Hoe Rotterdam Sport Support meer inzicht krijgt dankzij Sugar

Rotterdam Sport Support maakt al meer dan tien jaar gebruik van Sugar. Met deze klantencase geven ze daar graag inzicht in.

Eerder deze maand schreven wij van Acuity artikelen over SugarCRM en diens verschillende oplossingen. Natuurlijk is het echter ook belangrijk dat we gebruikers van de software aan het woord laten. Rotterdam Sport Support maakt al jaren gebruik van SugarCRM, vandaar ook dat wij hun ervaringen daarmee willen delen.

De missie van Rotterdam Sport Support

Er zijn diverse programma’s waarbij kinderen worden gestimuleerd om lid te worden van een sportvereniging. Daarmee versterken ze ook de sportverenigingen zelf. De combinatiefunctionarissen van Rotterdam Sport Support geven clinics op scholen om te zorgen voor doorstroming naar de clubs. Er zijn ook gebiedscoördinatoren actief die contact houden met verenigingen in een bepaald gebied. Zij adviseren bij het realiseren van ambities en uitdagingen. Besturen van verenigingen krijgen ook ondersteuning bij diverse zaken zoals ledenwerving en ledenbehoud. “Het doel is dat clubs veel zelf kunnen doen, maar het is ook een mooie rol voor ons om ze daarbij op praktische wijze te ondersteunen”, aldus Bryan Bastiaanse, Beleidsadviseur bij Rotterdam Sport Support.

SugarCRM voor optimaal inzicht in de sportverenigingen

In totaal zijn meer dan 350 sportverenigingen actief in Rotterdam. Met zoveel verenigingen is inzicht van cruciaal belang. Rotterdam Sport Support werkt met Sugar om alle sportverenigingen, besturen en contacten inzichtelijk te maken. Bryan Bastiaanse is hier sinds zijn aanstelling als beleidsadviseur de eindverantwoordelijke voor. Hij vertelt: “Er wordt sinds 2009 jaar gewerkt met SugarCRM. We zijn begonnen met het bijhouden van de basisgegevens van clubs: Welke bestuursleden zitten er bij clubs en welke contactgegevens zijn er beschikbaar? Het bijhouden van deze gegevens is nog steeds belangrijk en vormt de basis van hoe Sugar gebruikt wordt.” 

Sindsdien is het gebruik veranderd door de aanwezige functionaliteit meer te benutten. Inmiddels is namelijk ook de ondersteuning die aan clubs geboden wordt in Sugar geïntegreerd. “Bij langere adviestrajecten houden wij de communicatie en contactmomenten bij in Sugar, alsmede de bijbehorende relaties die wij onderhouden”, licht Bastiaanse toe. Ook andere organisaties waar contacten mee zijn, worden in Sugar vastgelegd. Scholen en het bedrijfsleven zijn hier enkele voorbeelden van.

Deelbaar maken van informatie

Het delen van wat er gebeurt en wat Rotterdam Sport Support doet bij verenigingen is belangrijk. Zeker als er meerdere mensen actief zijn in verschillende rollen. Bastiaanse legt uit: “Het komt bijvoorbeeld voor dat een pedagogisch adviseur een vereniging helpt bij het verkrijgen van een veilig sportklimaat. Tegelijkertijd is een andere collega bezig om een goed werkend bestuur te bewerkstelligen. Tevens is er een combinatiefunctionaris actief die clinics geeft en zorgt voor doorstroming naar de desbetreffende vereniging. Dan is het belangrijk om op de hoogte te zijn van wat er speelt en overzicht te houden. Soms hangen zaken met elkaar samen, waardoor collega’s met elkaar moeten sparren om te kijken wat er gebeurt en waar er een bepaalde aanpak nodig is. Door het vastleggen en samenwerken in Sugar kunnen we de korte- en langetermijnvisie in de gaten houden.”

