Hoe kan sales gebruik maken van CRM?

De salesafdeling binnen elke organisatie kan profiteren van CRM en CRM-software. Wij leggen uit wat de voordelen zijn.

Wanneer er over CRM wordt gesproken, bedoelen veel mensen CRM-software. CRM-software is een systeem of tool waarmee klantrelatiebeheer met huidige en toekomstige klanten wordt geoptimaliseerd en soms geautomatiseerd.

Wat ‘Customer Relationship Management’ precies is, is per afdeling verschillend. Een supportteam of klantenservice maakt van CRM gebruik voor het beheren van vragen/problemen van klanten, terwijl marketingteams hetzelfde systeem gebruiken voor het analyseren van de manier waarop klanten op campagnes reageren.

Wat betreft sales wordt een CRM-systeem gebruikt voor het stroomlijnen van de salesfunnel, wat ook wel de salespipeline wordt genoemd. Met CRM-software kan u veilig bestanden met klantengegevens bewaren, want een CRM-systeem is als een soort database.

Inhoudsopgave

• Sales vereenvoudigen
• Het bereik van CRM-software
• Knelpunten herkennen
• Conclusie

Sales vereenvoudigen

CRM-software is een tool voor het beheer van alle touchpoints met prospecten en klanten gedurende het salesproces. Een touchpoint, ook wel contactmoment genoemd, kan elke interactie zijn tussen vertegenwoordigers/medewerkers van een bedrijf en hun leads, zowel direct als indirect. De tool volgt de communicatie met potentiële klanten, organiseert automatisch klantgegevens, stuurt herinneringen voor het opvolgen van leads en doet nog veel meer.

In essentie vereenvoudigt CRM-software het proces van het onderhouden van leads en klanten. Het automatiseert zowel administratieve taken als gegevensorganisatie, zodat u minder tijd verliest aan het invoeren van gegevens en u meer kan focusen op het ontwikkelen van waardevolle relaties met prospects. 

Wat kan uw salesafdeling bereiken met behulp van een CRM-software?

Salesactiviteiten centraliseren in één systeem

Accountmanagers, callcenter medewerkers en vertegenwoordigers hebben elke dag hun handen vol aan prospectonderzoek, cold calls, dealbeheer en nog veel meer. Hun managers hebben het druk met het monitoren van de prestaties van hun medewerkers, individuele begeleiding en het coachen van hun team. Zonder een gecentraliseerd systeem dat deze dagelijkse activiteiten beheert, kan alles al gauw verkeerd gaan.

CRM-systemen zijn ontworpen als complete oplossingen voor de dagelijkse workflow. Ze integreren met uw bestaande tools en communicatiekanalen, zodat u al uw taken gemakkelijk vanuit een enkel IT-platform beheert.

Deze centralisering van gegevens creëert een enkele bron van informatie voor de volledige organisatie. Hierdoor vinden de medewerkers in sales-afdelingen gemakkelijk de meest nauwkeurige en actuele informatie die ze nodig hebben voor het opvolgen van een lead of het sluiten van een verkoop. Verder beschikken deze systemen over alle communicatiekanalen om contact met leads op te nemen, zoals e-mail, telefoon en de chatbox van de website, zonder dat de salesmedewerkers van applicatie hoeven te veranderen.

Grotere nauwkeurigheid van klantgegevens

Bij handmatige invoer van gegevens is de kans op menselijke fouten groot. Stel dat een salesmedewerker handmatig de contactgegevens van een lead moet invoeren. Wellicht voert hij per ongeluk onnauwkeurige gegevens in of vergeet simpelweg de contactgegevens van de lead in te voeren.

CRM-software maakt de kans op dit soort fouten zo klein mogelijk door automatisch elke actie te registreren die een vertegenwoordiger binnen de applicatie uitvoert, zoals het voeren van een salesgesprek of het sturen van een follow-upbericht. 

Daarnaast zijn veel CRM-systemen uitgerust met applicaties voor dataverrijking. Deze applicaties gebruiken online databases voor het automatisch vullen van de contactpersoonkaart van een lead met gedetailleerde gegevens. Hierdoor is de kans niet alleen kleiner dat de salesafdeling over onjuiste gegevens beschikt, maar wordt de tijd besteed aan het zoeken van leadgegevens ook enorm verkort.

Knelpunten herkennen in het salesproces

Voor bedrijven die geen CRM-software gebruiken, kan het analyseren van prestatieproblemen een knelpunt zijn. Er zijn gigantische hoeveelheden data die in spreadsheets moeten worden gezet en met behulp van Excel-formules moet er iets waardevols van worden gemaakt.

Wat fijn is aan een CRM-systeem is dat het een gegevensanalyse voor u uitvoert. Klantgegevens worden automatisch in realtime in rapporten verwerkt en bieden u inzicht in hoe uw salesafdeling als geheel werkt.
De rapportages vanuit een CRM-systeem maken het volgende mogelijk:

Analyse van de salesfunnel

Dit rapport toont waar prospecten zich momenteel in de pipeline bevinden en biedt inzicht in waar leads worden gewonnen of verloren.

Conversierapporten

Sales managers kunnen deze rapporten gebruiken om te evalueren hoe goed salesmedewerkers prospecten door de salespipeline begeleiden. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt voor het weergeven van algemene conversiepercentages in uw volledige salesteam.

Forecasting van verkopen

Een CRM-systeem kan daarnaast de verwachte omzet voorspellen door de waarde van sales in uw pipeline, hun geschatte sluitdatum en de kans op slagen te analyseren.

Overzichtsrapporten van de activiteiten

Hiermee kunt u een overzicht van de activiteiten van uw vertegenwoordigers binnen uw salesafdeling zien, zoals het aantal gevoerde gesprekken, verstuurde e-mails, gemaakte afspraken, voltooide taken en nog veel andere zaken.

Doelstellingsrapporten

U kunt deze rapporten gebruiken om toezicht te houden op de voortgang van de salesafdeling in het bereiken van uw afgesproken doelstellingen. U kunt deze rapporten aanpassen en filteren op type salesactiviteit, individuele salesmedewerker en nog meer. Het niveau van detail in deze rapporten bepaalt u zelf. Wat zeker is, is als uw prestatieproblemen met individuele vertegenwoordigers knelpunten bevatten, zal u ze met CRM-software snel ontdekken.

CRM-software brengt talloze voordelen met zich mee. Van automatisering tot leadverrijking. Hierdoor beschikt uw salesteam over alles wat het nodig heeft om efficiënter te werken.

Conclusie: CRM-software brengt efficiëncy naar uw salesafdeling

Met CRM draait het om een trouw klantenbestand opbouwen. Een CRM-systeem automatiseert administratieve- en analysetaken die voor een salesmedewerker vaak tijdrovend zijn. Hierdoor krijgt uw salesafdeling meer tijd om contact met leads op te nemen en wordt er sneller een zinvolle relatie met leads opgebouwd. Des te eerder leads worden geholpen, des te beter. Een ‘warme’ lead heeft immers meer kans om te converteren.