specificatieblad

Het belang van een specificatieblad

Lees waarom een ​​gedetailleerd specificatieblad zo belangrijk is en hoe u er zelf een kunt opstellen.

Het vinden van de juiste CRM-software voor uw bedrijf kan soms een hele beproeving zijn. In de CRM-markt bruisen talloze systemen van verschillende aanbieders en verschillende licentiemodellen.

Bij het zoeken naar de juiste CRM-software is het essentieel om te weten wat u precies zoekt. Daarom is het maken van een gedetailleerd specificatieblad ongelooflijk belangrijk voor uw zoekopdracht.

We laten u zien wat zo'n specificatie precies moet bevatten, hoe u deze aanmaakt en waarom deze na de zoektocht nog steeds van groot nut kan zijn. Maar laten we eerst eens kijken hoe CRM-software in het algemeen werkt om beter te begrijpen waarom u het eerste systeem dat u tegenkomt niet moet implementeren.

Inhoudsopgave

Wat is CRM-software? - Een definitie

CRM staat voor Customer Relationship Management en beschrijft de organisatie van alle maatregelen die een bedrijf neemt om zijn klanten te binden aan de aangeboden goederen en diensten.

Terwijl het in het verleden vaak genoeg was om hoge kwaliteit tegen goede prijzen aan te bieden, zijn de verwachtingen van klanten tegenwoordig aanzienlijk hoger. Naast leverbetrouwbaarheid is het vooral een uitgebreide klantenservice die de klantloyaliteit bepaalt.

Ken uw eigen klanten

Bijna geen enkel bedrijf kent de eigen klanten nog volledig persoonlijk. Dit maakt het ook zo moeilijk om van tevoren de behoeften van klanten te kennen. Om zich te kunnen verdedigen tegen de toenemende concurrentiedruk, vertrouwen veel bedrijven op CRM-software.

Alle gegevens op één plek

Deze softwareapplicaties centraliseren alle relevante klantgegevens op een uniforme database en maken deze toegankelijk voor alle stakeholders in het bedrijf. Vanaf nu hoeven de gegevens nog maar één keer te worden ingevoerd, waardoor invoer- en transmissiefouten worden vermeden.

Afdelingsgrenzen doorbreken

Het is echter belangrijker om de afdelingsgrenzen in het bedrijf te overbruggen. Processen kunnen veel slanker en efficiënter worden gemaakt. Klantenservice heeft bijvoorbeeld toegang tot alle lopende bestellingen en klachten van een klant en kan het relevante klantendossier direct opvragen als de klant belt.

Klanttevredenheid duurzaam verhogen

Op deze manier kunnen de vragen van de klant veel sneller worden verwerkt, wat op zijn beurt leidt tot een hogere klanttevredenheid. Maar CRM-systemen kunnen veel meer: met veel functies voor het systematisch evalueren van de data kunnen veel nieuwe inzichten in de behoeften van klanten worden bepaald.

Maak processen intelligenter

Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald welke producten met welke tussenpozen door een bepaalde klantgroep bijzonder frequent worden afgenomen. Op deze manier kunnen marketing en sales hun maatregelen aanpassen en veel meer geïndividualiseerd reageren op verzoeken van klanten.

Technische kant van CRM-software

CRM-softwareoplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules die een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. De volgende modules zijn doorgaans te vinden in CRM-software:

  • Callcenter
  • Contactbeheer
  • Klantenservice
  • Marketing
  • Rapporten
  • Distributie
  • Project management

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen individuele modules worden uitgesloten of uitgebreid. Ook de vraag naar het onderliggende licentiemodel speelt een belangrijke rol bij de keuze voor CRM-software.

Hier zijn verschillende mogelijkheden. De twee meest voorkomende modellen zijn lokale implementatie en zogenaamde cloud computing. Met de eerste schaft u de CRM-software in zijn geheel aan en installeert u deze op uw interne servers. Daarom wordt hier vaak gesproken over on premise.

Kiest u voor een oplossing uit de cloud, dan schaft u licenties aan naar uw behoefte en verkrijgt u de software via internet. Deze wordt op de servers van de operator uitgevoerd, zodat er geen aparte servers meer nodig zijn.

Al deze onderscheidingen en kenmerken op het gebied van CRM-software maken het uiteindelijk zo moeilijk om de juiste oplossing voor uw doeleinden te vinden. We willen nu nauwkeuriger onderzoeken hoe een specificatieblad u kan helpen bij uw zoektocht.

Waarom een specificatieblad maken?

Allereerst, wat is een specificatieblad eigenlijk? Alle eisen waaraan computersoftware moet voldoen, worden schriftelijk vastgelegd in een specificatieblad. Naast de specifieke doelen die met de implementatie worden nagestreefd, staan hier ook de belangrijkste randvoorwaarden waaraan CRM-software moet voldoen.