Handige dashboards

Gebiedscoördinatoren zijn vaak accounthouder van bepaalde clubs in hun gebied. Om in één oogopslag te kunnen zien wat de status is van hun projecten richt Bastiaanse handige dashboards voor hen in. Zij zien meteen in Sugar welke hulpvragen er nog openstaan en welke verenigingen er meedoen aan een bepaald project. Ook is zichtbaar welke verenigingen het Sport Plus predicaat hebben. Hiervoor komen verenigingen in aanmerking die zich extra inzetten voor de sport. De Dashboards worden ingericht op basis van filters en rapportages in Sugar.

Open voor alle medewerkers

Op de admin rol na heeft iedereen binnen Sugar dezelfde rol en dezelfde rechten. Bastiaanse vindt een open en transparant systeem belangrijk: “We hebben alles open staan. Iedereen kan alles bekijken en verwijderen. Alleen organisaties kunnen niet door iedereen verwijderd en bewerkt worden. En niet iedereen heeft een administrator rol. Door training en hulp bij vragen zijn de medewerkers prima in staat hier op een juiste manier mee om te gaan.” De mobiele app is ook beschikbaar om het werken met Sugar nog eenvoudiger te maken voor medewerkers die veel op locatie werken.

Rapportage, verantwoording en toetsing

In samenspraak met de Gemeente Rotterdam is er beleid uitgezet en voor de uitvoer ontvangt Rotterdam Sport Support subsidie. De uitgaven en resultaten van het beleid en de programma’s worden naar de gemeente verantwoord door middel van rapportages. Deze rapportages vallen ook onder de verantwoording van Bastiaanse. De rapportages zijn afkomstig uit Sugar. Ze geven aan wat de resultaten zijn ten opzichte van de gestelde targets door de Gemeente Rotterdam. Ook geven ze inzicht in vragen als: wat was de hulpvraag, wie was erbij betrokken, om welk sportthema gaat het en hoe lang heeft het project geduurd? 

Bastiaanse: “We kunnen eigenlijk alle KPI’s uitdraaien. De rapportages helpen ons om bepaalde conclusies te trekken over hoe projecten verlopen, wat we hebben bereikt en waar aanpassingen noodzakelijk zijn. Om een voorbeeld te noemen kunnen we zien hoeveel kinderen er aan een clinic hebben deelgenomen, hoeveel kinderen er komen sporten in de wijk en hoeveel kinderen er via de programma’s moeten instromen bij sportverenigingen aan de hand van de gestelde targets.”

Samenwerking met Acuity

Sugar is een flexibele oplossing die meegroeit met de richting en wensen van Rotterdam Sport Support. Na het volgen van de Admin Training van Acuity kon Bastiaanse zelf eenvoudig verder. “Als ik echter iets heel ingewikkelds nodig heb kan ik altijd bij Acuity terecht. Ook voor het bouwen van een bepaalde functionaliteit. Samen met de Acuity crm-consultant heb ik een upgrade naar de nieuwe versie gedaan. We hebben nu nog meer toekomstgerichte functionaliteiten.”

In de toekomst wordt er gekeken naar het maken van handige koppelingen. Bijvoorbeeld om nieuwsbrieven vanuit Sugar te kunnen verzenden. Ook het hergebruiken van opgedane kennis en de aanwezige functionaliteit is een doel. Rotterdam Sport Support onderzoekt een mogelijke uitbreiding van de activiteiten naar de directe omgeving van Rotterdam en hoe de aanwezige kennis daarnaartoe gebracht kan worden. Er wordt dan ook gekeken welke rol Sugar hierin kan spelen. De aanwezige data krijgt een steeds belangrijkere rol voor Bastiaanse: “Uiteraard blijven we onderzoeken hoe we meer kunnen doen met de beschikbare data in Sugar. En hoe we nog meer inzichten krijgen uit het systeem. Deze lijn is uitgezet en zal naar de toekomst verder worden uitgebreid.”

Hopelijk is hiermee een duidelijk inzicht gegeven in een aantal van de vele voordelen van Sugar.