CRM voor zelfstandigen

De ideale CRM software voor zelfstandigen

Geen enkel bedrijf is te klein voor CRM-software. Welke functies CRM-software voor zelfstandigen moet hebben, leest u hier.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op CRM software voor holistisch beheer en afhandeling van hun klantrelatieprocessen. Maar is de aanschaf van een dergelijk systeem ook de moeite waard voor kleine bedrijven of zelfs voor zelfstandigen? En welke criteria hebben deze eenmansbedrijven voor geschikte CRM-software? We willen deze vragen hieronder uitgebreider behandelen. Eerst zullen we de zelfstandigen nader bekijken om hun individuele behoeften beter te begrijpen.

Inhoudsopgave

Wie zijn de zelfstandigen?

Een niet te onderschatten aandeel van alle werkzame personen zijn de zelfstandigen. Volgens het rapport "Freelancing in Europe" van het European Forum of Independent Professionals (EFIP) in samenwerking met Malt, zijn zelfstandigen de professionele groep met de grootste groei in de EU.

In bijna elke branche zijn er zelfstandigen. Toch zijn er takken van de economie waarin een bijzonder groot aantal werknemers als zelfstandige werkt. De drie meest voorkomende zijn:

  1. Marketing en communicatie (31%)
  2. (Informatie) technologie (27%)
  3. Vrije tijd, kunst, amusement (18%)

De zelfstandigen en freelancers spelen dan ook een grote rol in deze sectoren. In het tijdperk van digitale transformatie ontwikkelen bedrijven ook op deze gebieden steeds meer holistische digitale strategieën. Vaak omvat dit ook de introductie van de juiste bedrijfssoftware.

Is CRM software voor zelfstandigen de moeite waard?

Om deze vraag te beantwoorden, zullen we eerst de CRM-software in het algemeen onder de loep nemen.

CRM: een definitie

"CRM" is een afkorting en verwijst naar de Engelse term "Customer Relationship Management". In het Nederlands wordt de term "klantrelatiebeheer"  meestal als synoniem gebruikt. Alle klantrelatiebeheerprocessen kunnen digitaal in kaart worden gebracht met behulp van CRM software. Dit geldt zowel voor interne processen als voor externe processen naar de klant.

Voordelen voor het bedrijf

Op deze manier kunnen bedrijven waardevolle middelen besparen, die vervolgens elders effectiever kunnen worden ingezet. Bovendien functioneert moderne CRM software steeds meer als een krachtig analyse-instrument in het bedrijf. Op deze manier kunnen waardevolle inzichten in klanten en leads worden verkregen, zodat deze specifieker kunnen worden aangesproken.

CRM software als waardevolle helper

Op deze manier kunnen alle soorten bedrijven in principe profiteren van het gebruik van CRM software. Voor veel bedrijven is de normale werking zonder CRM software praktisch onmogelijk. Wanneer processen steeds complexer worden, is vroeg of laat softwareondersteuning nodig om het overzicht te behouden en fouten te voorkomen.

Succes als zelfstandige dankzij CRM software

Uiteindelijk geldt: hoe groter het bedrijf, hoe groter het aantal en ook de complexiteit van de processen. Maar hoe zit het met zelfstandigen? Bij deze groep  moet de behoefte dus nog beperkt zijn.

Complexe processen zijn wel degelijk aan de orde aangezien het feit dat zelfstandigen de taken van alle bedrijfsonderdelen tegelijk moeten overnemen. Het zijn verkopers, inkopers, accountants, administrateurs, controllers en marketingmedewerkers in één. Door het bijbehorende aantal taken en hun diversiteit is het simpelweg onmogelijk om de processen op al deze gebieden te allen tijde zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

In de hectiek van alledag is er vaak simpelweg niet genoeg tijd om specifiek in te gaan op de optimalisatie van bestaande klantrelatieprocessen. CRM software kan zelfstandigen op dit gebied aanzienlijk ontlasten. Maar hoe ziet geschikte CRM software voor zelfstandigen eruit?

Kenmerken van een CRM software voor zelfstandigen

Elk bedrijf heeft immers individuele eisen aan geschikte bedrijfssoftware. Desalniettemin zijn er enkele fundamentele overeenkomsten die doorgaans worden aangetroffen in de beroepsprofielen van zelfstandigen. Dit zijn in wezen drie basispunten:

  1. De gemakkelijkste manier om te beginnen
  2. Een vermindering van de (administratieve) inspanning van het systeem
  3. Een basisreeks functies

Bovendien hebben zelfstandigen doorgaans relatief beperkte financiële middelen. Dit is echter niet langer een knock-outcriterium bij het kiezen van geschikte CRM software.