Doelen formuleren en noteren

Allereerst is het belangrijk om duidelijke doelen te stellen die met de introductie van nieuwe CRM-software bereikt moeten worden. De doelen moeten specifiek zijn en niet te gewaagd. “We willen meer verkopen” is geen goed doel. Veel meer moet je bij het formuleren van de doelen opletten dat ze aan bepaalde eisen voldoen.

Een goede formule is de SMART-methode. Dienovereenkomstig doelen
S = specifiek
M = meetbaar
A = aantrekkelijk
R = realistisch
T = beëindigd

worden. Dus met al deze factoren in gedachten, zou een goed doel er ongeveer zo uit moeten zien:

"Met de introductie van een nieuwe CRM-software willen we de conversieratio binnen een jaar met een factor x verhogen"

Op deze manier schrijf je zoveel mogelijk doelen op en leg je deze vast in je bestek. Hoe meer doelen je van tevoren formuleert, hoe gedetailleerder het succes van het project uiteindelijk kan worden gemeten.

Technische vereisten voor de CRM-software

Naast de specifieke doelen, moeten ook de technische vereisten voor een bijbehorende CRM-oplossing worden vastgelegd in de specificaties. De centrale vraag is hoe het nieuwe systeem zijn weg naar het bedrijf moet vinden. Moet het systeem op interne servers worden gebruikt of moet het worden verkregen uit een cloud?

Hoe zit het met de technische vereisten in het bedrijf? Is er behoefte aan verdere upgrades of zijn de bestaande technische middelen voldoende? Op welke database-operator is gewenst, welk netwerk wordt gebruikt en welk besturingssysteem wordt gebruikt?
Al deze vragen bepalen of een leverancier uw project kan uitvoeren. Het is daarom de moeite waard om al deze factoren van tevoren in overweging te nemen om de zoektocht aanzienlijk te kunnen bekorten.

Record functionaliteit

Last but not least is het ook belangrijk om de specifieke reikwijdte van functies vast te leggen. Alle gewenste functionaliteiten van de potentiële CRM-software worden hier vastgelegd. Deze worden geprioriteerd en gerangschikt volgens hun belang.

Alle functies die van belang zijn voor de doelen krijgen een hoge prioriteit, minder belangrijke functies dienovereenkomstig minder hoge en overbodige functies worden expliciet uitgesloten. Maak dus een lijst van alle functies die u zullen helpen het juiste systeem voor uw behoeften te vinden.

CRM zoeken met het specificatieblad

Als u uw specificaties volledig heeft opgesteld, heeft u nu de perfecte tool om op zoek te gaan naar uw individueel geschikte CRM-software. U weet nu precies waar u naar op zoek bent en kunt vanaf het begin een groot aantal verschillende oplossingen uitsluiten.

Verbeter de communicatie met de provider

Maar de specificaties hebben nog een ander doel. De door u gekozen aanbieder kan uw specificaties gebruiken om beter te begrijpen wat u precies nastreeft met uw project. Softwareprojecten mislukken vaak omdat de communicatie tussen de provider en het bedrijf op de een of andere manier wordt verstoord.

Voorkom misverstanden

Klanten weten niet precies welke functies ze echt nodig hebben, providers weten vaak niet welke specifieke doelen met het systeem nagestreefd moeten worden. Op dit punt ontstaan misverstanden met soms ernstige gevolgen.

In de zoektocht wordt geïnvesteerde tijd bespaard

Neem dus van tevoren de tijd en maak een gedetailleerd specificatieblad met alle hier genoemde factoren. U bespaart de tijd die u investeert in het opstellen van dit boekje bij het zoeken en implementeren. U kunt er ook zeker van zijn dat u de juiste CRM-software voor uw doeleinden vindt.

Conclusie - specificatie van eisen leidt tot succes

Een gedetailleerd specificatieblad bij het zoeken naar geschikte CRM-software is vrijwel onmisbaar. Hierin staan alle eisen aan het CRM-systeem beschreven en worden concrete doelen geformuleerd die ermee behaald moeten worden.

Wie weet wat hij zoekt, vindt zijn weg in de soms verwarrende CRM-markt veel beter. De specificatie dient de aanbieder ook bij de daaropvolgende implementatie. Ze kunnen uw doelen begrijpen en weten wat er echt toe doet.

Wees dus niet bang voor de moeite die het maken van een dergelijke specificatie kan kosten. U bespaart de tijd die u in dit punt investeert in het zoeken naar een passende oplossing en in het snel weer implementeren ervan.

Lees meer over:
Casestudy

Casestudy: Mauritshuis - Xapti

Waarom het Maurishuis, het museum met wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer, kiest voor CRM software van Xapti.

Lees verder

De nadelen van een CRM systeem

De nadelen van een CRM systeem zijn de veiligheid van gegevens, de kosten en het vinden van het gebruik van een enkele database.

Lees verder