casestudys

Hoe bruikbaar zijn casestudys?

Casestudy's van zowel de leverancier van de software als de gebruiker kunnen een goede toevoeging zijn aan uw zoektocht.

Zelfs aan het begin van uw CRM-zoektocht zult u merken dat de CRM-markt talloze oplossingen biedt, die allemaal adverteren met superlatieven. Het beste CRM-systeem, de optimale CRM-oplossing voor uw bedrijf, de ultieme CRM-tool. Maar hoe vindt u tussen al deze aanbiedingen nu eigenlijk de juiste oplossing voor uw bedrijf?

We willen deze vraag hieronder onderzoeken en verduidelijken welke waarde casestudy's in deze context eigenlijk hebben. Voorafgaand zullen we echter een paar algemene termen bekijken en de algemene functionaliteit van CRM-softwaresystemen uitleggen, ook om beter te begrijpen waarom het zoeken naar de juiste oplossing zo moeilijk kan zijn.

Inhoudsopgave

Wat is CRM-software? – Een definitie

CRM staat voor de Engelse term klantrelatiebeheer, of in het Duits klantrelatiebeheer. De centrale taak hierbij is het organiseren van de maatregelen gericht op het creëren van klantloyaliteit aan uw eigen bedrijf. Klanten verwachten tegenwoordig meer dan alleen goede producten tegen goede prijzen. De concurrentiedruk neemt gestaag toe in steeds meer globaliserende markten. De wedstrijd zit niet meer in de directe omgeving, maar over de hele wereld. Hetzelfde geldt voor klanten.

Klantbehoefte niet gemakkelijk herkenbaar (h3) Bijna geen enkel bedrijf kent zijn eigen klanten persoonlijk en kent hun wensen en behoeften. Om de toenemende concurrentiedruk het hoofd te bieden, is het belangrijk om een ​​uitstekende klantenservice te garanderen en proactief te weten wat klanten willen. Zonder de klanten persoonlijk te kennen, is het zeker geen gemakkelijke taak. Dit is waar gegevens binnenkomen. Het verwerken hiervan wordt de sleutel tot de toekomst. Met een CRM-software worden in een eerste stap alle gegevens met betrekking tot klanten en klantcontact opgeslagen en samengevoegd in een centrale database.

Alle werken met dezelfde gegevens

Dit zorgt er enerzijds voor dat alle actoren met dezelfde geldige gegevens werken en anderzijds dat de gegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd. Dit bespaart tijd en beschermt tegen transmissiefouten. Door de data te delen, worden veel processen op zich sneller en kunnen ze worden samengevoegd.

Nieuwe slankere processen

Deze nieuwe processen zorgen voor beduidend snellere doorlooptijden, wat zowel in het bedrijf als bij klanten tijdwinst oplevert. Als een bestelling bijvoorbeeld wordt ontvangen, wordt deze rechtstreeks naar de CRM overgebracht en kan deze door meerdere afdelingen tegelijk worden verwerkt. Als er achteraf iets verandert in de volgorde, kunnen alle afdelingen de wijziging direct bekijken en ernaar handelen.

Technische kant van CRM-software

Moderne CRM-systemen zijn veelal opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek gebied in het bedrijf bestrijken. Deze modules zijn vaak terug te vinden in de huidige CRM-softwareoplossingen: Callcenter Contactbeheer Klantenservice Marketing Rapporten Verkoop Projectbeheer Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf worden functies toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten. Mobiele versies van het CRM-systeem kunnen voor veel bedrijven ook erg belangrijk zijn, bijvoorbeeld als er een brede buitendienst in het bedrijf zit.

Cloud- of lokale implementatie

De software wordt geïnstalleerd op de interne servers of op servers van derden. In het eerste geval spreekt men van een on premise model. Veel bedrijven halen hun CRM-systeem nu echter ook uit de cloud. Hier worden licenties verkregen en het systeem wordt gebruikt via internettoegang.

Zoeken steeds complexer

Als bedrijf moet je niet alleen beslissen over het scala aan functies, maar ook over een bepaald licentiemodel. Dat maakt de zoektocht naar een passende oplossing voor uw eigen doel uiteindelijk zo complex. We zullen nu verduidelijken hoe casestudy's kunnen helpen om op dit punt het juiste systeem voor u te vinden.

Gebruik casestudy's voor zoekopdrachten

Het vinden van CRM-software kan erg vermoeiend zijn. Er zijn veel verschillende aanbieders en veel verschillende systemen met verschillende licentiemodellen op de markt. Een simpele zoekopdracht op internet levert tientallen resultaten op en goed advies is hier duur. Tips van vrienden zijn altijd waardevol.

Praktische indrukken opdoen

Hier kunt u indrukken opdoen in de praktijk van CRM-software en ook leren hoe deze wordt gebruikt in de dagelijkse zaken. Vrienden kunnen ook melden hoe succesvol de software echt werkt en of de beloofde voordelen ook echt zijn uitgekomen.

Het juiste CRM-systeem vinden

Dit geeft echter geen overzicht van de hele CRM-markt. Bij het zoeken naar de juiste CRM-software is eerder een methodische aanpak vereist. Vergelijkingsportals (zoals deze) bieden tools die kunnen worden gebruikt om verschillende systemen te filteren op basis van specifieke categorieën.