1. De gemakkelijkste manier om te beginnen

Zoals reeds vermeld, moeten zelfstandigen de taken van alle bedrijfsdomeinen met één persoon vervullen. Dienovereenkomstig zijn er slechts beperkte capaciteiten beschikbaar voor de introductie van bedrijfssoftware. Om deze reden is CRM software zo intuïtief mogelijk gemaakt.

Toch moeten zelfstandigen zichzelf, vooral in het begin, wat vrijheid geven om vertrouwd te raken met de nieuwe CRM-software. Omdat het volledige potentieel van bedrijfssoftware zich alleen kan ontwikkelen als deze correct wordt gebruikt.

2: Vermindering van de werkdruk

Naast de ongecompliceerde instap die mogelijk is, is het ook belangrijk dat de CRM-software zelfstandigen ontlast bij hun dagelijkse werkzaamheden. Het belangrijkste doel is het verminderen van de administratieve taken. Als CRM-software deze taken zoveel mogelijk op zich neemt, hebben ondernemers meer vrije capaciteit om zich aan meer gerichte taken te wijden en actief te investeren in hun klantenbinding.

3: Alleen de essentie

Een basispakket aan functies is in zekere zin een voorwaarde voor een zo gemakkelijk mogelijke instap in het gebruik van de nieuwe CRM-software. Zelfs de digitalisering van de meest fundamentele processen kan de zelfstandigen in de dagelijkse praktijk aanzienlijk ontlasten. Dit vereist niet per se de meest geavanceerde, krachtigste oplossing.

Interfaces en verbindingen

Ondernemers moeten zich eerder richten op een oplossing die zo holistisch mogelijk is geïntegreerd. Indien meerdere zelfstandige stand-alone oplossingen worden geëxploiteerd, brengt dit doorgaans extra administratieve inspanning met zich mee. Om bijvoorbeeld dubbel data-onderhoud te voorkomen en zoveel mogelijk automatisering te garanderen, moeten ondernemers oplossingen zoals ERP- en CRM-software integreren. Op deze manier is een naadloze informatie-uitwisseling tussen alle systemen gegarandeerd.

Ruimte voor verbetering

Zelfstandigen moeten er echter ook rekening mee houden dat hun eisenprofiel in de loop van de tijd kan veranderen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat er over enkele jaren personeel wordt aangenomen en dat er extra toegang nodig is. Als een dergelijke ontwikkeling al in opkomst is of gepland is, moeten ondernemers indien mogelijk kiezen voor schaalbare oplossingen.

Hoe zit het met de kosten?

Sommige CRM-aanbieders hebben zich gespecialiseerd in de eisen van zelfstandigen of kleinere bedrijven en kunnen daarom ook met een conservatief budget bijbehorende projecten uitvoeren.

Toch moeten zelfstandigen niet te star vasthouden aan een bepaalde waarde in termen van budget en zichzelf en de verstrekker een overeenkomstige speelruimte gunnen. De aanschaf van bedrijfssoftware is een investering die zich op lange termijn moet terugbetalen via een bijbehorende ROI. Ondernemers dienen daarom niet volledig bezwaar te maken tegen het eventueel afwijken van het oorspronkelijke budget.

Conclusie: CRM software is de moeite waard voor zelfstandigen

Door de dagelijkse werkzaamheden te ontlasten, hebben ondernemers de mogelijkheid zich te concentreren op meer doelgerichte taken. Op deze manier kunnen zelfstandigen een aanzienlijk concurrentievoordeel behalen door het gebruik van geschikte CRM software. Ondernemers moeten er bij het kiezen van een geschikt systeem voor zorgen dat de CRM-software zo intuïtief mogelijk gebruikt kan worden en dat het u administratieve taken in de dagelijkse praktijk uit handen neemt. Samenvattend kan worden gesteld dat het gebruik van CRM-software ook loont, zeker voor zelfstandigen.

Lees meer over:
Casestudy

Casestudy: Mauritshuis - Xapti

Waarom het Maurishuis, het museum met wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer, kiest voor CRM software van Xapti.

Lees verder

De nadelen van een CRM systeem

De nadelen van een CRM systeem zijn de veiligheid van gegevens, de kosten en het vinden van het gebruik van een enkele database.

Lees verder