3 nadelen van CRM-software

De 3 belangrijkste nedelen van CRM-software.

Er zijn veel argumenten voor het gebruik van een CRM-systeem in uw eigen bedrijf. Maar naast verschillende voordelen heeft het gebruik van een CRM-systeem ook enkele nadelen.

Op dit punt willen we drie essentiële nadelen nader bekijken en laten zien hoe ze zo laag mogelijk kunnen worden gehouden of hoe ze volledig kunnen worden vermeden.

Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat een CRM-systeem eigenlijk is.

Wat is een CRM-systeem?

CRM is een acroniem en verwijst naar klantrelatiebeheer. In het Duits spreekt men ook van klantrelatiebeheer of customer care.
CRM betekent twee dingen. Enerzijds gaat het erom een bedrijf op zijn klanten te richten. Aan de andere kant heeft CRM ook betrekking op het strategische ontwerp van klantrelatieprocessen.

De rol van het CRM-systeem

Dit kan worden geïmplementeerd met behulp van software met behulp van een CRM-systeem. Alle klantrelevante gegevens worden centraal beheerd binnen het CRM-systeem. Alle processen met betrekking tot klantrelaties kunnen ook worden gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd.

Op deze manier besparen bedrijven middelen, die vervolgens weer elders winstgevend kunnen worden ingezet.

De ontwikkeling van het CRM-systeem

Oorspronkelijk bedienden CRM-systemen bedrijven bijna uitsluitend voor contactbeheer. De huidige CRM-systemen gaan veel verder dan dit dienstenaanbod en dienen bedrijven als krachtige analysetools. Door een CRM-systeem te gebruiken, kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen in de behoeften en voorkeuren van hun klanten.

Ook trends met betrekking tot actuele marktontwikkelingen zijn te signaleren. Deze dienen dan bijvoorbeeld marketing en sales als basis voor gedegen, strategische zakelijke beslissingen.

Ondanks talloze voordelen moeten bedrijven ook de mogelijke nadelen in overweging nemen voordat ze een CRM-project starten.

1: Gegevensbescherming

Een goed beveiligd CRM-systeem helpt bedrijven gevoelige persoonlijke klantgegevens te verwerken in overeenstemming met de AVG. Als er echter onvoldoende maatregelen worden genomen, vormen CRM-systemen een hoog gegevensbeschermingsrisico.

Het CRM-systeem als centrale database

Het CRM-systeem dient bedrijven als centrale database voor het beheer van alle klantspecifieke informatie. Dit omvat in de meeste gevallen persoonsgegevens die moeten worden beschermd tegen toegang door derden.

Door de centrale oriëntatie van het systeem profiteren bedrijven van afdelingsoverschrijdende standaardisatie op het gebied van transparantie met betrekking tot workflows. Tegelijkertijd vormt de centrale focus echter ook een navenant hoog risico: als het systeem niet voldoende is beveiligd, hebben derden het gemakkelijk.

Als ze erin slagen om toegang te krijgen tot het CRM-systeem, hebben ze ook volledige toegang tot alle klantgegevens die erin worden beheerd. Als klantgegevens daarentegen decentraal of overwegend analoog worden beheerd, is de schade aan succesvolle toegang in het algemeen veel kleiner of omvat deze een kleinere hoeveelheid gegevens.

Om een dergelijk scenario te vermijden, mogen bedrijven nooit op de verkeerde plaats besparen op het gebied van gegevensbescherming en passende gegevensbeschermingsmaatregelen nemen. Deze gaan echter meestal gepaard met een ander nadeel: de kosten.

2: De kosten van CRM-software

De kosten zijn een ander nadeel van een CRM-project. De aanschaf van een nieuw CRM-systeem is een investering die niet mag worden onderschat en zorgvuldig moet worden overwogen.

Acquisitiekosten

Enerzijds betekent de aanschaf van het systeem zelf meestal een uitgave. Hoewel de directe kosten van een CRM-systeem sterk afhangen van het respectievelijke gebruik- en licentiemodel, is de basisregel: hoe groter het scala aan functies, hoe duurder het systeem.

Naast de directe acquisitiekosten van het systeem zijn er ook indirecte kosten. Dit zijn de financiële middelen die nodig zijn voor onderhoud en reparatie van het systeem na inbedrijfstelling.

Gratis CRM-systemen: wat is het addertje onder het gras?

