CRM-software voor het MKB: de 3 belangrijkste criteria

Flexibiliteit/bruikbaarheid, schaalbaarheid en het kostenplaatje: wij laten zien wat écht belangrijk is in CRM-software voor het MKB.

Heeft het midden- en kleinbedrijf überhaupt CRM-software nodig? Jazeker, ieder bedrijf kan met de juiste oplossing zijn marketing- en verkoopprocessen optimaliseren. In dit blog laten wij zien aan welke criteria een geschikt CRM-systeem voor het MKB moet voldoen, maar we werpen ook licht op een aantal vooroordelen over een CRM-systeem voor kleine bedrijven.

Inhoudsopgave

• Waarom het MKB vaak afziet van CRM-software
• De 3 belangrijkste kenmerken
• Is de toekomst van CRM ook voor het MKB weggelegd?
• Het begint met een goede voorbereiding

Waarom het MKB vaak afziet van CRM-software

In de praktijk zijn de voordelen van een CRM-systeem helaas niet voor iedereen even voor de hand liggend. De populairste argumenten tegen de implementatie van een CRM-systeem zijn vaak:

1. De vermoedelijke hoge kosten.
2. De complexiteit van het systeem.
3. ‘Hebben we dit wel echt nodig?’
4. ‘Het bedrijf is te klein’. 

Maar, houden deze argumenten ook daadwerkelijk stand of zijn het valse aannames?

1. De kosten

Kleinere bedrijven zijn over het algemeen financieel iets minder flexibel dan grotere. Dat is nu eenmaal zo. De introductie van het nieuwe CRM-systeem en de daarmee gepaard gaande kosten, kunnen voor velen dus een moeilijke beslissing zijn. Daarnaast worden de bekende aanbieders vaak geassocieerd met krachtige en dure systemen, die alleen weggelegd zouden zijn voor kapitaalkrachtige ondernemingen. 

In de praktijk blijkt hier echter niets van waar te zijn. De CRM-markt is bijzonder divers en kan de behoeften van ieder bedrijf vervullen. Zo zijn er dus ook betaalbare CRM-tools voor bedrijven met een beperkt budget. 

2. De complexiteit

Hetzelfde kan gezegd worden over de argumenten dat CRM-software te ingewikkeld zou zijn. Natuurlijk zijn er dure en complexe systemen voor bedrijven waarin het vele functies moet vervullen, maar dat zijn tegelijkertijd oninteressante systemen voor het MKB. 

Veel softwareleveranciers hebben zich inmiddels gespecialiseerd in specifieke industrieën en bedrijfsgroottes. Zo kunnen de kleinste bedrijven in de meest niche branche een systeem vinden dat bij hun past. 

3. Overbodig?

Ook “We hebben geen CRM-software nodig” of “We hebben het altijd zonder gedaan” zijn veelgehoorde argumenten tegen de introductie van dergelijke software. Hoewel hier natuurlijk een kern van waarheid in zit, betekent dit niet dat het bedrijf in kwestie niet alsnog kan profiteren van CRM-software. 

In een digitaal tijdperk dat zo competitief is als deze, zijn het de organisaties die niet moderniseren die achterblijven op de concurrent. CRM-oplossingen worden nagenoeg onmisbaar, zeker in deze tijd waarin de klantverwachtingen hoger zijn dan ooit. 

4. Het formaat

Het argument dat een bedrijf te klein zou zijn om CRM-software te introduceren, gaat simpelweg niet op. Er zijn zelfs systemen voor ZZP’ers of freelancers op de markt. Als een eenmansbedrijf een geschikt softwaresysteem kan vinden, dan is dit voor het MKB ook absoluut mogelijk. 

Natuurlijk stellen zij andere eisen aan een geschikt CRM-softwaresysteem dan grotere ondernemingen, maar daar is de moderne softwareleverancier tegenwoordig volledig op voorbereid. 

De 3 belangrijkste kenmerken

Laten we eens kijken hoe het CRM-systeem voor het MKB eruit kan zien. Vooral het woord ‘kan’ is in dit geval belangrijk: dit is slechts een voorbeeld, uiteindelijk wordt ieder bedrijf gekenmerkt door de individuele eisen die zij stellen aan het systeem. Deze behoeften worden doorgaans voornamelijk beïnvloed door de branche waarin het zich bevindt. Hierdoor ziet het ideale CRM-systeem er voor iedereen anders uit.  

