. De specifieke functies die het systeem moet bevatten variëren van organisatie tot organisatie, van club tot club en van partij tot partij. De volgende toepassingsgebieden kunnen bijvoorbeeld worden gedekt openbare relatie, postbeheer en evenementmanagement.
Op functioneel niveau kan CRM-software voor ledenadministratie bijvoorbeeld documentbeheerprocessen, automatische logging en verzending van nieuwsbrieven dekken. Door de diversiteit van de CRM-markt is er voor elke instelling, elk behoefteprofiel en elke omvang passende software voor ledenbeheer te vinden.