Wat is de taak van een Territory Manager?

Wij werpen een blik op de cruciale rol die een Territory Manager en het bijbehorende Sales Territory Management voor uw B2B-organisatie kunnen spelen.

Het ontwikkelen en inrichten van het gehele salesproces is voor B2B een intensieve, complexe en doorgaans tijdrovende taak. In deze competitieve markt is het niet langer aan te raden om met hagel te schieten, maar om goed de tijd te nemen om een persoonlijke band met uw klant op te bouwen. Eén van de manieren om dit te doen, is dankzij efficiënt Sales Territory Management.

In dit artikel lichten wij de voordelen van Territory Management toe en laten wij zien hoe u dit proces zelf vorm zou kunnen geven. Maar eerst: wat doet een Territory Manager precies?

Inhoudsopgave

• Territory Managers
  • Territory Management
• De voordelen van Territory Management
• Territory Management en CRM
• Territory Management: een stappenplan
• Conclusie

Territory Managers

Territory Managers, ook wel bekend als gebiedsmanagers, zijn doorgaans ervaren salesmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van het verkoopteam. Ze zijn verantwoordelijk voor de training en opleiding van het team, het analyseren van de verkoopresultaten en het bepalen van de verkoopdoelstellingen. Beslissingen worden gemaakt op basis van verkoop- en marketinggegevens uit het verleden. 

Gebiedsmanagers kunnen ook een eigen gebied in beheer hebben waarvoor ze de salesactiviteiten uitvoeren en de banden met regionale ondernemingen beheren. Toch komt de eerder geschetste situatie, waar ze voornamelijk een sturende en dus managementfunctie hebben, vaker voor. Dit hangt vaak af van de grootte van de organisatie. 

Territory Management

De taak die Territory Managers op dagelijkse basis uitvoeren kan dus ook wel omschreven worden als de definitie van Territory Management. Het is het proces waarin verkopers bepaalde segmenten van het klantenbestand en de bijbehorende doelgroep/prospects beheren en analyseren. Deze segmenten worden doorgaans gebaseerd op één of meerdere van de volgende factoren: geografische ligging, sector, formaat, enzovoorts. Uiteindelijk is het aan de organisatie en haar verkopers om vast te stellen op basis waarvan zij hun doelgroep willen onderverdelen. 

De voordelen van Territory Management

Efficiënt en doordacht Territory Management kan vele voordelen met zich meebrengen. Het helpt bijvoorbeeld de potentie van een bepaald segment in kaart te brengen, wat op zijn beurt de kans op succesvolle sales weer vergroot. Laten we eens kijken naar andere voordelen van Territory Management:

• Workload. Territory Management stelt u in staat om het werk binnen uw team op efficiënte wijze te verdelen. Iedere verkoper is namelijk de baas over zijn of haar eigen gebied en weet precies wat er van hen wordt verwacht.
• Productiviteit en performance. Door verkopers te koppelen aan bepaalde gebieden, stelt u ze verantwoordelijk voor de voortgang in dat specifieke gebied. In veel gevallen is gemerkt dat dit leidt tot een positieve invloed ten opzichte van de productiviteit en performance van de verkoper. De mate van verantwoordelijkheid zorgt er vaak voor dat ze nét even dat stapje extra zetten om de klanten tevreden te maken en houden. 
• Strategie. Door uw doelgroep onder te brengen in verschillende segmenten met ieder haar eigen kenmerken, creëert u de mogelijkheid om de betreffende segmenten op strategische wijze te benaderen. Schieten met losse flodders is hierdoor niet meer nodig: u weet namelijk precies wie u wilt bereiken. Hierdoor bent u ook in staat om uw beste verkopers bijvoorbeeld per gebied onder te verdelen, zodat zij hun kwaliteiten optimaal kunnen toepassen. 
• Klantrelaties. Territory Management stelt u tevens in staat om de relatie met uw klanten significant te versterken. U kan uw verkopers namelijk koppelen aan gebieden waarin zij excelleren en zodoende de klantervaring personaliseren. Stel dat één van uw segmenten de sector horeca is, dan krijgen zij het liefst te maken met een verkoper die hiermee bekend is. Door slim in te spelen op de kenmerken van zowel uw klanten als uw personeel, vergroot u de kans op een goede relatie tussen de twee.

Territory Management en CRM

Zoals eerder vermeld houden Territory Managers zich veelal bezig met het opstellen van salesdoelstellingen, het analyseren van data, het ontwikkelen van trainingen, het oplossen van klachten en het beheren en bewaken van budgetten. Het dagelijks leven van een Territory Manager, dat er doorgaans geen twee dagen hetzelfde uitziet, staat dus in het teken van het beheren van klantrelatieprocessen. En laat daar nu net een softwareprogramma voor zijn, dat daarin perfecte ondersteuning kan bieden. 

Naast de mogelijkheid om klantgegevens en gesloten deals vast te leggen, dient Customer Relationship Management-software ook als centrale hub waarin al uw personeel in realtime informatie kan inzien. Zo is iedereen te allen tijde op de hoogte van de meest recente gegevens en ontwikkelingen. Ook stelt het ze in staat om onderling efficiënt met elkaar te communiceren.

Territory Management: een stappenplan

Om tot een effectieve Territory Management-strategie te komen, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over de 5W2H, ofwel: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel. Met behulp van het volgende stappenplan, verzekert u uw organisatie van een gedegen en weldoordachte gebiedsstrategie, zodat u uw salespotentie optimaal kan benutten (SPOTIO.com, 2 oktober 2023).

