Casestudy: Mauritshuis - Xapti

Waarom het Maurishuis, het museum met wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer, kiest voor CRM software van Xapti.

Het Mauritshuis in Den Haag toont een collectie wereldberoemde schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de tijd van Rembrandt en Vermeer. De Stichting Vrienden van het Mauritshuis maakt het mede mogelijk om deze schilderkunst te blijven delen. Om de band met de vele (internationale) Vrienden, Companen, Donateurs en Vrijwilligers te verstevigen, koos de stichting voor een laagdrempelige CRM-cloudoplossing: Xapti.

Catharina Duschka, Senior Development Manager bij het Mauritshuis, laat er geen misverstand over bestaan: de particuliere bijdragen zijn belangrijk voor het museum. De Stichting Vrienden van het Mauritshuis koopt soms unieke werken aan en maakt het mogelijk om bijzondere tentoonstellingen te realiseren. Maar ze springt nu ook bij om het Mauritshuis door de lastige coronatijd te loodsen.

Het Mauritshuis wil graag de band met de vrienden verstevigen en nieuwe vrienden werven. Om dat te realiseren, bleek al snel de hulp van een goed CRM-systeem onmisbaar. ‘Ons CRM-systeem was heel eenvoudig. We liepen al snel tegen de grenzen aan. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing. Via een relatie kwamen we uit bij Xapti, een toepassing die aansluit op onze wensen én op Microsoft Dynamics dat wij al gebruikten.’

Het bleek te klikken tussen Xapti en de Stichting Vrienden van het Mauritshuis. ‘Onze contactpersoon was in staat om onze wensen te vertalen naar een gebruiksvriendelijke oplossing. Wij hebben best een complex vriendenbestand met adellijke en academische titulatuur en dubbele tenaamstellingen. Ook zijn er verschillende varianten: particulieren die ons met 50,00 euro per jaar steunen of donateurs van 500,00 of 1000,00 euro per jaar. Voor deze donateurs hebben we ook een gevarieerd aanbod met en zonder automatische incasso. Verder hebben we veel Engelstalige donateurs die we ook graag goed willen bedienen. Dat moet allemaal in een systeem worden verwerkt.’

Gebruiksgemak

De Stichting Vrienden van het Mauritshuis is inmiddels een paar maanden onderweg met het systeem. ‘We zitten in de transitiefase. We hebben de eerste nieuwsbrief verstuurd via het systeem. Als je ziet waar we vandaan komen, dan hebben we op het gebied van gebruiksgemak al een grote sprong gemaakt. We kunnen gemakkelijk overzichtelijke rapportages draaien en hebben daardoor beter inzicht in ons donateursbestand. Dat zijn winsten die nu al zichtbaar zijn. We kunnen Ruud ook altijd even om advies of extra uitleg vragen. De lijnen met Xapti zijn kort.’

Xapti moet er op termijn voor zorgen dat het Mauritshuis de klanten ook beter leert kennen en veel meer aanbiedingen en communicatie op maat kan leveren. ‘Het is uiteindelijk ook de bedoeling dat het in financieel opzicht winst gaat opleveren. We hopen dat ons donateursbestand mede dankzij Xapti een impuls krijgt.'