Dit is hoeveel het kost om een on-premises CRM-systeem te kopen

De kosten van een CRM-project spelen voor veel bedrijven een belangrijke rol. Lees hier hoeveel een lokaal systeem kost.

Steeds meer bedrijven kiezen voor een CRM-systeem om hun klantrelatieprocessen af ​​te handelen. De kwestie van kosten speelt altijd een belangrijke rol. Daarom willen we de kosten van een on-premises CRM-systeem nader bekijken.

Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat een on-premises CRM-systeem is.

Inhoudsopgave (h2)

Wat is een on-premises CRM-systeem?

De kosten van een on-premises CRM-systeem

Vervolgkosten zijn vaak relatief laag

Conclusie: de kosten van een on-premises systeem kunnen sterk variëren

Wat is een on-premises CRM-systeem? (h2)

De term "on-premises" betekent zoiets als "on-premises". On-premises CRM-systemen worden op de lokale servers van een bedrijf geïnstalleerd en van daaruit bediend.

In tegenstelling tot cloudgebaseerde systemen zijn bedrijven eigenaar van de software wanneer ze een on-premise oplossing gebruiken. Ze hebben ook volledige controle over de hardware en de klantgegevens die zijn opgeslagen in het CRM-systeem.

Voor- en nadelen (h3)

Bedrijven verschillen vaak om redenen van gegevensbescherming voor een on-premises CRM-systeem. Daartoe moeten zij er echter ook voor zorgen dat het systeem en de daarin beheerde gegevens voldoende beveiligd zijn. Verdere voor- en nadelen komen voort uit de kosten van een dergelijk on-premises CRM-systeem.

Directe en indirecte kosten (h3)

Bij de kosten van een CRM-systeem moet onderscheid worden gemaakt tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten ontstaan ​​als onderdeel van de aankoop van het on-premises CRM-systeem. Indirecte kosten zijn vervolgkosten waarmee ook rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een geschikt gebruiks- en licentiemodel.

De kosten van een on-premises CRM-systeem (h2)

On-premises CRM-systemen zijn relatief duur in aanschaf in vergelijking met andere gebruiks- en licentiemodellen.

Hardwarekosten (h3)

Voordat het systeem kan worden geïmplementeerd, moet eerst de benodigde hardware worden geleverd. De aanschaf van uw eigen server is een investering die niet mag worden onderschat. Om deze reden kiezen veel bedrijven die geen gebruik willen maken van de cloud voor een gehost CRM-systeem.

Licentiekosten (h3)

Naast de hardware zijn er kosten voor het in licentie geven van de software. Hoe hoog deze kosten zijn, hangt af van verschillende factoren:

    • Het scala aan functies

    • Het aantal gebruikers

    • De aanpassingen

Het is van toepassing dat de kosten ook toenemen met toenemend aantal functies, aanpassingen en gebruikers. Bedrijven mogen hier echter niet aan de verkeerde kant sparen. Een CRM-systeem heeft de grootste toegevoegde waarde voor een bedrijf als het individueel is aangepast aan zijn behoeften.

Het systeem aanpassen aan processen of andersom? (h3)

Als alle noodzakelijke aanpassingen worden gedaan als onderdeel van de implementatie, profiteren bedrijven dagelijks van het gebruik van een individueel op maat gemaakt CRM-systeem. Desalniettemin is een CRM-project de ideale gelegenheid om bestaande bedrijfsprocessen te heroverwegen en indien nodig te optimaliseren.

Als er processen zijn waarbij inefficiënties in de loop van de tijd zijn binnengeslopen, moeten deze indien nodig aan het systeem worden aangepast. Bij processen die al efficiënt zijn ingericht, moet het systeem worden aangepast zodat het deze ook optimaal in kaart kan brengen.

Bepaal de juiste reeks functies (h3)

Wat betreft de functionele scope zijn systemen met uitgebreide functionele scope niet automatisch beter geschikt dan die met basisfuncties. Het is daarom niet absoluut noodzakelijk om te investeren in dure, hoogwaardige systemen.

Bedrijven moeten zich eerder richten op systemen die alleen relevante en daadwerkelijk vereiste functies bevatten. Omdat met toenemende functionaliteit niet alleen de kosten stijgen. Een uitgebreid scala aan functies gaat meestal hand in hand met compromissen op het gebied van duidelijkheid en bruikbaarheid.

Kosten voor opleiding van medewerkers (h3)

Voor gebruikers is het niet alleen relevant dat alle medewerkers die in de toekomst met het systeem gaan werken, toegang hebben tot het CRM-systeem. Je moet ook getraind zijn in het gebruik van het nieuwe systeem.