Om deze reden lijkt het in eerste instantie verleidelijk om een gratis CRM-systeem te overwegen. Gratis CRM-systemen kunnen een geschikt alternatief zijn voor bedrijven die niet over de financiële middelen beschikken om een bekend, duur systeem te implementeren en die voor het eerst een systeem in eigen beheer willen gebruiken.

Maar vrije systemen hebben vaak een of meer haken. Ze hebben vaak slechts een zeer basaal aantal functies. Dit betekent dat onder bepaalde omstandigheden niet alle bedrijfsprocessen probleemloos in kaart kunnen worden gebracht. Bovendien staan bedrijven er vaak alleen voor als het gaat om aanvullende diensten zoals service.

Om deze reden zijn gratis CRM-systemen geen allesomvattende oplossing voor bedrijven die hun aanschafkosten zo laag mogelijk willen houden.

Keuze van gebruik en licentiemodel individuele beslissing

Er zijn echter cloudgebaseerde oplossingen beschikbaar. Opgemerkt moet echter worden dat de maandelijkse vervolgkosten doorgaans hoger zijn dan bij een on-premise oplossing. Uiteindelijk moeten bedrijven individueel bedenken welk gebruik en licentiemodel geschikt is voor gebruik in hun eigen bedrijf.

3: Het risico van CRM-software

De introductie van een nieuw CRM-systeem brengt altijd een zeker risico met zich mee voor bedrijven, het is uiteindelijk een project dat zowel tijd en moeite kost als financiële middelen - middelen die voor elk bedrijf van groot belang zijn.

De juiste CRM-software kiezen

Als een bedrijf voor een specifiek CRM-systeem kiest, vertrouwt het erop dat deze investering vroeg of laat zijn vruchten zal afwerpen. De doelen van een CRM-implementatie kunnen net zo individueel zijn als de bedrijven zelf.
Maar wat als enkele weken na de introductie blijkt dat de verkeerde beslissing is genomen? Als achteraf blijkt dat het systeem niet geschikt is, moet het project worden geboekt als een slechte investering. Acquisitiekosten, tijd en moeite gaan verloren.

Voorkom met uitgebreide planning

Om falen te voorkomen mag het belang van een uitgebreide planningsfase niet worden onderschat. Als onderdeel van uitgebreide planning en voorbereiding moeten bedrijven eerst doelen definiëren die ze willen bereiken door een CRM-systeem te introduceren.
Op basis hiervan kunnen vervolgens specifieke eisen voor een geschikt systeem worden opgesteld, die nader kunnen worden besproken met potentiële aanbieders.

Conclusie: mogelijke nadelen kunnen worden voorkomen

Samenvattend kan worden gesteld dat CRM-systemen verschillende nadelen en verschillende voordelen hebben. Bedrijven moeten zich bewust zijn van deze nadelen voordat ze besluiten om een CRM-systeem intern te gebruiken.
Als bedrijven zich bewust zijn van de nadelen en potentiële risico's, kunnen ze deze zoveel mogelijk verkleinen.

Gegevensbescherming en kosten

Met betrekking tot risico's op het gebied van gegevensbescherming moeten bedrijven contact opnemen met potentiële leveranciers voordat zij een besluit nemen over een systeem. Ze hebben meestal jarenlange ervaring in hun vakgebied en kunnen ook adviseren over mogelijke gegevensbeschermingsmaatregelen.

Cloudgebaseerde oplossingen zijn bijvoorbeeld geschikt om de aanschafkosten van een CRM-systeem te verlagen. Naast aanzienlijk lagere aanschafkosten, kunnen deze systemen ook flexibel worden geannuleerd als ze niet meer nodig zijn.

Dit verkleint ook aanzienlijk het risico dat gepaard gaat met de inbedrijfstelling van een nieuw CRM-systeem: in geval van een storing is het financiële verlies aanzienlijk lager.

Planning vermindert het risico

Kortom, de beste manier om potentiële risico's te vermijden, is door vooruit te plannen. Bedrijven moeten eerst bedenken welke concrete doelen ze willen bereiken met de introductie van een CRM-systeem.

Op basis van deze gedefinieerde doelen kunt u vervolgens een CRM-systeem kiezen dat voldoet aan uw vereistenprofiel. Met een geschikt CRM-systeem wegen de voor- en nadelen op tegen de lange termijn.