De beveiliging van jouw CRM-database

Leer hoe CRM-software gevoelige bedrijfs- en klantgegevens veilig opslaat.

CRM-systemen kunnen op verschillende manieren worden geïmplementeerd. Zo kun je kiezen voor installatie op een lokale server binnen het bedrijf, het huren van een server bij een CRM-provider, of het opslaan van gegevens in de cloud op servers van externe cloudproviders. Ongeacht de gekozen oplossing is het veilig opslaan van privacygevoelige klantgegevens altijd prioriteit nummer één. 

In dit artikel bekijken we hoe databeveiliging werkt, waarom het zo belangrijk is in de context van CRM en hoe je dit concreet kunt toepassen.

Inhoudsopgave

• Wat is een database?
• Wat is databankbeveiliging?
• CRM en databankbeveiliging
• Hoe worden CRM-databases beveiligd?
• Best practices voor CRM-databankbeveiliging
• De rol van de CRM-leverancier
• Conclusie

Wat is een database?

Een database, ook wel databank genoemd, is een systeem dat gegevens elektronisch verwerkt en opslaat. De kernfunctie van een database is het permanent opslaan van grote hoeveelheden gegevens. Een database bestaat doorgaans uit twee onderdelen: de beheersoftware die de database draaiende houdt, en de gegevens zelf.

In het moderne bedrijfsleven zijn datamanagement en databases onmisbaar geworden. Ze bieden cruciale inzichten die het functioneren van een organisatie ondersteunen. Correcte, volledige en beschikbare gegevens zijn essentieel. Omdat databases enorme hoeveelheden data opslaan, groeit ook de noodzaak voor effectieve digitale beveiliging.

Wat is databankbeveiliging?

Databankbeveiliging omvat alle maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. Dit gaat verder dan technische maatregelen en omvat ook administratieve en fysieke controles.

De belangrijkste bedreigingen zijn onder andere:

• Cyberaanvallen en hackers: pogingen om gevoelige gegevens te stelen of te misbruiken.
• Malware: schadelijke software die ongecontroleerde acties uitvoert.
• Technische storingen: uitval door overbelasting, capaciteitsproblemen of softwarefouten.
• Fysieke schade: schade door brand, overstromingen of andere calamiteiten.

Oorspronkelijk lag de focus van databankbeveiliging vooral op netwerkbeveiliging, zoals firewalls en systemen die indringers opmerkten. Maar door de toenemende toegang tot databases via internet (via de cloud) wordt het steeds belangrijker om zowel de systemen zelf als de opgeslagen gegevens te beschermen.

CRM en databankbeveiliging

CRM staat voor Customer Relationship Management en richt zich op het afstemmen van bedrijfsprocessen op de behoeften van klanten. Om meer te kunnen leren van hun klanten moeten bedrijven relevante klantinformatie opslaan en verzamelen in een centrale database. En dat is precies wat het CRM-systeem doet. 

De voordelen spreken voor zich:

• Alle medewerkers werken met geldige, up-to-date gegevens, wat fouten vermindert.
• Klanten kunnen sneller en beter worden geholpen, wat interne processen en uiteindelijk ook de klanttevredenheid verbetert.
• Analyses van klantgegevens helpen bij strategische beslissingen en marketingactiviteiten.

Omdat alle informatie centraal wordt opgeslagen, is beveiliging essentieel. Zonder adequate databescherming kan gevoelige klantinformatie in verkeerde handen terechtkomen, wat zowel juridische als reputatieschade tot gevolg kan hebben.

Hoe worden CRM-databases beveiligd?

De beveiligingsmaatregelen zijn afhankelijk van het type database: lokaal, via de server van een provider of in de cloud. Voor alle typen geldt dat beveiligingsprogramma’s regelmatig moeten worden gecontroleerd en bijgewerkt. Belangrijke aspecten zijn:

• Gebruikersaccounts beveiligen: bijvoorbeeld via tweefactorauthenticatie (2FA).
• Disaster Recovery Programma: garandeert continuïteit bij uitval en maakt snelle herstelacties mogelijk.
• Lagen van informatiebescherming: toegangscontrole, authenticatie, versleuteling, consistentiecontrole en databescherming.

Het naleven van wet- en regelgeving zoals AVG is verplicht. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor de bescherming van klantgegevens en moeten dit goed organiseren bij de implementatie van een CRM-systeem.

Best practices voor CRM-databankbeveiliging

Om jouw CRM-database optimaal te beveiligen, willen we je voorzien van een aantal tips. We kijken daarom naar een aantal best practices:

• Beperk toegangsrechten: geef medewerkers alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben.
• Gebruik tweefactorauthenticatie (2FA): dit fungeert als een extra beveiligingslaag bij inloggen. 
• Versleutel gevoelige data: zowel bij opslag als bij overdracht van gegevens.
• Regelmatige back-ups: zorg voor actuele back-ups en zorg voor een goed plan, mocht het toch ooit misgaan.
• Periodieke beveiligingscontroles: update software en protocollen regelmatig. Zo blijven alle processen rondom cybersecurity actueel en relevant.
• Bewustwording bij medewerkers: train personeel in veilig omgaan met klantgegevens. 
• Compliance naleven: voldoe aan wettelijke eisen zoals GDPR en andere relevante regelgeving.

De rol van de CRM-leverancier

We schrijven dit artikel omdat het belangrijk is stil te staan bij de gevaren van een onvoldoende beveiligde database. Uiteindelijk zijn het de privacygevoelige gegevens die klanten in goed vertrouwen bij je achterlaten, en het is dus cruciaal om hier zorgvuldig mee om te gaan.

In de praktijk ben je echter vaak niet zelf volledig verantwoordelijk voor de technische beveiliging van je CRM-systeem. Wel draag je verantwoordelijkheid voor organisatorische maatregelen, zoals het trainen van personeel en het veilig omgaan met toegang tot de data. De technische implementatie en naleving van beveiligingsmaatregelen ligt vaak bij de CRM-leverancier.

Een betrouwbare leverancier zorgt ervoor dat het systeem veilig wordt ingericht, dat gevoelige klantgegevens correct worden beschermd en dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Dit betekent dat je erop kunt vertrouwen dat de data in jouw CRM veilig blijft, terwijl jij je kunt concentreren op het effectief benutten van het systeem voor klantrelatiebeheer.

Conclusie

Een CRM-systeem is een krachtig hulpmiddel om klantrelaties te beheren en bedrijfsprocessen te optimaliseren. De kern van het succes ligt echter in het veilig opslaan van gegevens. Door aandacht te besteden aan databankbeveiliging en de best practices toe te passen, bescherm je zowel jouw klanten als jouw bedrijf. Zo kan CRM maximaal worden benut, met veilige en betrouwbare toegang tot de cruciale informatie die jouw organisatie nodig heeft.