1. Flexibiliteit en gebruiksgemak

Om te beginnen moet een CRM-systeem voor een klein bedrijf flexibel en gebruiksvriendelijk zijn. Het is de bedoeling dat de nieuwe gebruikers, die doorgaans wellicht niet al te bekend zullen zijn met dergelijke systemen, relatief eenvoudig hun weg door het nieuwe systeem kunnen vinden. Dit zorgt er namelijk ook voor dat de nieuwe oplossing, iets wat altijd even wennen is, sneller wordt geaccepteerd. 

De meeste CRM-pakketten zijn bijzonder ‘customizable’. In andere woorden, u heeft grotendeels de regie over hoe het systeem eruit komt te zien. Het is dus belangrijk dat u in zee gaat met een leverancier die uw systeem flexibel inricht, zodat het zo veel mogelijk aansluit op de behoeften van uw bedrijf en zijn gebruikers. U wil dat de informatie die u het belangrijkst vindt, met één druk op de knop teruggevonden kan worden. 

2. Schaalbaarheid

De schaalbaarheid van een softwaresysteem staat eigenlijk in verbinding met de flexibiliteit ervan. Het verwijst namelijk naar het vermogen van het systeem om zich aan te passen aan de veranderende eisen van een bedrijf. 

Eén van deze veranderende eisen is bijvoorbeeld de groei van het bedrijf. Op het moment dat de organisatie groeit, zullen er steeds meer mensen gebruik gaan maken van het systeem. Deze mensen hebben allemaal hun eigen account nodig, iets dat met een schaalbaar systeem zo geregeld is. Idealiter zijn de functionaliteiten van het systeem tevens zo flexibel mogelijk ingericht. Hierdoor worden extra functionaliteiten, bijvoorbeeld een module voor een callcenter dat in eerste instantie niet bestond, eenvoudig aan de CRM-omgeving toegevoegd. 

3. De kosten

Uiteindelijk komt het altijd neer op hetgeen dat onze wereld doet bewegen: geld. De meeste kleinere bedrijven hebben geen enorme budgetten die ze kunnen besteden aan bedrijfssoftware. 

Gelukkig heeft het MKB geen behoefte aan krachtige CRM-tools met allerlei toeters en bellen, maar zijn het doorgaans de basisfuncties van CRM die hen ondersteunen bij administratieve taken die hen helpen om hun doelgroep beter te bereiken. 

Hier is gelukkig geen dure oplossing voor nodig. Omdat de kosten van een softwaresysteem voor een groot deel afhankelijk zijn van het aantal gebruikers, zijn kleinere bedrijven vaak hoe dan ook goedkoper uit dan internationaal opererende bedrijven met allerlei gebruikers. 

Is de toekomst van CRM ook voor het MKB weggelegd?

Kunstmatige intelligentie is momenteel een trending topic. De potentie van AI is enorm, en dat is bij veel softwareontwikkelaars niet onopgemerkt gebleven. Steeds meer systemen worden daarom ook voorzien van AI-functionaliteiten. Talloze industrieën profiteren al volop van de slimme technologie, maar is AI ook weggelegd voor het midden- en kleinbedrijf?

AI is een middel, geen doel

Het antwoord op deze vraag verschilt per gebruiker. In principe maken bepaalde AI-functies al langere tijd onderdeel uit van bepaalde bedrijfssoftware, die in sommige gevallen ook door het midden- en kleinbedrijf worden gebruikt. Spraakassistenten of chatbots zijn ten slotte niets anders dan kunstmatige intelligentie. Maar de toepassing van dergelijke tools is enkel succesvol als men goed bedenkt welke functie het moet gaan bekleden. 

Het begint met een goede voorbereiding

Met de implementatie van een nieuw CRM-systeem (met of zonder AI) zullen de alledaagse uitdagingen en problemen niet als sneeuw voor de zon verdwijnen. Het moet ook niet geïmplementeerd worden ‘omdat anderen dat ook doen’. Het is absoluut in staat om uw bedrijf naar nieuwe hoogten te tillen, maar dat zal het alleen kunnen als de voordelen en toepassingsgebieden van tevoren concreet in kaart zijn gebracht.