1. Analyseer uw klanten/doelgroep.

Het is funest voor het succes van een organisatie om een goed begrip te hebben van haar klanten en doelgroep. Als u niet weet wie uw klanten zijn en wat ze doet bewegen, hoe kan u ze dan überhaupt bereiken? Het is dus cruciaal om van tevoren vast te leggen welke behoeften uw doelgroep heeft en hoe deze eruit ziet. Zo weet u zeker dat uw strategie wordt toegepast op de juiste groep mensen, degenen die namelijk behoefte hebben aan uw product of dienst.

2. Doe onderzoek naar uw concurrentie.

Ieder project dat te maken heeft met klantrelatiebeheer dient onder andere te beginnen met een onderzoek naar de concurrentie. Inzicht in hun respectievelijke strategieën en de manier waarop zij segmenteren geven u een beter beeld van hoe het eventueel wel of niet moet.

3. Analyseer uw eigen middelen.

Weten wat uw concurrentie doet is één, maar wellicht nog belangrijker is een kijkje in de eigen keuken om te weten wat de huidige stand van zaken is. Hoeveel personeel heeft u rondlopen en wat zijn hun sterktes en zwaktes? Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de stand van zaken binnen uw organisatie, zodat u precies weet wat ze aan kunnen. Het heeft namelijk geen zin om met slechts 3 verkopers een gebied 42.000 km² (de oppervlakte van ons land) te willen bestrijken. 

4. Stel uw doelen.

Als u volledig op de hoogte bent van uw doelgroep, de concurrentie en de stand van zaken binnen uw organisatie, is het tijd om de verkoopdoelen op te stellen. Zo dient u onder andere te kijken naar de (bijvoorbeeld maandelijkse): opbrengst, contactmomenten met klanten, gesloten deals en het slagingspercentage van lead naar sale. Denk hierbij ook aan het concreet vastleggen van de gestelde doelen, bijvoorbeeld in de vorm van KPI’s.

5. Segmenteer uw salesgebieden.

Gedurende de vijfde stap is het tijd om te bepalen op basis waarvan u uw doelgroep gaat segmenteren. Dit kan op basis van de volgende details (die uiteraard ook te combineren zijn): geografische ligging, sector/branche, grootte van de organisatie, het product dat ze verkopen of andere doelgroep-gerelateerde kenmerken die voor uw organisatie van belang zijn.

6. Creëer een plan de campagne.

Het is van groot belang om de activiteiten van uw salesmedewerkers goed in te plannen. Iedere verkoper moet de tijd hebben om alle (potentiële) klanten te bezoeken en te helpen met eventuele beren op de weg. In essentie dient men dus een planning op te stellen: hoeveel klanten vallen onder dit segment en hoeveel uur zijn we hier per week aan kwijt? Andere vragen als ‘Hoe vaak per week dienen we contact met ze op te nemen?’ moeten hier ook beantwoord worden.

In deze fase kan het ook van toepassing zijn om te kijken naar manieren waarop u uw personeel wil motiveren om de gestelde doelen te behalen. Bij veel bedrijven worden verkopers bepaalde bonussen voorgehouden, die zij zullen ontvangen als ze persoonlijke doelen behalen. Maar iedereen kan dit natuurlijk anders indelen.

7. Salespersoneel toewijzen.

Dit is in principe de laatste concrete stap in het voorbereidingsproces. Het is duidelijk welke segmenten er zijn, hoeveel onderhoud deze vereisen, wat de kenmerken zijn en waar ze behoefte aan hebben. 

Dan is het nu tijd om uw personeel ook daadwerkelijk te koppelen aan één of meerdere segmenten. Hier is het van cruciaal belang om uw personeel te koppelen aan het segment waarin zij excelleren, of expertise in hebben. Ook dient er gekeken te worden naar de ervaring en verdeling, zo is het aan te raden om uw ervaren personeel te koppelen aan de grootste klanten. Deze workload moet echter wel beheersbaar zijn, dus de verkopers die de ietwat kleinere bedrijven onder hun hoede nemen, krijgen dan wat meer accounts toegewezen.

8. Monitor data en sales performance met uw CRM.

Bij deze stap is het proces inmiddels in volle gang gezet. Net zo belangrijk als een goede voorbereiding, is het monitoren van de progressie die wordt geboekt. De meeste CRM-oplossingen zijn in staat om deze voortgang voor u in kaart te brengen en bij te houden. Hierbij moeten we denken aan: wat heeft iedere klant opgeleverd, hoeveel nieuwe klanten hebben we deze week mogen verwelkomen, wat is de gemiddelde waarde per deal, en nog veel meer.

Conclusie

De taak van een Territory Manager en het bijbehorende Sales Territory Management zijn absoluut niet te onderschatten voor organisaties die afstand willen nemen van de concurrentie. Door ervaren personeel toe te wijzen aan bepaalde segmenten van uw doelgroep maakt u hun dagelijks werk eenvoudiger en leuker, en wordt de klant gefaciliteerd met een persoonlijke, op maat gemaakte ervaring die de onderlinge relatie met uw organisatie doet versterken.

Met behulp van geschikte CRM-software leggen uw verkoopmedewerkers klantgerelateerde data eenvoudig vast zodat uw Territory Manager te allen tijde toegang heeft tot de meest recente data. Zo kunnen zij zich focussen op hetgeen waarmee uw organisatie daadwerkelijk afstand kan nemen van de concurrentie: het optimaliseren en stroomlijnen van uw verkoopprocessen.