De 7 grootste voordelen van een mobiel CRM

Klantgegevens raadplegen, bezoekverslagen vastleggen en afspraken opvolgen onderweg: ontdek hoe mobiel CRM je sales- en serviceteams ondersteunt.

Een klantbezoek eindigt niet zodra je de deur achter je dichttrekt. Afspraken moeten worden vastgelegd, collega’s geïnformeerd en vervolgacties ingepland. Wanneer dat pas op kantoor gebeurt, blijft belangrijke informatie ondertussen in een notitieboekje, mailbox of het hoofd van de accountmanager zitten.

Met een mobiel CRM kunnen medewerkers ook buiten kantoor klantgegevens raadplegen en bijwerken. Dat helpt accountmanagers, buitendienstmedewerkers en serviceteams om hun werkzaamheden direct te verwerken. Maar welke voordelen levert dit op en waar moet je op letten bij het kiezen van een mobiele CRM-oplossing?

In het kort

• Mobiel CRM maakt klantgegevens, afspraken en contactgeschiedenis toegankelijk via een smartphone of tablet.
• Medewerkers kunnen gesprekken direct na een bezoek vastleggen en vervolgacties inplannen.
• Gedeelde informatie helpt buitendienst, binnendienst en service om samen te werken.
• Minder dubbele invoer kan de administratieve belasting van salesteams verlagen.
• Offline toegang, documenten delen en andere functies verschillen per app en abonnement.

Inhoudsopgave

• Wat is mobiel CRM?
• 1. Beter voorbereid naar klantgesprekken
• 2. Bezoekverslagen direct vastleggen
• 3. Minder dubbele administratie
• 4. Klantafspraken sneller opvolgen
• 5. Betere samenwerking tussen afdelingen
• 6. Actueler inzicht in verkoopkansen
• 7. Klanten ook buiten kantoor helpen
• Welke mobiele CRM-software past bij B2B-bedrijven?
• Hoe haal je meer uit mobiel CRM?

Wat is mobiel CRM?

Mobiel CRM is het gebruiken van software voor Customer Relationship Management via een smartphone of tablet. Dat kan met een aparte CRM-app of een webomgeving die geschikt is voor mobiele schermen. Medewerkers krijgen daarmee toegang tot bijvoorbeeld contactpersonen, verkoopkansen, bezoekverslagen en openstaande taken.

De mogelijkheden verschillen per leverancier. Sommige apps richten zich vooral op het raadplegen en bijwerken van gegevens. Andere ondersteunen ook documenten, offerteprocessen of offline werkzaamheden. Controleer daarom welke handelingen daadwerkelijk mobiel beschikbaar zijn: een mobiele versie bevat niet automatisch alle functies van de desktopomgeving.

1. Beter voorbereid naar klantgesprekken

Vlak voor een afspraak wil je weten wat er bij een klant speelt. Wie is je gesprekspartner, welke afspraken zijn eerder gemaakt en waarover is recent contact geweest? Met een mobiel CRM kun je deze informatie op locatie raadplegen. Je hoeft daarvoor niet eerst een collega te bellen of verschillende e-mails terug te zoeken.

Dat is bijvoorbeeld waardevol wanneer de klant gisteren een probleem heeft gemeld bij de binnendienst. Als die melding in het CRM staat en voor jou toegankelijk is, kun je er tijdens het bezoek rekening mee houden. Je begint het gesprek met een actueel beeld van de relatie en kunt gericht vragen naar wat nog moet worden opgelost.

2. Bezoekverslagen direct vastleggen

Na meerdere klantbezoeken kunnen details door elkaar lopen. Welke klant wilde een aangepaste offerte en bij welk bedrijf moet een technisch specialist aansluiten? Door een verslag direct na de afspraak vast te leggen, verklein je de kans dat informatie verloren gaat of bij de verkeerde klant terechtkomt.

Maak de registratie kort en bruikbaar. Noteer bijvoorbeeld de behoefte van de klant, gemaakte afspraken, de verantwoordelijke medewerker en de uiterste opvolgdatum. Een collega kan dan verder met het verslag zonder eerst om uitleg te vragen. Eventuele functies voor dicteren of het toevoegen van bijlagen kunnen helpen, maar controleer of de gekozen app deze ondersteunt.

3. Minder dubbele administratie

Mobiel CRM kan de productiviteit van salesteams verbeteren doordat informatie meteen op de juiste plek terechtkomt. Een accountmanager die na een bezoek contactgegevens actualiseert of een verkoopkans bijwerkt, hoeft deze handeling later niet opnieuw uit te voeren op basis van losse aantekeningen.

De tijdwinst hangt af van het gebruiksgemak en de inrichting. Veel verplichte velden, onduidelijke schermen of een moeizame synchronisatie kunnen juist extra werk veroorzaken. Laat tijdens een demonstratie daarom zien hoe een medewerker een bezoek afrondt: van het openen van het klantprofiel tot het opslaan van een verslag en het inplannen van een vervolgactie.

4. Klantafspraken sneller opvolgen

Een goed gesprek moet leiden tot een duidelijke volgende stap. Met mobiel CRM kan een medewerker direct een taak aanmaken, een deadline vastleggen en waar mogelijk een collega als verantwoordelijke aanwijzen. Herinneringen kunnen helpen om de afspraak op het juiste moment opnieuw onder de aandacht te brengen.

