Wat betekent CRM-software voor NGO’s?

Het belang van CRM voor NGO's is niet altijd even duidelijk. Daarom willen wij graag u duidelijkheid bieden in dit artikel.

Een NGO onderscheidt zich vooral van andere bedrijven op zakelijk gebied. Terwijl in conventionele bedrijven winstmaximalisatie de motor van handel is, komen in een NGO charitatieve doeleinden naar voren. Daarom zijn de meeste processen anders gestructureerd en wordt succes hier anders gemeten dan in bedrijven in de particuliere sector. Daarom moet de CRM-software ook van een andere aard zijn. Waar CRM-software voor een NGO om draait, leest u hier.

Inhoudsopgave

• Definitie CRM
• Branchespecifieke software
• Conclusie

De definitie van van CRM

CRM staat voor Customer Relationship Management, oftewel klantrelatiebeheer. In de kern bestaat CRM uit twee kanten, namelijk het beheren van al het contact met klanten en de automatisering van processen

Een CRM-systeem vervult de functie om alle processen digitaal in kaart te brengen. Deze kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en geoptimaliseerd. Het systeem functioneert als centrale database voor alle elementaire klantgegevens en informatie. Hierdoor krijgen bedrijven meer inzicht in hun eigen klanten.

Branchespecifieke software

Afhankelijk van de behoeften en het bedrijfsgebied bestaat een CRM-softwaresysteem uit verschillende modules en functies die nodig zijn om uw eigen processen in hun geheel in kaart te kunnen brengen. Veel CRM-leveranciers hebben zich daarom in de loop van de tijd gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven.

Vandaag de dag zijn er talloze verschillende CRM-softwareoplossingen op de CRM-markt die zich richten op specifieke bedrijven. Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat deze branchespecifieke oplossingen al veel belangrijke functies voor de industrie in hun standaardversies dekken.

Een generiek CRM-systeem daarentegen zou eerst moeten worden aangepast aan de behoeften van uw eigen bedrijf. Een branchespecifiek systeem kan daarentegen direct worden gebruikt. Ook bij de doorontwikkeling van de CRM-software ligt de focus van de ontwikkelaars op uitdagingen in de eigen branche. Bij algemene software moet u meestal wachten en hopen op aanpassingen voor toekomstige ontwikkelingen in uw eigen branche.

Waarom heeft u CRM-software specifiek nodig voor een NGO?

Zoals in het begin al vermeld, verschilt een NGO van andere bedrijven op het vlak van concrete ondernemersdoelen. Maar er zijn ook veel overeenkomsten met particuliere bedrijven. Vooral bij het gebruik van de fondsen zijn beide vormen afhankelijk van maximale efficiëntie. Voor NGO's betekent dit echter dat het beschikbare geld zo volledig naar de projecten kan vloeien. Het bestuurlijke apparaat moet zo slank mogelijk worden gehouden. Maar zelfs een NGO kan niet zonder administratie. Van personeelsplanning tot donatiebeheer tot financieringsbeheer, deze taken vormen de kern van elke NGO. Tegelijkertijd speelt transparantie een belangrijkere rol als bij geen enkele andere vorm van zaken doen. Donateurs willen weten waar geld naartoe gaat en waar het voor wordt gebruikt. Om dit alles zo goed mogelijk bij te kunnen houden, is CRM-software nodig die speciaal is afgestemd op de behoeften van een NGO.

CRM voor optimaal donateurbeheer voor NGO’s

De term klant is niet helemaal van toepassing in NGO's. Meestal gaat het om donateurs en die moeten fundamenteel anders behandeld worden dan een klassieke klant in de detailhandel. Daarom moet de CRM-module ook rekening kunnen houden met deze speciale functie. Met een CRM-software is het mogelijk om de donateurs veel beter en individueler te ondersteunen.

Donateurs willen geïnformeerd worden over de voortgang en het gebruik van hun donaties. Met verschillende functies binnen de CRM kunnen donateurs worden onderverdeeld in specifieke groepen en dienovereenkomstig worden geïnformeerd. Door alle gegevens te centraliseren, wordt het mogelijk om ze te evalueren en meer segreciatieve donorgroepen te identificeren. Het is mogelijk om erachter te komen wanneer en hoe contact met hen op te nemen. 

CRM-leverancier met branchekennis in NGO’s

Juist daarom is het zo belangrijk om naast de juiste CRM-software ook de juiste CRM-leverancier te vinden. Een ervaren CRM-leverancier kent de bijzondere uitdagingen waar een NGO voor staat en kan daar tijdens de implementatie rekening mee houden.

De leverancier begrijpt beter wat belangrijk is voor een NGO, welke processen zich kunnen aanpassen aan de software en waar de software zich moet aanpassen aan de processen. Veel projecten mislukken door onvoldoende communicatie tussen leverancier en klant. Een ervaren leverancier spreekt op een manier die NGO’s begrijpen en kan het project helpen slagen met belangrijke tips en advies.

Conclusie: Kies CRM-software die geschikt is voor uw NGO

Het vinden van de juiste CRM-software voor uw NGO is niet altijd eenvoudig gezien de vele oplossingen op de markt. Maar met de juiste voorbereiding op uw zoektocht kunnen passende oplossingen er snel uit gefilterd worden. De focus moet ook op de aanbieder zelf liggen. Indien mogelijk moeten ze uw branche precies kennen en weten wat echt belangrijk voor u is als het gaat om CRM-implementatie.