Test uw nieuwe CRM-systeem op deze belangrijke punten

De test-fase bepaalt de geschiktheid van het CRM-systeem. Ontdek op welke punten de software zeker moet worden getest.

De introductie van een nieuw CRM-systeem is een resource-intensieve investering die goed moet worden doordacht. De implementatie zelf bestaat uit verschillende stappen, die sterk kunnen variëren tussen bedrijven.

Wat is de testfase van een CRM-implementatie?
De rol van de hoofdgebruiker
Relevantie van de testfase
Acceptatie van het CRM-systeem
De 5 soorten CRM-tests
De CRM-testfase - een conclusie

Wat is de testfase van een CRM-implementatie?

In dit proces vormt de pilootoperatie de voorlaatste stap vóór de bedrijfsbrede inbedrijfstelling, de zogenaamde uitrol. In deze belangrijke fase worden alle kinderziektes geëlimineerd, die in de praktijk alleen uitkristalliseren. Een uitgebreide planning is des te belangrijker om het aantal problemen te minimaliseren dat in de planningsfase had kunnen worden voorkomen.

De rol van hoofdgebruiker

De praktische test van de software wordt meestal vooraf uitgevoerd door de kerngebruikers onder leiding van een CRM-manager. Deze identificeren problemen of optimalisatiepotentieel om te voorkomen dat ze de definitieve versie binnensluipen.

Relevantie van de testfase

Ten slotte moet een adequate CRM vooral één ding doen: klant specifieke processen optimaliseren en de efficiëntie verhogen. Als het systeem zelf defect is, is dit een belangrijk obstakel dat regelmatig waardevolle werktijd in beslag neemt. In extreme gevallen kan een defecte CRM waardevolle klantrelaties op de lange termijn beschadigen. Om dit te voorkomen, is een gedetailleerde testfase essentieel.

Acceptatie van het CRM-systeem

Kortom, gebruikersacceptatie is een belangrijk onderdeel van een succesvol geïmplementeerd CRM-systeem. Als gebruikers de software niet accepteren of niet willen werken, bijvoorbeeld vanwege een verwarrende gebruikersinterface of andere workflows, is deze niet erg efficiënt.

Om deze reden moeten ondernemers tijdens de testfase altijd op zoek zijn naar actieve werknemersrecensies. Gebruikers kunnen waardevolle informatie geven over waar zich problemen kunnen voordoen in het dagelijks leven of welke functies of processen nog niet optimaal worden weergegeven.

De 5 soorten CRM-tests

Bij de evaluatie van het systeem wordt rekening gehouden met verschillende aspecten. Meestal zijn er verschillende pilotversies nodig voordat er uiteindelijk een geschikt systeem uitrolt. Voordat dit het geval is, moeten naast de duidelijkheid ook enkele technische aspecten worden gecontroleerd.

Datakwaliteitstests in CRM

Er moet voor worden gezorgd dat de software de ingevoerde gegevens correct verwerkt en functies zoals een volledige tekstzoekfunctie correct uitvoert. Vooral als bijvoorbeeld analoge documenten met OCR naar de database zijn overgebracht, moet ervoor worden gezorgd dat de software tekens correct herkent om terugkerende fouten te voorkomen.

Moderne CRM-systemen bieden soms zeer complexe opties voor gegevensanalyse, evaluatie en kaarten. In de testfase moet ervoor worden gezorgd dat gegevens correct worden verwerkt en toegewezen.

CRM-interface en integratietests

Een van de doelen van een CRM-implementatie is het centrale beheer van klantgegevens. Als de interfaces met bestaande systemen echter niet compleet zijn, kunnen datasilo's zich nog steeds ophopen. Om dit te voorkomen, moeten interfaces met het bestaande IT-landschap uitgebreid worden gecontroleerd.

CRM-functietest

Qua functionaliteit gaat de testfase voornamelijk over het testen van bestaande workflows. Een geschikt CRM-systeem zou idealiter ook in staat moeten zijn om meer ongebruikelijke, bedrijfsspecifieke processen en workflows zonder fouten in kaart te brengen om maximale efficiëntie te garanderen. Als dit niet het geval is, moeten processen worden aangepast aan het systeem. In de meeste gevallen gaat dit niet alleen gepaard met extra inspanningen, maar is het ook zeer inefficiënt.

CRM-prestatietests

Naast de nodige tests voor de basisfunctionaliteit van de software, moet ook worden gecontroleerd hoe het CRM-systeem onder hoge belasting werkt. Hier is het aan te raden om bijvoorbeeld bij het maximale gebruik rekening te houden met de oplaadtijd.

In de praktijk is dit de tijd die het systeem nodig heeft om bepaalde gegevens op te vragen of te verwerken als het realistische maximale aantal gebruikers dat tegelijkertijd toegang tot het systeem zou kunnen hebben actief is.

Dit type test helpt u om het systeem beter te beoordelen. Als het al bij een relatief klein aantal gebruikers mislukt, moet de provider worden geraadpleegd, tenzij het een intern veroorzaakt probleem is.

CRM-beveiligingstests

Gegevensbescherming is sinds de inwerkingtreding van de AVG in mei 2018 een alomtegenwoordig onderwerp geworden. Bedrijven die persoonsgegevens verwerken en opslaan, moeten ervoor zorgen dat dit gebeurt in overeenstemming met de richtlijnen voor gegevensbescherming die zijn gedefinieerd in de AVG. Als dit niet het geval is, kunnen in extreme gevallen extreme straffen worden opgelegd.

Daarom moet het in het belang van elk bedrijf zijn om CRM te beschermen tegen mogelijke toegang door derden.
Beveiligingstests vormen daarom een belangrijk onderdeel van de testfase. Als het relatief eenvoudig is om toegang te krijgen van buiten het bedrijf, moet de pilot worden herzien.

In het ideale geval moet dit type test worden uitgevoerd door geschikte gegevensbeschermingsdeskundigen die het onderwerp uitgebreid behandelen en indien nodig ook technische suggesties voor verbetering kunnen doen.

De CRM-testfase - een conclusie

De pilot of de testfase van een nieuw CRM-systeem is essentieel om de lopende operatie soepel te laten verlopen. Dit betekent echter niet dat de testfase eindigt na de bedrijfsbrede implementatie.

Regelmatig onderhoud is essentieel

Het is zinvol om de software op bepaalde intervallen te laten controleren, bijvoorbeeld om een continue gegevensbeveiliging te garanderen. Als er bijvoorbeeld onjuiste evaluaties worden geproduceerd, kan dit een indicatie zijn dat de CRM opnieuw moet worden gecontroleerd.