Uiteindelijk zijn het de medewerkers die het CRM-systeem dagelijks gaan gebruiken. Zij zijn dus grotendeels verantwoordelijk voor het slagen of mislukken van het CRM-project. Daarom mag er niet op de verkeerde plaats worden bespaard.

Om de kosten van scholing van medewerkers zo laag mogelijk te houden, kunnen bedrijven dit tot op zekere hoogte zelf regelen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanwijzen van key users. Key users zijn de eerste medewerkers die praktische ervaring met het nieuwe on-premises CRM-systeem gebruiken als onderdeel van de CRM-implementatie.

Daarom beschikken zij in een vroeg stadium over de relevante expertise en kunnen zij deze vaak doorgeven aan andere medewerkers.

Extra kosten (h3)

Add-ons bieden bedrijven de mogelijkheid om de functionaliteit van hun CRM-systeem uit te breiden. Add-ons worden geleverd door de provider van het CRM-systeem of door een externe partij en zijn meestal tegen betaling. Om extra add-on-kosten zo laag mogelijk te houden, moeten bedrijven eerst op zoek naar CRM-systemen die al de relevante functies bevatten.

Afhankelijk van de kosten van deze CRM-systemen en de werkelijk benodigde functies, kan het ook goedkoper zijn om individuele functies te boeken met een add-on. Add-ons kunnen worden gekocht als onderdeel van de aankoop of later.

Als het benodigde functiegebied na de implementatie verandert, is het meestal veel goedkoper om in een add-on te investeren dan om een ​​compleet nieuw systeem te implementeren.

Vervolgkosten zijn vaak relatief laag (h2)

Zoals eerder vermeld, zijn on-premises CRM-systemen erg duur om te kopen in vergelijking met andere gebruiks- en licentiemodellen. De vervolgkosten zijn echter relatief laag.

Een cloudgebaseerd CRM-systeem brengt vaste maandelijkse kosten met zich mee voor verder gebruik van de software. Dit is niet het geval bij een on-premises CRM-systeem. Er zijn ook geen kosten voor het gebruik van een gehuurde server, zoals het geval is bij gehoste systemen.

Desalniettemin zijn bedrijven verantwoordelijk voor het onderhoud en onderhoud van het systeem door middel van een on-premise oplossing.

Onderhoud van een on-premises CRM-systeem (h3)

Om ervoor te zorgen dat het on-premises CRM-systeem continu wordt gebruikt, moeten bedrijven intern de juiste middelen ter beschikking stellen voor de implementatie van onderhoudsmaatregelen. Dit leidt in de regel niet tot directe kosten.

Maar gedurende de tijd die ze besteden aan het uitvoeren van onderhoud, kunnen werknemers hun andere werk niet doen. Om deze reden wordt de keuze voor een on-premises CRM-systeem met name aanbevolen als het bedrijf al een eigen goed gepositioneerde IT-afdeling heeft.

Serviceniveau-overeenkomsten - SLA's (h3)

Is dit niet het geval, dan moeten bedrijven bij de keuze van een geschikt CRM-systeem al een mogelijk raamcontract voor onderhoudsmaatregelen met potentiële aanbieders bespreken. De regelmatig uit te voeren maatregelen worden vervolgens vastgelegd in een zogenaamde service level agreement - kortweg SLA.

De kosten van deze service zijn afhankelijk van het respectieve serviceniveau. Bedrijven en leveranciers kunnen gezamenlijk beslissen welke diensten moeten worden verleend en wanneer. Dit bepaalt vervolgens het bedrag van de gemaakte kosten.

Opleiding van externe medewerkers (h3)

Naast de training van medewerkers als onderdeel van de CRM implementatie, kan het ook nodig zijn om medewerkers later op te leiden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer grote updates worden gedaan door het bedrijf.

In dit geval kunnen extra kosten voor opleiding van medewerkers worden gemaakt door een externe dienstverlener. Er zijn verschillende bedrijven waarvan het bedrijfsmodel is om deze service te verlenen.

Conclusie: kosten van een on-premise systeem kunnen sterk variëren (h2)

Er kan worden gezegd dat de kosten van een on-premises CRM-systeem sterk kunnen variëren. Ze zijn voornamelijk afhankelijk van de volgende factoren:

Het aantal gebruikers

Het scala aan functies

Vereiste aanpassingen

Vereiste add-ons

De eigen IT-infrastructuur van het bedrijf

Het bestaan ​​en de capaciteit van een IT-afdeling

Kortom, de aankoop van een on-premises CRM-systeem is over het algemeen duurder dan die van andere CRM-systemen.

De vervolgkosten zijn echter doorgaans lager dan bij andere gebruiks- en licentiemodellen. Daarom moeten bedrijven, voordat ze een on-premises CRM-systeem kopen, overwegen dat dit een investering is die pas na enige tijd zijn vruchten zal afwerpen.