De juiste leverancier kiezen

Hier vindt u snel een lijst met verschillende systemen die mogelijk aan uw eisen voldoen en mogelijk de juiste zijn voor uw bedrijf. Hoe beslis je nu? Deze vraag is niet zo eenvoudig te beantwoorden, aangezien ook hier meerdere factoren een rol kunnen spelen.

De ervaring van de leverancier

Een van deze factoren kan bijvoorbeeld de ervaring van de aanbieder zijn. De geschiedenis van het bedrijf is zeker bepalend. Als dit systeemhuis al lang op de markt is, kan dit een goede indicatie zijn dat het een goede naam heeft en al veel klanten heeft kunnen helpen met zijn oplossing.

Expertise van de leverancier

De bijbehorende expertise van de aanbieder is echter net zo cruciaal. Als hij al veel projecten heeft uitgevoerd, kent hij de uitdagingen die bij dergelijke projecten kunnen ontstaan.

Dienstverlening door de leverancier

Een andere doorslaggevende factor is zeker het aanbod rondom het eigenlijke CRM-systeem. Naast het feitelijk aanbieden van de CRM-software bieden veel aanbieders ook andere diensten aan.

Aanpassingen en implementatie

Hierdoor kunnen deze aanpassingen aan het systeem en de daadwerkelijke implementatie worden doorgevoerd. Veel bedrijven beschikken niet over de nodige expertise om dergelijke stappen zelf te ondernemen. Bij een lokale implementatie is de inspanning nog hoger, daarom vallen bedrijven graag terug op dergelijke diensten.

Opleidingen en trainingen

Veel softwarehuizen bieden ook cursussen en trainingen aan over hun oplossingen. Hierdoor worden medewerkers vertrouwd gemaakt met de belangrijkste functies zodat het systeem ook op de beoogde manier kan worden gebruikt.

Casestudy's zijn een goede gids

Als u echter wilt weten of een provider echt in staat is om uw CRM-project te implementeren, is het de moeite waard om hun casestudy's te bekijken. Hierin worden eerdere projecten van andere bedrijven gedetailleerd beschreven en gepresenteerd.

Probleem voor het project

Vaak zijn deze gestructureerd volgens een bepaald schema. Allereerst is er een beschrijving van de situatie in het bedrijf vóór implementatie. Het beschrijft precies wat de problemen van het bedrijf waren in het dagelijks leven en waarom ze uiteindelijk kozen voor een nieuwe CRM-oplossing.

Uitdagingen tijdens implementatie

Het tweede deel behandelt vervolgens de concrete implementatie van het CRM-project. Welke aanpassingen moesten worden doorgevoerd, welke uitdagingen moesten tijdens de implementatie worden overwonnen en hoe werkte dit uiteindelijk. Hier kunnen veel belangrijke inzichten worden opgedaan.

Succesevaluatie na het project

In het laatste deel beschrijft het bedrijf wat er is veranderd sinds de implementatie en welke positieve effecten de implementatie had op de processen. Als het om casestudy's gaat, zijn de overeenkomsten tussen een bedrijf en het uwe doorslaggevend.

Omvang en branche van de klanten

Omdat je naast de implementatiedocumentatie ook conclusies kunt trekken over de branche en de grootte van het bedrijf. Als het bedrijf in de casestudy in veel opzichten op het uwe lijkt, kunt u er zeker van zijn dat de aanbieder uitgebreide ervaring heeft op deze gebieden.

Hulp bij het zoeken naar CRM

Dit kan een grote hulp zijn bij het kiezen voor of tegen een softwareleverancier. Tegelijkertijd mag niet worden vergeten dat aanbieders hun succesvolle projecten meestal alleen in de vorm van casestudies publiceren. Daarom kunnen deze geen garantie zijn voor een succesvolle implementatie. Toch zijn ze een goede indicatie van de ervaring van een leverancier.

Conclusie: casestudy's geven een goede indruk

Iedereen die op zoek is naar de juiste CRM-software voor zijn bedrijf, is dankbaar voor elke hint van de juiste oplossing. Casestudy's kunnen de weegschaal bij het zoeken vaak doorslaan. Succesvol afgeronde projecten die de aanbieder heeft kunnen implementeren, worden hier beschreven. Als de aanbieder al bedrijven heeft kunnen helpen die erg op de uwe lijken, spreekt dit voor de ervaring van het systeemhuis. Een belangrijk en goed punt om te overwegen bij het maken van uw keuze.

Tegelijkertijd kan een enkele case study niet het enige criterium zijn om te bepalen of een aanbieder de juiste is voor uw project. Casestudy's zijn eerder succesverhalen van de providers waarmee ze adverteren. Maar het loont altijd de moeite om de praktische uitvoering van de projecten te bekijken.

Lees meer over:
Casestudy

Casestudy: Mauritshuis - Xapti

Waarom het Maurishuis, het museum met wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer, kiest voor CRM software van Xapti.

Lees verder

De nadelen van een CRM systeem

De nadelen van een CRM systeem zijn de veiligheid van gegevens, de kosten en het vinden van het gebruik van een enkele database.

Lees verder