Stel dat een klant aanvullende productspecificaties nodig heeft voordat een offerte wordt goedgekeurd. De accountmanager legt het verzoek vast bij de verkoopkans en wijst het toe aan de juiste medewerker. Zo is zichtbaar wat er nodig is en wie actie moet ondernemen. Spreek wel af hoe taken worden opgepakt en afgerond; alleen een melding versturen garandeert geen opvolging.

5. Betere samenwerking tussen afdelingen

Buitendienst en binnendienst hebben ieder hun eigen contactmomenten met klanten. Zonder gedeelde registratie kunnen daardoor verschillende beelden ontstaan. De accountmanager heeft bijvoorbeeld een gewijzigde klantwens besproken, terwijl de binnendienst nog uitgaat van een eerdere afspraak.

Mobiel CRM helpt om informatie sneller beschikbaar te maken zodra wijzigingen zijn opgeslagen en gesynchroniseerd. Collega’s kunnen daarop voortbouwen binnen hun toegangsrechten. Moet een afspraak ook worden verwerkt in de orderadministratie of planning? Dan is daarnaast een koppeling of duidelijke overdracht nodig. Het vastleggen van een verzoek in CRM wijzigt niet automatisch een order in een ander systeem.

6. Actueler inzicht in verkoopkansen

Tijdens een gesprek kan blijken dat een verkooptraject anders verloopt dan verwacht. Er moet een extra beslisser aansluiten, het budget is nog niet goedgekeurd of de klant wil eerder bestellen. Door deze informatie mobiel bij te werken, blijft de verkooppijplijn beter aansluiten op de situatie bij de klant.

Dat maakt ook het overleg met de salesmanager concreter. Het gesprek kan gaan over vervolgstappen en benodigde ondersteuning, in plaats van over het verzamelen van achterstallige updates. Actuele gegevens garanderen geen juiste verkoopprognose, maar helpen wel om verwachtingen te baseren op recente informatie.

7. Klanten ook buiten kantoor helpen

Een klant kan bellen terwijl je tussen twee afspraken zit. Met mobiel CRM kun je op een geschikt moment de contactgeschiedenis en openstaande acties bekijken. Je hoeft de vraag daardoor niet altijd uit te stellen totdat je weer achter je bureau zit.

Afhankelijk van de beschikbare functies kun je een document delen, een verzoek doorzetten of de voortgang van een traject controleren. Let daarbij op welke informatie actueel beschikbaar is. Voor voorraadstanden, leverdata of facturen kan een koppeling met andere software nodig zijn. Een goed antwoord begint bij weten wat je wel en niet kunt verifiëren.

Welke mobiele CRM-software past bij B2B-bedrijven?

Voor B2B-bedrijven is vooral belangrijk hoe de app omgaat met organisaties, meerdere contactpersonen en langere verkooptrajecten. Een accountmanager moet bijvoorbeeld kunnen zien wie inhoudelijk adviseert, wie beslist en welke afspraken voor een hele organisatie gelden. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van jullie processen, bestaande systemen en budget.

Gebruik bij het kiezen van CRM-software een herkenbaar klantbezoek als test. Laat iedere leverancier dezelfde werkzaamheden demonstreren en beoordeel daarbij:

• Klantstructuur: kun je bedrijven, vestigingen en contactpersonen overzichtelijk verbinden?
• Gebruiksgemak: hoe snel vind je informatie en leg je een gesprek met vervolgactie vast?
• Offline gebruik: wat kun je zonder internet bekijken of wijzigen en hoe worden wijzigingen later gesynchroniseerd?
• Koppelingen: welke informatie is beschikbaar vanuit e-mail, agenda en eventuele ERP-software?
• Toegangsbeheer: welke gegevens zijn mobiel toegankelijk en hoe kan toegang worden ingetrokken?
• Kosten: zijn de mobiele app en benodigde functies inbegrepen in het abonnement?

Laat dagelijkse gebruikers de app op hun eigen type toestel testen. Een demonstratie op een groot scherm zegt weinig over het werken op een telefoon tussen afspraken. Door CRM-systemen te vergelijken op dezelfde praktijksituaties krijg je een bruikbaarder beeld van de verschillen.

Hoe haal je meer uit mobiel CRM?

Begin met enkele werkzaamheden die buiten kantoor regelmatig terugkomen, zoals klantinformatie raadplegen, bezoekverslagen opslaan en vervolgacties vastleggen. Spreek af welke gegevens nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor opvolging. Neem deze werkwijze mee in de CRM-implementatie, zodat medewerkers ermee oefenen voordat zij zelfstandig op pad gaan.

Evalueer vervolgens of het werk daadwerkelijk verbetert. Worden verslagen eerder vastgelegd, blijven minder taken liggen en hoeft de binnendienst minder vaak om uitleg te vragen? Zulke signalen maken duidelijk waar mobiel CRM helpt en waar de inrichting moet worden aangepast. Het aantal geopende apps zegt daar op zichzelf weinig over.

Welk CRM-systeem past bij jouw team?

Wil je klantgegevens, bezoekverslagen en opvolging ook onderweg goed organiseren? Vul je wensen in en start met CRM-software vergelijken.