Wat kost CRM-software? Zo krijg je inzicht in alle kosten

Bedrijven van elke omvang kunnen een passend CRM-systeem vinden. Wat dat kost? Dat hangt af van de volgende factoren.

CRM-systemen worden steeds belangrijker. In dit digitale tijdperk vertrouwen bedrijven op software om klantrelaties te beheren, processen te automatiseren en klantinzichten te verzamelen.

Toch zijn veel bedrijven terughoudend. Vooral kleinere organisaties of start-ups twijfelen of een CRM-systeem financieel haalbaar is. Ze vragen zich af: “Is dit iets wat wij ons kunnen veroorloven?”

In dit artikel leggen we uit wat CRM precies is, hoe het bedrijven ondersteunt, welke kostenfactoren meespelen, en waarom een investering in CRM op de lange termijn vaak waardevol blijkt te zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is CRM?
  • Wat doet een CRM-systeem?
  • Belangrijke CRM-functionaliteiten
• Factoren die de kosten van CRM beïnvloeden
• Waarom een CRM-investering loont
• Conclusie

Wat is CRM?

De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management, oftewel klantrelatiebeheer. CRM draait om het beheren van alle processen die met de klant te maken hebben. Het doel is om zodoende meer inzicht te krijgen in het doen en laten van je klant, zodat je vervolgens beter op hun behoeften kunt inspelen. 

De juiste software zal ervoor zorgen dat alle relevante klantgegevens worden verzameld, dat processen worden gestroomlijnd en dat gebruikers beschikken over waardevolle en bruikbare inzichten. 

Wat doet een CRM-systeem?

Een CRM-systeem is een centrale database waarin alle relevante klantinformatie wordt opgeslagen. Dit kan gaan om contactgegevens, interactiegeschiedenis, aankoopgedrag en voorkeuren. Oftewel, alles dat je over een klant zou moeten weten.

Medewerkers kunnen deze informatie inzien en gebruiken. Zo wordt samenwerking tussen afdelingen makkelijker, bijvoorbeeld tussen verkoop, marketing en klantenservice. Men weet precies wat een klant heeft gekocht, hoe ze met je organisatie in aanraking zijn gekomen en of ze ooit een klacht hebben ingediend. 

Daarnaast bieden moderne systemen analysemogelijkheden, zodat je trends kunt herkennen, klantsegmenten kunt definiëren en marketingcampagnes kunt optimaliseren. 

Kortom: CRM helpt bedrijven niet alleen de huidige klantrelaties te beheren, maar ook strategische beslissingen te onderbouwen.

Belangrijke CRM-functionaliteiten

De meeste CRM-systemen zijn modulair ingericht. Dat wil zeggen dat de softwareomgeving uit verschillende deelgebieden bestaat, die ieder hun eigen doel hebben. Hoewel er veel verschillende modules bestaan, kun je ze globaal indelen in de volgende categorieën:

• Contact- en accountbeheer: centraal overzicht van klanten en bedrijven waarmee men zaken doet.
• Verkoop- en marketingondersteuning: automatisering van processen zoals opvolging van leads en marketingcampagnes.
• Service en support: registratie van klantvragen en klachten, zodat je klanten beter van dienst kan zijn.
• Analyse en rapportage: inzicht in klantgedrag, trends en prestaties van het bedrijf.

Door deze functionaliteiten kun je processen efficiënter maken en klanten beter bedienen, zonder dat je iedere module afzonderlijk hoeft te implementeren.

Factoren die de kosten van CRM beïnvloeden

Dan komen we terug op de hoofdvraag van dit artikel: wat kost een CRM-systeem nu precies? En eigenlijk kunnen we die vraag helemaal niet beantwoorden. Er is namelijk geen standaardprijs voor een CRM-systeem. De uiteindelijke CRM-software kosten hangen af van verschillende factoren:

• Aantal gebruikers: een CRM voor één gebruiker kan al onder de €20 per maand liggen, terwijl grotere teams vaak een aangepaste prijsstructuur hebben.
• Functionaliteiten: hoe meer modules en automatiseringen je gebruikt, hoe hoger de prijs.
• Implementatie en training: sommige systemen vereisen extra ondersteuning bij installatie, integratie met andere software en training van medewerkers.
• Hosting: cloudgebaseerde oplossingen brengen vaak maandelijkse licentiekosten met zich mee, terwijl on-premise oplossingen meer initiële investeringen vergen.

Het is dus belangrijk om te benadrukken dat er geen direct antwoord is op de vraag “Wat kost een CRM-systeem?”. Het hangt altijd af van je specifieke bedrijfsbehoeften en het systeem waar je uiteindelijk voor kiest.

Waarom een CRM-investering loont

Ondanks de kosten kan een goed gekozen CRM-systeem op de lange termijn veel opleveren:

• Betere klantinzichten: je begrijpt welke klanten het meest waardevol zijn en waar kansen liggen.
• Efficiëntie: routineprocessen kunnen worden geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op andere werkzaamheden.
• Klantloyaliteit en groei: gepersonaliseerde communicatie en verbeterde service leiden tot tevreden klanten en herhaalaankopen.
• Strategische beslissingen: analysefuncties helpen bij het plannen van nieuwe strategieën en bij product- of dienstinnovaties.

Zelfs als de initiële investering een drempel lijkt, kan de ROI (return on investment) aanzienlijk zijn, vooral als het systeem volledig wordt geïntegreerd in je bedrijfsprocessen. Daarvoor is het wel belangrijk dat je voor het juiste CRM-systeem kiest.

Tips bij het kiezen van een CRM-systeem:

• Bepaal je eisenprofiel: welke processen wil je stroomlijnen en welke inzichten wil je verkrijgen?
• Kijk naar schaalbaarheid: kies een systeem dat met je bedrijf kan meegroeien.
• Vergelijk onafhankelijk: gebruik leveranciersonafhankelijke vergelijkingstools om verschillende systemen te beoordelen.
• Focus op bruikbaarheid: een systeem moet intuïtief zijn en medewerkers helpen in plaats van te belasten.

Door deze stappen te volgen, vind je een CRM-oplossing die bij jouw bedrijf past, ongeacht de grootte of het budget.

Conclusie

De twijfel of je een CRM-systeem wel kan betalen is legitiem, maar hoeft geen obstakel te zijn. Er is namelijk een systeem voor elk type bedrijf en elk budget.

Een goed gekozen CRM-systeem kan je bedrijf jarenlang vooruit helpen en draagt bij aan een duurzaam concurrentievoordeel. En dat heeft eigenlijk helemaal geen prijskaartje, toch?